Jak Basamh Trading Company zapewniło sześciu zespołom jedno źródło prawdy dzięki Asana i Cloudfresh

Podczas naszego pierwszego spotkania z zespołem BTC nie musieliśmy gasić pożarów. Firma rosła, zespoły dowoziły wyniki, a długoletnie relacje z globalnymi markami napędzały sukces w Arabii Saudyjskiej. Pytanie brzmiało, czy sposób, w jaki pracują, potrafi skalować się równie szybko, co sam biznes.

Wyzwanie: Rozproszone systemy i niespójne przepływy pracy między działami

Wraz z rozwojem firmy rosła złożoność każdego wdrożenia, aktywacji handlowej i inicjatywy strategicznej. Więcej zespołów, więcej zmiennych, więcej metod koordynacji. Ponieważ projekty i aktywacje były rozproszone w wielu narzędziach i kanałach, stworzenie jednego, spójnego widoku postępów stało się naturalnym kolejnym krokiem.

Właściwy moment na podniesienie poprzeczki

Współpraca między sprzedażą, marketingiem handlowym, łańcuchem dostaw, rozwojem biznesu, finansami i HR opierała się w dużej mierze na spotkaniach, wiadomościach kontrolnych i ręcznej koordynacji. Raportowanie dla zarządu oznaczało konieczność łączenia danych z kilku systemów, a wgląd w priorytety, zależności i obciążenie zespołów w czasie rzeczywistym był ograniczony.
Istniejący stos technologiczny obejmujący Excel, e-mail, Microsoft Teams, SharePoint i Power BI służył BTC dobrze. Żadne z tych narzędzi nie zostało jednak zaprojektowane do łączenia dziesiątek jednoczesnych inicjatyw wprowadzania produktów na rynek dla różnych marek, partnerów głównych i sieci detalicznych.

Aby wesprzeć kolejny etap rozwoju, BTC postanowiło połączyć kilka elementów:

• Centralny widok na każdą inicjatywę w firmie.
• Zautomatyzowane przepływy pracy, procesy akceptacji i powtarzalne procedury.
• Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym ułatwiające szybsze podejmowanie decyzji.
• Przejrzysty wgląd w obciążenie i przepustowość zespołów.
• Dokumentacja bezpośrednio powiązana z samą pracą.

Czas był idealny. Zarząd chciał większej widoczności i szybszej realizacji zadań. Rynek wymagał elastyczności. Szeroka strategia transformacji cyfrowej BTC potrzebowała platformy, która mogłaby skalować się wraz z firmą, a nie zostawać w tyle.
Przy rosnącym portfolio i hybrydowym modelu pracy BTC potrzebowało dedykowanej platformy do zarządzania pracą, wspartej eksperckim doradztwem, aby zapewnić jej skuteczne wdrożenie w całej organizacji.

Dlaczego BTC wybrało Asanę

W ramach cyfrowej transformacji BTC rozważało kilka opcji zarządzania pracą, w tym Microsoft Planner Premium, naturalny wybór w ich istniejącym ekosystemie Microsoft.
Ostatecznie Asana wyróżniła się z jednego powodu. Była po prostu lepiej przystosowana do obsługi skali i złożoności operacji BTC.
Prowadzenie równoległych aktywacji rynkowych dla wielu marek, zleceniodawców i partnerów detalicznych wymaga czegoś więcej niż tylko śledzenia zadań. BTC potrzebowało platformy, która połączy strategię, realizację i raportowanie w jednym miejscu, a jednocześnie pozostanie wystarczająco elastyczna, aby dopasować się do już istniejących procesów.
Asana zapewniła możliwości dostosowywania, raportowania i kontroli operacyjnej, których BTC potrzebowało do zarządzania dynamiczną organizacją o strukturze przekrojowej.
Po wdrożeniu kilka funkcji Asany szybko stało się kluczowymi elementami codziennej pracy zespołów:

• Cele do śledzenia założeń strategicznych i wskaźników KPI w czasie rzeczywistym.
• Współpraca między działami w ramach inicjatyw wielozespołowych, obejmujących spółki siostrzane i partnerów zewnętrznych.
• Niestandardowe przepływy pracy i szablony do budowania spójności w powtarzalnych procesach.
• Funkcja Obciążenia pracą do równoważenia obciążenia zespołów terenowych i biurowych.
• Pulpity nawigacyjne dające kadrze kierowniczej wgląd w operacje na żywo.

Platformy Asana nie wdrożono po to, aby zastąpić dotychczasowy stos technologiczny BTC. Stała się warstwą operacyjną, która go łączy. Zespoły nadal używają Microsoft Teams do komunikacji, SharePoint i OneDrive do zarządzania dokumentami, a Power BI do zaawansowanej analityki. Asana dodała brakujący element: jeden system, w którym strategia, projekty, przepływy pracy i odpowiedzialność wreszcie spotkały się w jednym miejscu.

Jak Cloudfresh przeprowadziło wdrożenie

Cloudfresh dołączyło do projektu jako partner wdrożeniowy Asana dla BTC, ale prawdziwa praca zaczęła się na długo przed skonfigurowaniem platformy.
Pierwszym krokiem był audyt procesów, przeprowadzony w ramach usług Asana Professional Services świadczonych przez Cloudfresh. Oznaczało to zrozumienie, jak przepływa praca w firmie, gdzie zespoły potrzebują lepszej widoczności i koordynacji oraz jak wygląda docelowy stan idealny dla każdego działu.

Mając te fundamenty, wdrożenie przeprowadzono w ustrukturyzowany sposób:

Uruchomienie produkcyjne nie było traktowane jako meta. Cloudfresh pozostało strategicznym partnerem, wspierającym optymalizację przepływów pracy, rozszerzanie na nowe działy i wdrażanie nowych możliwości, w tym sztucznej inteligencji. Dla BTC ta stała współpraca okazała się równie wartościowa co samo wdrożenie.

Wyniki: Co zmieniło się w praktyce

Pierwsza zmiana była natychmiastowa: widoczność.
W ciągu kilku tygodni zarząd zyskał wgląd na żywo w priorytety, postępy i osoby odpowiedzialne w całej firmie. Zespoły przestały tracić czas na dopraszanie się o aktualizacje i wróciły do popychania pracy do przodu. Koordynacja między działami stała się bardziej przejrzysta, dublowanie zadań spadło, a rozmowy przeniosły się z raportowania statusów na podejmowanie decyzji.
Spotkania również uległy zmianie. Aktualizacje w Asanie w czasie rzeczywistym zastąpiły wiele ręcznych ustaleń, które wcześniej odbywały się za pośrednictwem połączeń telefonicznych, wiadomości e-mail i komunikatorów. Spotkania, które pozostały w kalendarzu, stały się krótsze, bardziej konkretne i skupione na kolejnych krokach, a nie na omawianiu tego, co już się wydarzyło.

Jedna z największych zmian dotyczyła realizacji strategii i śledzenia dostarczania wyników. Inicjatywy, które kiedyś istniały tylko w arkuszach kalkulacyjnych i ręcznie konsolidowanych raportach, stały się widoczne w czasie rzeczywistym, dając bieżący podgląd postępów w każdym dziale.

Na co dzień wpływ ten widać najraźniej w dwóch obszarach. Koordynacja kampanii między działami odbywa się teraz poprzez współdzielone projekty z wbudowanymi zależnościami i procesami akceptacji, dzięki czemu zespoły dotrzymują kroku od planowania po realizację bez ciągłych spotkań kontrolnych. Zarządzanie aktywacją wejścia na rynek daje BTC powtarzalne ramy do uruchamiania kampanii na dużą skalę — zawsze tą samą ścieżką, ze spójnością i odpowiedzialnością wbudowanymi od samego początku.

Asana AI: Kolejny etap skalowania

BTC już teraz z powodzeniem wykorzystuje Asana AI. Celem jest wyciągnięcie zespołów z pętli zadań administracyjnych i przywrócenie ich do pracy, która naprawdę napędza biznes.
Obszary, w których zespół dostrzega największy potencjał:

• Zautomatyzowane podsumowania projektów i statusów.
• Lepsza widoczność śledzenia wskaźników KPI.
• Rekomendacje przepływów pracy dla powtarzalnych procesów handlowych i wprowadzania na rynek.
• Wczesna identyfikacja zagrożeń i wąskich gardeł.
• Wspierane przez AI tworzenie briefów, aktualizacji i raportów.

W miarę wzrostu liczby jednoczesnych aktywacji sztuczna inteligencja ma ogromny potencjał jako praktyczny mnożnik sił. Pozwala zespołom tracić mniej czasu na zarządzanie pracą, a więcej na jej wykonywanie.

Co dalej

Konfiguracja Asana w BTC została zbudowana tak, aby rosnąć wraz z firmą. Plan rozwoju zakłada szerszą adopcję w kolejnych zespołach, głębszą automatyzację przepływów pracy i ściślejszą integrację z kluczowymi systemami. Celem jest pełna widoczność od strategii, przez realizację, aż po raportowanie.
Wraz ze wzrostem portfolio Asana AI przejmuje coraz więcej obciążeń operacyjnych:

• Podsumowania kondycji portfolio gotowe bez konieczności ręcznego ich zestawiania.
• Flagi ostrzegające o ryzyku i zależnościach, zanim procesy zejdą z właściwego toru.
• Równoważenie obciążenia pracą zespołów terenowych i biurowych.
• Zautomatyzowane raportowanie statusów.

W miarę jak model operacyjny BTC wciąż się rozwija, Cloudfresh pozostaje strategicznym partnerem wspierającym optymalizację, wdrażanie, zarządzanie i wykorzystanie AI na każdym etapie.