Як Basamh Trading Company дали шістьом командам єдине джерело правди завдяки Asana та Cloudfresh

Коли ми вперше зустрілися з командою BTC, у них не було жодних критичних проблем, які треба було б терміново вирішувати. Бізнес зростав, команди виконували свої завдання, а багаторічні стосунки з глобальними брендами продовжували стимулювати успіх у Саудівській Аравії. Головне запитання полягало в тому, чи зможуть їхні робочі процеси масштабуватися так само швидко, як і сам бізнес.

Виклик: Ізольований стек та розірвані кросфункціональні воркфлоу

Зі зростанням компанії ускладнювався і кожен запуск, торгова активація та стратегічна ініціатива. Більше команд, більше змінних, більше способів координації. Проєкти й активації були розкидані по різних інструментах і каналах, тому єдине, уніфіковане бачення прогресу стало очевидним наступним кроком.

Вдалий час підняти планку

Співпраця між відділами продажів, трейд-маркетингу, ланцюга постачань, розвитку бізнесу, фінансів та HR сильно залежала від зустрічей, фолоапів і ручної координації. Звітність для керівництва вимагала збору даних із кількох систем, а видимість пріоритетів, залежностей та ємності команди в реальному часі залишалася обмеженою.
Наявний стек з Excel, електронної пошти, Microsoft Teams, SharePoint та Power BI служив BTC вірою і правдою. Але жоден із цих інструментів не був створений для об’єднання десятків одночасних go-to-market-ініціатив серед різних брендів, принципалів і ритейл-партнерів.

Щоб підтримати наступний етап зростання, BTC вирішила об’єднати кілька речей:

• Централізоване бачення кожної ініціативи в усьому бізнесі.
• Автоматизовані воркфлоу, погодження та повторювані процеси.
• Дашборди в реальному часі для швидшого ухвалення рішень.
• Чітке розуміння ємності та робочого навантаження команди.
• Документацію, безпосередньо пов’язану із самим завданням.

Час настав. Керівництво хотіло більше видимості та швидшого виконання. Ринок вимагав більшої гнучкості. А ширша стратегія цифрової трансформації BTC потребувала платформи, яка могла б масштабуватися разом із бізнесом, а не відставати від нього.
Зі зростаючим портфоліо та гібридним форматом роботи BTC потребувала спеціалізованої платформи для управління роботою, підкріпленої експертним супроводом, аби впровадження прижилося в усій організації.

Чому BTC вибрала Asana

У межах своєї цифрової трансформації BTC розглядала кілька варіантів для управління роботою, включно з Microsoft Planner Premium — цілком природним вибором усередині їхньої наявної екосистеми Microsoft.
Зрештою Asana виділилася з однієї причини. Вона була просто краще пристосована для масштабу та складності операцій BTC.
Одночасний запуск go-to-market-активацій для багатьох брендів, принципалів та ритейл-партнерів вимагає більшого, ніж просто трекінг завдань. BTC потребувала платформи, яка могла б об’єднати стратегію, виконання і звітність в одному місці, залишаючись водночас достатньо гнучкою, щоб інтегруватися в уже наявні процеси.
Asana забезпечила кастомізацію, звітність та операційний контроль, необхідні BTC для управління динамічною кросфункціональною організацією.
Щойно платформу запустили в продакшен, кілька функцій Asana швидко стали основою роботи команд:

• Цілі: для відстеження стратегічних цілей та KPI в реальному часі.
• Кросфункціональна співпраця: для багатопрофільних ініціатив, включно з сестринськими компаніями та зовнішніми партнерами.
• Кастомні воркфлоу та шаблони: для забезпечення системності в повторюваних процесах.
• Навантаження: для балансування робочого навантаження між польовими та бек-офіс-командами.
• Дашборди: для забезпечення керівництва оперативною видимістю в реальному часі.

Asana не впроваджувалася, щоб замінити наявний технологічний стек BTC. Вона стала операційним рівнем, що поєднав його. Команди продовжували використовувати Microsoft Teams для спілкування, SharePoint та OneDrive для управління документами, а Power BI — для поглибленої аналітики. Asana стала тією самою відсутньою деталлю пазла: єдиною системою, де стратегія, проєкти, воркфлоу та відповідальність нарешті об’єдналися.

Як Cloudfresh провели розгортання

Cloudfresh долучилися до проєкту як партнер із впровадження Asana для BTC, але справжня робота почалася задовго до того, як платформу взагалі почали налаштовувати.
Першим кроком став аудит і дослідження процесів у межах послуг Asana Professional Services, які надали Cloudfresh. Це означало розуміння того, як робота рухається в компанії, де командам потрібна краща видимість і координація, а також який вигляд має ідеальний майбутній стан для кожної функції.

Маючи такий фундамент, розгортання відбувалося за структурованим підходом:

Запуск не вважався фінішною прямою. Cloudfresh залишаються стратегічним партнером упродовж усього часу, підтримуючи оптимізацію воркфлоу, розширення на нові функції та використання нових можливостей, включно з ШІ. Для BTC ця постійна співпраця виявилася такою ж цінною, як і саме впровадження.

Результати: Що змінилося на практиці

Перша зміна була миттєвою — з’явилася видимість.
За кілька тижнів керівництво отримало актуальну інформацію щодо пріоритетів, прогресу та відповідальності в усьому бізнесі. Команди припинили постійно запитувати статуси й повернулися до виконання завдань. Кросфункціональна координація стала прозорішою, дублювання зусиль зменшилося, а комунікація перейшла від обговорення статусів до ухвалення рішень.
Мітинги також змінилися. Оновлення Asana в реальному часі замінили багато ручної рутини, яка раніше відбувалася через дзвінки, листи й чати. Ті зустрічі, що залишилися в календарі, стали коротшими, чіткішими й зосередилися на тому, що робити далі, а не на тому, що вже відбулося.

Одне з найбільших покращень відбулося у виконанні стратегії та відстеженні результатів. Ініціативи, які раніше жили в таблицях і зведених вручну звітах, стали видимими в реальному часі, даючи актуальну картину прогресу в кожному відділі.

У повсякденній роботі вплив найяскравіше проявляється у двох сферах. Кросфункціональна координація кампаній тепер відбувається через спільні проєкти з вбудованими залежностями та погодженнями, тому команди працюють синхронно від планування до виконання без постійних чекінів. А управління go-to-market-активаціями дає BTC повторюваний фреймворк для масштабного запуску кампаній — однаковий шлях щоразу, із системністю та відповідальністю, закладеними від самого початку.

Asana AI: Наступний етап масштабування

BTC уже використовує можливості Asana AI. Мета — витягнути команди з адміністративної рутини та повернути їх до роботи, яка дійсно рухає бізнес уперед.
Сфери, де команда бачить найбільший потенціал:

• Автоматизовані підсумки проєктів і статусів.
• Видимість відстеження KPI на скоркардах.
• Рекомендації щодо воркфлоу для повторюваних торгових та go-to-market-процесів.
• Раннє виявлення ризиків і «вузьких місць».
• Створення брифів, оновлень та звітів за допомогою ШІ.

Оскільки кількість одночасних активацій зростає, ШІ має реальний потенціал як практичний мультиплікатор ефективності. Він допомагає командам витрачати менше часу на менеджмент роботи й більше — на її виконання.

Що далі

Налаштування Asana для BTC створювалося з розрахунком на зростання разом із компанією. Дорожня карта включає ширше впровадження в інших командах, глибшу автоматизацію воркфлоу та тісніші інтеграції з ключовими системами. Мета — наскрізна видимість від стратегії до виконання та звітності.
У міру зростання портфоліо Asana AI бере на себе більше операційного навантаження:

• Підсумки стану портфоліо, які готові без необхідності зводити їх вручну.
• Сповіщення про ризики й залежності ще до того, як щось піде не так.
• Балансування робочого навантаження між польовими та офісними командами.
• Автоматизована статус-звітність.

Поки операційна модель BTC продовжує розвиватися, Cloudfresh залишаються стратегічним партнером, забезпечуючи оптимізацію, впровадження, говернанс та підключення ШІ на кожному етапі.