Повідомте своїх колег про свої плани на відпустку
Google пропонує три способи повідомити своїх колег на роботі, що ви йдете у відпустку. Для цього ви можете скористатися всього трьома програмами, які ви можете налаштувати на певний статус. Визначте для себе, якою програмою ви користуєтеся найчастіше і відредагуйте його налаштування, щоб ваше розташування або статус могли розповісти про те, що ви в неробочому режимі.
Ви можете вказати, коли ви йдете у відпустку за допомогою трьох програм – Gmail, Google Chat і за допомогою Google Календар. Для роботи з будь-якою із цих програм спочатку переконайтеся, що ви зайшли до свого робочого облікового запису Google Workspace. Якщо ви плануєте відпустку, рекомендуємо встановити налаштування в Gmail або Google Календар, оскільки Google Chat встановлює своє оновлення в момент налаштування.
Заплануйте відпустку за допомогою Google Календар
Перший спосіб встановлення дати відпустки – за допомогою Календаря Google. Зараз ми розпишемо докладну інструкцію про те, як зробити це через ПК або з мобільного телефону.
- Відкрийте Календар Google у новій вкладці або на вашому телефоні у програмі Календар Google.
- Натисніть +, щоб додати нову подію.
- Виберіть подію “Out of office”.
- Вкажіть назву події. Це може бути щось на зразок “У відпустці” або просто “Не на робочому місці”.
- Вкажіть дати відпустки. Важлива деталь – вам необхідно встановити галочку напроти налаштування “Весь день”. Тоді ви зможете вказувати не тільки години зайнятості, але й кілька днів.
- Після того, як ви встановите події, всі події на момент вашої відпустки будуть автоматично скасовані.
- Ви можете змінити повідомлення, яке висвічуватиметься вашим колегам, якщо вони захочуть надіслати вам повідомлення. У випадку, якщо ви не введете текст, автоматично висвічуватиметься “Меня немає на місці”.
- Не забудьте зберегти зміни, щоб вони відображалися в календарі.
Як настроїти дати відпустки через Gmail
Також можна встановити відповідь на робочі листи в Gmail. Після того як хтось надішле вам повідомлення через пошту, він зможе побачити відповідь у вигляді попередньо заготовленого повідомлення. Зараз ми розповімо вам, як налаштовувати та встановлювати це заготовлене повідомлення.
- Відкрийте платформу Gmail.
- Натисніть опцію налаштування у верхньому правому куті у вигляді шестерні, а потім виберіть “Дивитись всі налаштування”.
- У кладці “Загальне” спустіться вниз до розділу Vacation responder.
- Встановіть дати, на час яких ви хочете, щоб працювала ваша відповідь.
- Виберіть тему та контекст, який буде надісланий у листі.
- Після того, як ви встановите текст про відпустку, Google розсилатиме його всім, хто вирішив написати вам листа. Але зверніть увагу, що ми рекомендуємо встановити прапорець напроти функції “Надсилати людям з моєї організації” або “Людям з моїх контактів”. Це допоможе уникнути відповіді на те, що ви у відпустці на кожен лист з розсилки.
Щоб встановити такий відповідач на мобільному пристрої, вам потрібно в програмі Gmail натиснути на три горизонтальні лінії, щоб перейти до налаштувань. Там вам необхідно перейти до свого облікового запису та натиснути на “Відпускний відповідач”. Це виглядає так:
Статус відпустки для Google
В останню чергу ви можете встановити статус Google Chat. Робіть це в останню чергу, тому що в Чаті статус починає діяти відразу після установки. Для цього необхідно виконати такі дії:
- У верхньому правому куті встановіть свій статус. Ви можете вибирати одразу кілька функцій, одна з яких – у відпустці.
- Виберіть дату та час, коли ви плануєте знову бути доступними, а потім натисніть кнопку «Встановити». Ваш відпускний статус буде видалено у вказану вами дату та час.
Щоб встановити такий статус через ваш мобільний телефон, вам необхідно завантажити програму Gmail або Google Chat.
Можливість встановлення вашої відпустки в календарі або робочій пошті здорово полегшує комунікацію з колегами. Тому радимо обов’язково випробувати цю функцію, як тільки у вас з’явиться у планах відпустка. А якщо ви все ще не розібралися в тому, як це зробити, тоді обіцяйте за допомогою до фахівців Cloudfresh. Команда Cloudfresh – єдиний центр експертизи Google Cloud, Zendesk і Asana. За цими продуктам ми можемо надати вам:
- Налаштування;
- Розробку;
- Iнтеграцію;
- Навчання;
- Ліцензію;
- Підтримку.
Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід!
