Cloud Блог – Настройте Google Workspace для вашего отпуска

Настройте Google Workspace для вашего отпуска

Уведомьте своих коллег о своих планах на отпуск 

Google предлагает три способа сообщить своим коллегам на работе, что вы уходите в отпуск. Для этого вы можете воспользоваться всего тремя приложениями, которые вы можете настроить на определенный статус. Определите для себя, каким приложением вы пользуетесь чаще всего и отредактируйте его настройки, чтобы ваше местоположение или статус могло рассказать о том, что вы в нерабочем режиме. 

Вы можете указать когда вы уходите в отпуск с помощью трех приложений — Gmail, Google Chat и с помощью Google Календарь. Для работы с любым из этих приложений для начала убедитесь, что вы зашли в свой рабочий аккаунт Google Workspace. Если вы только планируете отпуск, рекомендуем установить настройки в Gmail или Google Календарь, так как Google Chat устанавливает свое обновление в момент настройки. 

Запланируйте отпуск с помощью Google Календарь 

Первый способ установки даты отпуска это с помощью Google Календаря. Сейчас мы распишем подробную инструкцию того, как сделать это через ПК или с мобильного телефона. 

  1. Откройте Google Календарь в новой вкладке или на вашем телефоне в приложении Google Календарь. 
  2. Нажмите +, чтобы добавить новое событие. 
  3. Выберите событие “Out of office”.
  4. Укажите название события. Это может быть что-то вроде “В отпуске” или просто “Не на рабочем месте”. 
  5. Укажите даты отпуска. Важная деталь — вам необходимо установить галочку напротив настройки “Весь день”. Тогда вы сможете указывать не только часы занятости, но и сразу несколько дней. 
  6. После того как вы установите события, все события на момент вашего отпуска автоматически будут отменены. 

 

 

7. Вы можете изменить сообщение, которое будет высвечиваться вашим коллегам, если они захотят отправить вам сообщение. В случае, если вы не введете текст, автоматически будет высвечиваться “Меня нет на месте”. 

8. Не забудьте сохранить ваши изменения, чтобы они отобразились в календаре. 

 

Как настроить даты отпуска через Gmail

Также вы можете установить ответ на рабочие письма в Gmail. После того как кто-то отправит вам сообщение через почту, он сможет увидеть ответ в виде заранее заготовленного сообщения. Сейчас мы расскажем вам, как настраивать и устанавливать это заготовленное сообщение.

  1. Откройте платформу Gmail. 
  2. Нажмите на опцию настройки в верхнем правом углу в виде шестеренки, а затем выберите “Смотреть все настройки”.
  3. В кладке “Общее” спуститесь в самый низ к разделу Vacation responder. 
  4. Установите даты, на время которых, вы хотите, чтобы работал ваш ответ. 
  5. Выберите тему и контекст, который будет в письме для отправки. 
  6. После того как вы установите текст об отпуске, Google будет рассылать его всем, кто решил написать вам письмо. Но обратите внимание, что мы рекомендуем вам установить флажок напротив функции “Отправлять людям с моей организации” или “Людям с моих контактов”. Это поможет избежать ответа о том, что вы в отпуске на каждое письмо из рассылки.

 

Для того чтобы установить такой ответчик на мобильном устройстве, вам необходимо в приложении Gmail нажать на три горизонтальные линии, чтобы перейти в настройки. Там вам необходимо перейти в свою учетную запись и нажать на “Отпускной ответчик”. Это выглядит следующим образом: 

Статус отпуска для Google Chat 

В последнюю очередь вы можете установить статус в Google Chat. Делайте это в последнюю очередь, так как в Чате статус начинает действовать сразу же, после установки. Для этого нужно выполнить следующие действия: 

  1. В правом верхнем углу установите свой статус. Вы можете выбирать сразу несколько функций, одна из которых — в отпуске. 
  2. Выберите дату и время, когда вы планируете снова быть доступными, а затем нажмите кнопку «Установить». Ваш отпускной статус будет удален в указанную вами дату и время.

Для того чтобы установить такой статус через ваш мобильный телефон, вам необходимо скачать приложение Gmail или Google Chat. 

Возможность установить ваш отпуск в календаре или рабочей почте здорово облегчает коммуникацию с коллегами. Так что советуем обязательно опробовать эту функцию, как только у вас появится в планах отпуск. А если же вы все еще не разобрались в том, как это сделать, тогда обещайтесь за помощью к специалистам Cloudfresh. Команда Cloudfresh — единый центр экспертизы Google Cloud, Zendesk и Asana. По этим продуктам мы можем предоставить вам:

 

  • Настройку;
  • Разработку;
  • Интеграцию;
  • Обучение;
  • Лицензию;
  • Поддержку. 

 

Специалисты нашей компании помогут оптимизировать вашу IT инфраструктуру, разработать интеграции для лучшего взаимодействия систем, а также создать полностью новые структуры и процессы для команд, в то время, как наш центр поддержки обеспечит вам лучший клиентский опыт!