Cloud blog – Nastavte si Google Workspace na dovolenou

Nastavte si Google Workspace na dovolenou

 Informujte své spolupracovníky o svých plánech na dovolenou.

Google nabízí tři způsoby, jak dát svým kolegům v práci vědět, že jedete na dovolenou.  K tomu můžete použít tři aplikace, které si můžete nastavit pro konkrétní stav.  Sami zjistěte, kterou aplikaci použijete nejčastěji, a upravte její nastavení tak, aby vaše poloha nebo stav mohly sdělit, že jste mimo pracovní režim.

Pomocí těchto tří aplikací můžete určit, že jste odjeli na dovolenou – Gmail, Google Chat a Kalendář Google.  Chcete-li použít kteroukoli z těchto aplikací, nejprve se ujistěte, že jste přihlášeni ke svému účtu Google Workspace.  Pokud dovolenou teprve plánujete, doporučujeme nastavení v Gmailu nebo Kalendáři Google, protože Google Chat nastavuje svou aktualizaci v době nastavení.

 

Naplánujte si dovolenou pomocí Kalendáře Google

 Prvním způsobem, jak nastavit datum dovolené, je použitím Google Kalendáře.  Nyní si popíšeme podrobný postup, jak na to přes PC nebo mobil.

  1.  Otevřete Kalendář Google na nové kartě nebo v telefonu v aplikaci Kalendář Google.
  2.  Stisknutím + přidáte novou událost.
  3.  Vyberte událost „Nejsem v kanceláři“.
  4.  Zadejte název události.  Může to být něco jako „Na dovolené“ nebo jen „Mimo kancelář“.
  5.  Upřesněte data dovolené.  Důležitý detail – je třeba zkontrolovat možnost “Celý den”.  Poté budete moci určit nejen pracovní dobu, ale i několik dní najednou.
  6.  Jakmile vše nastavíte jako událost, všechny ostatní události v době vaší dovolené budou automaticky zrušeny.

  1.  Můžete nastavit znění zprávy, které se zobrazí vašim kolegům, pokud vám chtějí poslat zprávu.  V případě, že nezadáte žádný text, automaticky vyskočí „Nejsem k dispozici“.
  2.  Nezapomeňte si změny uložit, aby se zobrazily ve vašem kalendáři.

 

Jak nastavit data dovolenou přes Gmail

 V Gmailu si také můžete nastavit odpověď na pracovní e-maily.  Poté, co vám někdo pošle zprávu e-mailem, bude moci vidět odpověď ve formě předem nastavené zprávy.  Nyní vám ukážeme, jak nakonfigurovat a nastavit připravenou zprávu.

 

  1.  Otevřete platformu Gmail.
  2.  Klikněte na možnost nastavení v pravém horním rohu ve formě ozubeného kola a poté vyberte „Všechna nastavení“.
  3.  Na kartě Obecné přejděte dolů do části Odpovídat v nepřítomnosti.
  4.  Určete termín, kdy chcete, aby vaše automatická odpověď chodila.
  5.  Nastavte předmět a obsah, který bude v e-mailu k odeslání.
  6.  Jakmile nastavíte text Dovolené, Google jej rozešle každému, kdo se rozhodne vám poslat e-mail.  Doporučujeme zaškrtnout políčko „Odeslat lidem z mé organizace“ nebo „Lidem z mých kontaktů“.  To vám pomůže vyhnout se tomu, že budete neznámým lidem oznamovat, že jste na dovolené.

 Chcete-li nastavit takovou odpověď na svém mobilním zařízení, musíte klepnout na tři vodorovné čáry v aplikaci Gmail a přejít do nastavení.  Zde musíte přejít do svého účtu a kliknout na „Vaction Responders”. Vypadá to takto:

Stav dovolené pro Google Chat

 Poslední způsob, který můžete použít, je nastavit Dovolenou ve službě Google Chat.  Doporučujeme tento způsob nastavit jako poslední, protože stav chatu začne fungovat ihned po instalaci.  Pro nastavení musíte provést následující kroky:

  1.  V pravém horním rohu nastavte svůj stav.  Můžete vybrat několik funkcí najednou, z nichž jedna je na dovolené.
  2.  Vyberte datum a čas, kdy plánujete být znovu k dispozici, a poté klikněte na „Nastavit“.  Váš status dovolené bude odebrán k datu a času, který určíte.

 

Chcete-li nastavit tento stav prostřednictvím telefonu, musíte si stáhnout aplikaci Gmail nebo Google Chat.

Možnost nastavit si stav dovolené v kalendáři nebo pracovním e-mailu značně usnadňuje komunikaci s kolegy.  Je tedy dobré tuto funkci vyzkoušet, jakmile budete mít naplánovanou dovolenou.  Pokud jste stále nepřišli na způsob, jak na to, pak vyhledejte pomoc u odborníků z Cloudfresh.  Tým Cloudfresh je jedinečným odborným centrem pro Google Cloud, Zendesk a Asana.  U těchto produktů vám můžeme poskytnout následující služby:

  •  Přizpůsobení;
  •  Rozvoj;
  •  Integraci;
  •  Školení;
  •  Licence;
  •  Podporu.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinout integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše zákaznické centrum vám poskytne tu nejlepší podporu!