Klientský případ: 4PEOPLE

Jak Asana umožnila společnosti 4PEOPLE efektivně řídit projekty a týmové úkoly?

O klientovi: 4PEOPLE je výkonnostní marketingová agentura ( 35+ zaměstnanců) působící především na polském trhu. Společnost vytváří efektivní marketingová řešení s využitím kombinace PPC, SEO, sociálních médií a content marketingu. Jejich jedinečné odborné znalosti pokrývají všechna odvětví, zaměřují se především na nemovitosti, krásu a zdravotnictví.

Den zahájení projektu: 06.05.2021.

Den ukončení projektu: Spolupráce pokračuje

Výzva: Než začala společnost 4PEOPLE používat Asanu, používal tým dva CRM systémy, které nepokrývaly potřeby společnosti při nastavování, kontrole a měření projektů a úkolů.

Hlavní problémy při používání těchto produktů byly:

• obtížně sledovatelné a neintuitivně srozumitelné UX.
• Spousta modulů, které tým nepoužíval, ale byly zpoplatněny.
• Pomalá práce, která znemožňovala rychlou a produktivní spolupráci mezi kolegy v týmu.
• Nedostatečná integrace s dalšími řešeními, která 4PEOPLE potřeboval (například Timecamp nebo Google Drive).

Tyto výzvy byly tedy hlavními požadavky, které chtěla společnost vyřešit společně s novým řešením pro správu úkolů.

Řešení: Po analýze některých řešení pro správu úkolů se společnost 4PEOPLE rozhodla vyzkoušet nástroj pro správu projektů Asana.

Tým si při používání Asany nejprve všiml jednoduchého UX, což byl jeden z primárních požadavků společnosti. Po 10-15 minutách seznamování se s nástrojem uměli pracovníci 4PEOPLE používat software Asana, který se výrazně lišil od softwaru CRM, který tým používal dříve.

S nástrojem Asana se organizace interních a externích projektů stala jednoduchou a rychlou. Na začátku společnost 4PEOPLE přijala nástroj pro malý tým a po několika měsících testování se rozhodla přejít na Asanu u všech útvarů.

To znamená, že Asana umožnila všem týmům rychle a efektivně spolupracovat, spolu s pozitivní zpětnou vazbou od pracovníků na funkčnost nástroje. Mezi nejoblíbenější funkce, které zaměstnanci používají, patří tabule Kanban, projekty, formuláře, cíle a přehledy.

Jednou ze zásadních výzev 4PEOPLE byla integrace s ostatními aplikacemi. Asana má obrovský balík integrací s externími službami: Google Calendar, Drive, Slack, TimeCamp, Hubspot, Jira Cloud a mnoho dalších. Tým 4PEOPLE nyní může používat Asanu společně s Timecampem, jak potřeboval v první řadě, aby měl jasný přehled o čase, který na nich strávil, a mohl vystavovat odsouhlasené faktury zákazníkům.

Vedle toho má tým konečně integraci s Google Drive díky funkci výběru souborů v této službě, která je nyní zabudována do hlavního panelu Asany. Díky ní může každý k úkolům snadno připojovat soubory z Drivu, což zjednodušuje a urychluje pracovní proces.

Výsledek: Společnost 4PEOPLE udělala značný krok vpřed, když používala Asanu jako svůj hlavní nástroj pro správu projektů. Řešení Asana pomohlo týmu vybudovat přehledný a produktivní pracovní proces založený na projektech s jednoduchým UX a základními funkcemi.

Různé integrace umožnily pracovat z Asany, která má vše na jednom místě, což umožnilo všem útvarům společnosti rychleji spolupracovat a budovat efektivnější pracovní procesy.

Společnost 4PEOPLE dosáhla v systému Asana nejlepší organizace svých úkolů a projektů, vynikající rychlosti práce a nejproduktivnější komunikace v rámci společnosti i s klienty.

Role společnosti Cloudfresh: Tým Cloudfresh poskytl společnosti 4PEOPLE konzultace o cenových plánech Asany a různých funkcích Asany. S pomocí Cloudfresh si tým 4PEOPLE vybral nejlepší plán Asana podle potřeb společnosti a optimalizoval své zdroje tak, že utratil méně, a přitom získal pro něj nejvhodnější funkce.