Jak Basamh Trading Company s pomocí Cloudfresh a Asany vytvořila pro šest týmů jediný zdroj pravdy

Když jsme se s týmem BTC setkali poprvé, neřešili jsme žádný akutní problém. Byznys rostl, týmy doručovaly výsledky a dlouholeté vztahy s globálními značkami dál poháněly úspěch napříč Saúdskou Arábií. Skutečnou otázkou ale bylo, zda současný způsob práce dokáže škálovat stejně rychle jako samotný byznys.

Výzva: Izolovaný stack a roztříštěná mezioborová workflow

S růstem společnosti se zvyšovala i komplexita každého nasazení produktu, obchodní aktivace a strategické iniciativy. Více týmů, více proměnných, více způsobů koordinace. Projekty a aktivace byly rozesety napříč mnoha nástroji a komunikačními kanály. Vytvoření jednotného přehledu o postupu prací tak bylo zcela logickým dalším krokem.

Správný čas posunout laťku výš

Spolupráce mezi klíčovými odděleními se silně opírala o schůzky, neustálé follow-upy a manuální koordinaci. Reporting pro management znamenal složité získávání dat z několika různých systémů. Chyběl ucelený přehled o prioritách, závislostech a kapacitě týmů v reálném čase.
Stávající technologický stack – Excel, e-maily, Microsoft Teams, SharePoint a Power BI – sice BTC dobře sloužil, ale žádný z těchto nástrojů nebyl od začátku navržen k tomu, aby dokázal řídit a propojit desítky souběžných go-to-market iniciativ napříč značkami, partnery a maloobchodníky.

Pro podporu další fáze růstu potřebovala BTC sjednotit několik klíčových prvků:

• Centrální přehled o všech iniciativách napříč celou společností.
• Automatizovaná workflow, schvalovací procesy a opakovatelné postupy.
• Dashboardy v reálném čase pro rychlejší rozhodování.
• Jasný přehled o kapacitě a workloadu týmů.
• Dokumentaci napojenou přímo na konkrétní práci.

Načasování bylo ideální. Vedení chtělo jasný přehled a rychlejší exekuci. Trh vyžadoval mnohem větší flexibilitu. A širší strategie digitální transformace BTC potřebovala platformu, která dokáže škálovat s byznysem, aniž by ho brzdila.
S rostoucím portfoliem a hybridním modelem práce BTC zkrátka potřebovala specializovanou platformu pro work management – navíc podpořenou odborným vedením, aby se nástroj v organizaci úspěšně a natrvalo ujal.

Proč si BTC vybrala Asanu

V rámci digitální transformace BTC zvažovala několik nástrojů, včetně Microsoft Planner Premium – což by byla vzhledem ke stávajícímu ekosystému Microsoftu přirozená volba.
Asana ale nakonec zvítězila z jednoho prostého důvodu. Byla zkrátka lépe navržena tak, aby bez problému zvládla rozsah a komplexitu provozu BTC.
Řízení souběžných go-to-market aktivací vyžaduje víc než jen sledování úkolů. BTC potřebovala platformu, která propojí strategii, exekuci a reporting do jednoho místa, a přitom zůstane dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobila již zaběhnutým procesům. Asana doručila přesně tu úroveň přizpůsobení, reportingu a provozní kontroly, kterou dynamická, mezioborová organizace jako BTC pro svůj běh nezbytně potřebuje.
Jakmile byla platforma nasazena, několik klíčových funkcí se stalo samotným jádrem týmové práce:

• Cíle pro živé sledování strategických záměrů a KPI.
• Mezioborová spolupráce napříč iniciativami různých oddělení, včetně sesterských společností a externích partnerů.
• Vlastní workflow a šablony pro zajištění striktní konzistence u opakujících se procesů.
• Workload pro efektivní vyvažování kapacity mezi terénními a back-office týmy.
• Dashboardy, které poskytují vedení živý přehled o reálném provozu.

Asana neměla v žádném případě nahradit stávající technologický stack BTC. Stala se funkční provozní vrstvou, která vše propojila. Týmy dál využívaly Microsoft Teams pro komunikaci, SharePoint a OneDrive pro správu dokumentů a Power BI pro pokročilou analytiku. Asana zkrátka přinesla ten chybějící dílek skládačky: jednotný systém, kde se konečně propojuje strategie, projekty, procesy a osobní odpovědnost.

Jak Cloudfresh řídil implementaci

Společnost Cloudfresh vstoupila do projektu jako implementační partner, ale ta nejdůležitější práce začala dávno předtím, než vůbec došlo na konfiguraci samotné platformy.
Prvním krokem byl důkladný procesní audit v rámci Asana Professional Services, které Cloudfresh zajišťuje. To v praxi znamenalo přesně pochopit, jak v organizaci probíhají pracovní toky, kde týmy potřebují lepší přehled a koordinaci a jak by měl vypadat ideální budoucí stav pro každé jednotlivé oddělení.

S tímto pevným základem pak nasazení probíhalo podle jasně strukturovaného přístupu:

Samotné nasazení do produkce nebylo vnímáno jako konečná stanice. Cloudfresh zůstává strategickým partnerem, který nadále poskytuje podporu při optimalizaci workflow, rozšiřování do dalších oddělení a zavádění nových funkcí – včetně umělé inteligence. Pro BTC je tato průběžná spolupráce stejně cenná jako původní implementace.

Výsledky: Co se v praxi změnilo

První změna nastala okamžitě: absolutní přehled.
Během několika týdnů získalo vedení živý náhled na priority, postup prací a odpovědnosti napříč celým byznysem. Týmy přestaly ztrácet čas neustálým naháněním aktualit a mohly se naplno vrátit k samotné exekuci. Mezioborová koordinace se stala mnohem transparentnější, výrazně ubylo duplicitní práce a konverzace se přesunuly od obyčejného reportování stavů k reálnému rozhodování.
Proměnily se i samotné schůzky. Aktualizace v Asaně v reálném čase bezpečně nahradily zdlouhavou manuální komunikaci, která dříve zbytečně probíhala přes hovory, e-maily a dlouhá chatovací vlákna. Porady, které v kalendáři zůstaly, jsou nyní mnohem kratší, údernější a rovnou řeší, co se bude dít dál, místo toho, aby se jen probíralo to, co se již stalo.

Jedno z největších zlepšení se ukázalo přímo v exekuci strategie a sledování doručení výsledků. Iniciativy, které dříve umíraly v excelovských tabulkách a ručně konsolidovaných reportech, jsou nyní viditelné v reálném čase, což dává živý přehled o pokroku napříč všemi odděleními.

V každodenním provozu je dopad nejvíce vidět ve dvou hlavních oblastech:

• Koordinace mezioborových kampaní nyní běží přes sdílené projekty s integrovanými závislostmi a schvalovacími procesy. Týmy tak drží jasné tempo od fáze plánování až po exekuci bez nutnosti neustálých kontrol.
• Správa go-to-market aktivací poskytuje BTC zcela opakovatelný framework pro bezproblémové spouštění kampaní ve velkém měřítku. Výsledkem je standardizovaná cesta s konzistencí a odpovědností, která je jasně zakotvená hned od začátku.

Asana AI: Další fáze škálování

BTC už dnes zapojuje Asana AI naplno do práce. Cílem je definitivně vytáhnout týmy z administrativní smyčky a vrátit je k práci, která tvoří skutečnou byznysovou hodnotu.
Tým vidí jednoznačně největší potenciál v těchto oblastech:

• Automatizovaná shrnutí projektů a statusů.
• Zajištění viditelnosti pro sledování KPI pomocí scorecardů.
• Doporučení workflow pro opakující se obchodní a go-to-market procesy.
• Včasná identifikace rizik a úzkých hrdel.
• Návrhy briefů, updatů a reportů za asistence umělé inteligence.

S tím, jak roste počet souběžných aktivací, funguje AI jako velmi praktický multiplikátor. Týmy díky tomu tráví méně času řízením práce a více času samotnou exekucí.

Co bude dál

Celé prostředí Asany v BTC bylo postaveno tak, aby dokázalo bez problému růst spolu s firmou. Plánovaný roadmap zahrnuje ještě širší adopci napříč dalšími týmy, hlubší automatizaci workflow a úzkou integraci s klíčovými firemními systémy. Cílem je stoprocentní end-to-end přehlednost – od původní strategie až po exekuci a reporting.
S rostoucím portfoliem na sebe Asana AI přebírá mnohem větší část provozní zátěže:

• Automaticky generovaná shrnutí stavu portfolia, aniž by je musel někdo ručně připravovat.
• Indikátory rizik a závislostí nasazené ještě předtím, než se věci vymknou kontrole.
• Vyvažování workloadu napříč terénními i kancelářskými týmy.
• Zcela automatizovaný reporting stavu úkolů.

Provozní model BTC se neustále vyvíjí a Cloudfresh u toho po celou dobu zůstává jako spolehlivý strategický partner – řeší optimalizaci, adopci, správu i efektivní integraci AI v každé fázi.