Как Basamh Trading Company обеспечила шесть команд единым источником правды с помощью Asana и Cloudfresh

Когда мы впервые встретились с командой BTC, тушить пожары не требовалось. Бизнес рос, команды выполняли свои задачи, а многолетние отношения с мировыми брендами продолжали стимулировать успех по всей Саудовской Аравии. Настоящий вопрос заключался в том, смогут ли рабочие процессы масштабироваться так же быстро, как и сам бизнес.

Вызов: Разрозненный стек и разобщенные кросс-функциональные процессы

По мере роста компании неизбежно усложнялась подготовка каждого запуска, торговой активации и стратегической инициативы. Больше команд, больше переменных, больше способов координации. Проекты и активности были разбросаны по множеству инструментов и каналов, поэтому единое прозрачное представление о прогрессе стало очевидным следующим шагом.

Самое время поднять планку

Взаимодействие между отделами продаж, трейд-маркетинга, цепочек поставок, развития бизнеса, финансов и HR сильно зависело от встреч, фоллоу-апов и ручной координации. Отчетность для руководства означала сбор данных из нескольких систем, а прозрачность приоритетов, зависимостей и загрузки команд в реальном времени оставалась ограниченной.
Существующий стек из Excel, электронной почты, Microsoft Teams, SharePoint и Power BI служил BTC верой и правдой. Но ни один из этих инструментов не был предназначен для объединения десятков одновременных go-to-market инициатив среди множества брендов, принципалов и розничных партнеров.

Чтобы поддержать следующий этап роста, BTC решила объединить несколько ключевых аспектов:

• Централизованный взгляд на каждую инициативу в рамках всего бизнеса.
• Автоматизированные рабочие процессы, согласования и повторяющиеся процедуры.
• Дашборды в реальном времени для ускорения принятия решений.
• Четкое понимание загрузки и распределения мощностей команд.
• Документация, привязанная непосредственно к самой работе.

Момент был выбран удачно. Руководство хотело большей прозрачности и быстрого исполнения. Рынок требовал большей гибкости. А более широкая стратегия цифровой трансформации BTC нуждалась в платформе, которая могла бы масштабироваться вместе с бизнесом, а не отставать от него.
Учитывая растущий портфель и гибридный формат работы, BTC нуждалась в специализированной платформе управления работой, подкрепленной экспертным руководством, чтобы обеспечить успешное внедрение в масштабах всей организации.

Почему BTC выбрала Asana

В рамках цифровой трансформации BTC оценивала несколько вариантов управления работой, включая Microsoft Planner Premium — естественный выбор внутри существующей экосистемы Microsoft.
В итоге Asana выделилась по одной причине. Она была просто лучше приспособлена для работы с масштабом и сложностью операций BTC.
Параллельный запуск go-to-market активаций для нескольких брендов, принципалов и розничных партнеров требует большего, чем просто трекинг задач. BTC нуждалась в платформе, которая могла бы объединить стратегию, исполнение и отчетность в одном месте и при этом оставаться достаточно гибкой, чтобы адаптироваться к уже существующим процессам.
Asana предоставила кастомизацию, отчетность и операционный контроль, необходимые BTC для управления динамичной кросс-функциональной организацией.
После запуска несколько функций Asana быстро стали основой работы команд:

• Цели для отслеживания стратегических задач и KPI в реальном времени.
• Кросс-функциональное взаимодействие в рамках многопрофильных инициатив, включая дочерние компании и внешних партнеров.
• Кастомные процессы и шаблоны для обеспечения единообразия повторяющихся задач.
• Загрузка для балансировки мощностей между полевыми и бэк-офисными командами.
• Дашборды для обеспечения руководства операционной прозрачностью в реальном времени.

Asana внедряли не для того, чтобы заменить существующий технологический стек BTC. Она стала операционным слоем, связывающим его. Команды продолжили использовать Microsoft Teams для коммуникации, SharePoint и OneDrive для управления документами, а Power BI — для продвинутой аналитики. Asana добавила недостающий элемент: единую систему, в которой стратегия, проекты, рабочие процессы и ответственность наконец-то объединились.

Как Cloudfresh провели развертывание

Cloudfresh присоединились к проекту в качестве партнера BTC по внедрению Asana, но настоящая работа началась задолго до того, как платформа была настроена.
Первым шагом стал аудит процессов в рамках Asana Professional Services, которые предоставили Cloudfresh. Это означало понимание того, как устроены рабочие процессы в бизнесе, где командам требовалась лучшая прозрачность и координация, и как выглядело идеальное будущее состояние для каждой функции.

Заложив этот фундамент, мы применили структурированный подход к развертыванию:

Запуск не рассматривался как финишная черта. Cloudfresh остались стратегическим партнером на всем пути, поддерживая оптимизацию рабочих процессов, расширение на новые функции и внедрение новых возможностей, включая ИИ. Для BTC это постоянное сотрудничество оказалось столь же ценным, как и само внедрение.

Результаты: Что изменилось на практике

Первое изменение было мгновенным: прозрачность.
В течение нескольких недель руководство получило актуальную картину приоритетов, прогресса и распределения ответственности во всем бизнесе. Команды перестали тратить время на поиск статусов и вернулись к реальной работе. Кросс-функциональная координация стала более прозрачной, дублирование усилий сократилось, а фокус в обсуждениях сместился с отчетов о статусах на принятие решений.
Встречи тоже изменились. Обновления в Asana в реальном времени заменили множество ручных переписок и созвонов, которые раньше проходили в почте и чатах. Те встречи, что остались в календаре, стали короче, четче и сфокусировались на том, что делать дальше, а не на том, что уже произошло.

Одно из самых масштабных улучшений коснулось исполнения стратегии и отслеживания результатов. Инициативы, которые раньше жили в таблицах и собранных вручную отчетах, стали прозрачными в реальном времени, обеспечивая актуальный срез прогресса по каждой функции.

В повседневной работе этот эффект наиболее ярко проявляется в двух областях. Кросс-функциональная координация кампаний теперь осуществляется через общие проекты со встроенными зависимостями и согласованиями, поэтому команды действуют синхронно от планирования до исполнения без постоянных проверок. А управление go-to-market активациями предоставляет BTC повторяющийся фреймворк для запуска кампаний в любом масштабе — один и тот же путь каждый раз, с заложенными с самого начала единообразием и прозрачной ответственностью.

Asana AI: Следующий этап масштабирования

BTC уже активно использует Asana AI. Цель — вытащить команды из административной рутины и вернуть их к работе, которая двигает бизнес вперед.
Области, в которых команда видит наибольший потенциал:

• Автоматизированные сводки по проектам и статусам.
• Прозрачность отслеживания KPI-показателей.
• Рекомендации по рабочим процессам для повторяющихся торговых и go-to-market процедур.
• Раннее выявление рисков и преград.
• Составление брифов, обновлений и отчетов с помощью ИИ.

По мере роста количества одновременных активаций ИИ демонстрирует реальный потенциал в качестве практического мультипликатора. Он помогает командам тратить меньше времени на управление работой и больше времени на ее выполнение.

Что дальше

Настройка Asana для BTC изначально проектировалась с расчетом на рост вместе с компанией. Дорожная карта включает более широкое внедрение в новых командах, более глубокую автоматизацию процессов и тесную интеграцию с ключевыми IT-системами. Цель — сквозная прозрачность: от стратегии до исполнения и отчетности.
По мере роста портфеля проектов Asana AI берет на себя все больше операционной нагрузки:

• Сводки о состоянии портфеля, готовые без ручного сбора данных.
• Флаги рисков и зависимостей, срабатывающие до того, как что-то пойдет не так.
• Балансировка загрузки между полевыми и офисными командами.
• Автоматизированная статусная отчетность.

Поскольку операционная модель BTC продолжает развиваться, Cloudfresh остаются стратегическим партнером, охватывающим оптимизацию, адаптацию, управление и внедрение ИИ на каждом этапе.