Налаштуйте Google Workspace для вашої відпустки

Повідомте своїх колег про свої плани на відпустку

Google пропонує три способи повідомити своїх колег на роботі, що ви йдете у відпустку. Для цього ви можете скористатися всього трьома програмами, які ви можете налаштувати на певний статус. Визначте для себе, якою програмою ви користуєтеся найчастіше і відредагуйте його налаштування, щоб ваше розташування або статус могли розповісти про те, що ви в неробочому режимі.

Ви можете вказати, коли ви йдете у відпустку за допомогою трьох програм – Gmail, Google Chat і за допомогою Google Календар. Для роботи з будь-якою із цих програм спочатку переконайтеся, що ви зайшли до свого робочого облікового запису Google Workspace. Якщо ви плануєте відпустку, рекомендуємо встановити налаштування в Gmail або Google Календар, оскільки Google Chat встановлює своє оновлення в момент налаштування.

Заплануйте відпустку за допомогою Google Календар

Перший спосіб встановлення дати відпустки – за допомогою Календаря Google. Зараз ми розпишемо докладну інструкцію про те, як зробити це через ПК або з мобільного телефону.

1. Відкрийте Календар Google у новій вкладці або на вашому телефоні у програмі Календар Google.
2. Натисніть +, щоб додати нову подію.
3. Виберіть подію “Out of office”.
4. Вкажіть назву події. Це може бути щось на зразок “У відпустці” або просто “Не на робочому місці”.
5. Вкажіть дати відпустки. Важлива деталь – вам необхідно встановити галочку напроти налаштування “Весь день”. Тоді ви зможете вказувати не тільки години зайнятості, але й кілька днів.
6. Після того, як ви встановите події, всі події на момент вашої відпустки будуть автоматично скасовані.
7. Ви можете змінити повідомлення, яке висвічуватиметься вашим колегам, якщо вони захочуть надіслати вам повідомлення. У випадку, якщо ви не введете текст, автоматично висвічуватиметься “Меня немає на місці”.
8. Не забудьте зберегти зміни, щоб вони відображалися в календарі.

Як настроїти дати відпустки через Gmail

Також можна встановити відповідь на робочі листи в Gmail. Після того як хтось надішле вам повідомлення через пошту, він зможе побачити відповідь у вигляді попередньо заготовленого повідомлення. Зараз ми розповімо вам, як налаштовувати та встановлювати це заготовлене повідомлення.

1. Відкрийте платформу Gmail.
2. Натисніть опцію налаштування у верхньому правому куті у вигляді шестерні, а потім виберіть “Дивитись всі налаштування”.
3. У кладці “Загальне” спустіться вниз до розділу Vacation responder.
4. Встановіть дати, на час яких ви хочете, щоб працювала ваша відповідь.
5. Виберіть тему та контекст, який буде надісланий у листі.
6. Після того, як ви встановите текст про відпустку, Google розсилатиме його всім, хто вирішив написати вам листа. Але зверніть увагу, що ми рекомендуємо встановити прапорець напроти функції “Надсилати людям з моєї організації” або “Людям з моїх контактів”. Це допоможе уникнути відповіді на те, що ви у відпустці на кожен лист з розсилки.

Щоб встановити такий відповідач на мобільному пристрої, вам потрібно в програмі Gmail натиснути на три горизонтальні лінії, щоб перейти до налаштувань. Там вам необхідно перейти до свого облікового запису та натиснути на “Відпускний відповідач”. Це виглядає так:

Статус відпустки для Google

В останню чергу ви можете встановити статус Google Chat. Робіть це в останню чергу, тому що в Чаті статус починає діяти відразу після установки. Для цього необхідно виконати такі дії:

1. У верхньому правому куті встановіть свій статус. Ви можете вибирати одразу кілька функцій, одна з яких – у відпустці.
2. Виберіть дату та час, коли ви плануєте знову бути доступними, а потім натисніть кнопку «Встановити». Ваш відпускний статус буде видалено у вказану вами дату та час.

Щоб встановити такий статус через ваш мобільний телефон, вам необхідно завантажити програму Gmail або Google Chat.

Можливість встановлення вашої відпустки в календарі або робочій пошті здорово полегшує комунікацію з колегами. Тому радимо обов’язково випробувати цю функцію, як тільки у вас з’явиться у планах відпустка. А якщо ви все ще не розібралися в тому, як це зробити, тоді обіцяйте за допомогою до фахівців Cloudfresh. Команда Cloudfresh – єдиний центр експертизи Google Cloud, Zendesk і Asana. За цими продуктам ми можемо надати вам:

• Налаштування;
• Розробку;
• Iнтеграцію;
• Навчання;
• Ліцензію;
• Підтримку.

Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід!