1. Cloudfresh
  2. Produkty Asana
  3. Asana для держави

Asana для держави

Asana – це платформа для управління роботою, яка дозволяє державним установам ефективно співпрацювати у різних проектах та процесах між командами будь-якого розміру. З Asana ви можете налаштувати всі процеси та автоматизувати завдання, скоротивши кількість помилок та ручну роботу, які зазвичай затримують виконання проекту вчасно. Ви також можете керувати дистанційною роботою та ефективно співпрацювати з командою, де б ви не знаходилися. Інструменти управління проектами Asana дозволяють планувати, організовувати та керувати роботою вашої команди від початку до кінця. Ви також можете координувати командні завдання,, обмінюватися відгуками, файлами, оновленнями статусу та отримувати повне уявлення про перебіг вашої роботи.

Asana для державних організацій

Навіщо використовувати Asana?

Asana – це платформа управління роботою, яка дозволяє державним організаціям ефективно управляти своїми проектами, процесами та командами. Всі ваші команди та проекти об’єднані в одному місці, що забезпечує максимально ефективне управління процесами, координацію, масштабування та звітність.

За допомогою Asana ви можете налаштувати всі процеси для автоматизації завдань, що виконуються вручну та зменшити кількість помилок і рутинної роботи, які затримують проекти. Перегляд та відстеження вашої роботи з усіх сторін дозволяє вашій державній установі стежити за перебігом вашої роботи в одному місці та миттєво усувати проблеми.

Як використовувати Asana?

Asana надійна для будь-якого робочого процесу та пропонує вам все необхідне для виконання ваших робочих планів. Ми представляємо рішення для робочих процесів Asana, які можуть бути актуальними для вашої організації.

Дистанційна робота

З Asana ви можете керувати дистанційною роботою та ефективно співпрацювати, де б ви не знаходилися.

  • Організуйте дистанційну роботу за допомогою Inbox.
  • Підвищуйте видимість команди, додаючи завдання до кількох проектів.
  • Покращте спілкування у дистанційній команді за допомогою оновлень статусу.
  • Встановіть чіткі пріоритети для вашої команди за допомогою полів, що настроюються.
  • Централізуйте свою роботу у рубриці “Мої завдання”.

Ви також можете швидко почати дистанційну роботу, використовуючи один з готових шаблонів Asana або засіб імпорту CSV, щоб легко імпортувати дані в будь-який проект. Ви також можете використовувати дистанційну інтеграцію для підключення до сервісів Asana, якими ви переважно користуєтеся.

Управління проектом

За допомогою цього інструменту ви можете планувати, організовувати та керувати роботою вашої команди від початку до кінця. Ви також можете координувати командні завдання, щоб усі знали, хто чим займається, обмінюватися файлами та оновленнями статусу та отримувати повне уявлення про роботу.

Слідкуйте за своїм прогресом. Отримуйте оновлення статусу в режимі реального часу, створюйте звіти та багато іншого.

Поліпшуйте спільну роботу. Спростіть пошук важливих речей, таких як плани та деталі проекту, тощо.

Залишайтесь у графіку. Намітьте цілі та розставте пріоритети завдань.

Оптимізуйте спілкування. Спілкуйтеся з товаришами по команді, клієнтами та постачальниками в одному місці, щоб всі могли бути в курсі етапності проекту.

Управління проектами в Excel

В наш час багато державних організацій і не тільки продовжують працювати в Excel, що часто вимагає просунутих навичок роботи з Excel. Однак, для успішного управління командами та виконання завдань проекту часто потрібно більше, ніж електронна таблиця Excel.

За допомогою управління проектами Asana використовуйте готові шаблони, щоб витрачати менше часу на переосмислення свого розкладу, планувати терміни проекту та завдання, отримувати чітке уявлення про те, хто чим займається, використовувати графік Asana та відмовитися від створення календаря вручну. Крім того, за допомогою Asana ви можете стежити за завданнями, отримувати повідомлення про їхній статус та завершення, коментувати, додавати терміни виконання, виконавців тощо.

Найкраща організація

З інструментами організації Asana ви можете підвищити продуктивність своєї команди, створивши спільне та зручне середовище. Створення завдань з дедлайнами та нагадуваннями, найвищий рівень командного спілкування та спільної роботи, а також командні та проектні календарі можливі з Asana.

Зробіть плани, зрозумілими для всіх.

Слідкуйте за пріоритетами, щоб отримати чітке уявлення про свою роботу.

Організуйте свою роботу так, як ви бажаєте: від списків до бордів.

Оптимізуйте свої робочі процеси, створюючи власні шаблони та заощаджуючи час для майбутніх проектів.

Ви також можете використовувати списки справ Asana, автоматизацію завдань, робочі запити, організаційні цілі та етапи, а також розклад зустрічей, щоб ваша робота була добре організована.

Гнучке управління та Kanban дошки

Asana – ідеальний інструмент управління для гнучких проектів та спринтів. Використовуючи програмне забезпечення для Agile управління, створене для вашої команди, ви можете використовувати багато плюсів: від налаштованих дощок до графіків, щоб швидко рухатися та отримувати результати.

  1. Слідкуйте за запусками та ітераціями. За допомогою Asana ви можете планувати запуск проекту, ділитися новинами команди, залишати відгуки про макети та багато іншого.
  2. Полегшіть процеси проектів та плани спринтів. Щоб візуалізувати весь ваш проект від початку до кінця, ви можете використати Kanban дошки. Це форма візуального управління проектами, що дозволяє відображати проекти та робочі процеси за допомогою стовпців та карток. За допомогою Kanban легко планувати робочі процеси, дізнаватися, як проходять справи в режимі реального часу, і усувати деякі невиконані роботи.
  3. Ефективне спілкування з командою. У групових чатах ви можете запитувати або залишати коментарі. Більше того, ви можете інтегрувати Asana у ваші існуючі засоби комунікації.

Основні характеристики та переваги

Asana пропонує різні віртуальні інструменти для створення пов'язаних процесів, дотримання дедлайнів, встановлення цілей та надання розширених звітів.

Конструктор робочих процесів (Workflow Builder)

З конструктором робочих процесів ви можете об'єднати всіх в одному місці. Цей інструмент дозволяє членам команди налаштовувати процеси, повідомляти про перебіг роботи та ділитися інформацією з іншими командами. Він також може адаптувати робочі процеси до розвитку вашої команди, щоб ви могли швидко покращити свій робочий процес.

Графік (Timeline)

Використовуйте графік Asana, щоб створювати плани проектів, дотримуватись дедлайнів та ділитися ними зі своєю командою, щоб всі могли бути на одній хвилі. За допомогою Timeline ви можете визначати можливі проблеми заздалегідь та усувати їх до того, як вони виникнуть. Ви також можете побачити зв'язки між усіма завданнями та термінами їх виконання.

Звітність (Reporting)

За допомогою різних інформаційних панелей, діаграм та графіків ви можете візуалізувати та масштабувати свій прогрес за командами та проектами, а також усувати можливі недоліки якнайшвидше.

Форми (Forms)

За допомогою Форм ви можете надсилати запити та керувати ними з одного місця. Стандартний процес прийому стає простіше, коли ваші запити автоматизуються та надсилаються потрібним людям та проектам без додаткової ручної роботи та марнування часу.

Цілі (Goals)

Asana для державних організацій може допомогти вам розумно пов'язати всі цілі вашої організації з робочим процесом, щоб досягти потрібних результатів, розставивши пріоритети у роботі відповідно до вашої стратегії. Постановка цілей Asana утримує ваші команди від конфліктів і допомагає рухатися в одному напрямку.

Автоматизація (Automation)

З цим інструментом вам не потрібно витрачати час на ручну роботу, тому що всі завдання можна автоматизувати. Asana пропонує вам побудувати надійні та захищені від помилок процеси, щоб ви могли заощадити час для найважливіших проблем.

Календар (Calendar)

Команди можуть легко планувати, управляти та візуалізувати свою роботу за допомогою загального програмного забезпечення командного календаря. З Asana Calendar ви можете перемикатися між календарями та списками, бачити, над чим працюють ваші команди, та інтегрувати Asana з іншими інструментами планування, наприклад, Google Calendars, iCal та Outlook.

Робоче завантаження (Workload)

Asana Workload дозволяє гарантувати, що жоден з ваших працівників не буде перевантажений. Використовуючи цю функцію, ви можете керувати робочим навантаженням своєї команди в режимі реального часу та одразу отримувати повне уявлення про можливості кожного члена команди. Призначайте години або бали завданням, щоб оцінити зусилля, які вони вимагають, та ефективно збалансувати роботу вашої установи.

Довіра та безпека

Asana отримала довіру мільйонів команд у 190 країнах світу. Вона відома своїм захистом даних, надійністю, конфіденційністю завдяки інфраструктурі та управлінню даними, а також відповідністю глобальним та регіональним стандартам.

Безпека

Asana використовує продуманий підхід до захисту ваших даних, створивши платформу відповідно до кращих практик для високодоступних, масштабованих та безпечних хмарних додатків.

  • Інфраструктура безпеки

Підхід Asana до безпеки включає такі протоколи, як хешування паролів, регулярні оцінки безпеки, доступ з мінімальними привілеями, розробка програмного забезпечення, орієнтованого на безпеку, і загальнодоступна програма винагороди за виявлення помилок.

  • Оперативна безпека

Група інформаційної безпеки Asana постійно впроваджує нові елементи управління безпекою та відстежує платформу на предмет шкідливої ​​активності у фізичних центрах обробки даних, мережах та ІТ-пристроях.

Надійність

Asana пропонує повну прозорість стану та продуктивності системи.

  • Часи роботи та доступність

Asana надає повну підтримку 24/7 та забезпечує прозорість поточного та минулого статусу платформи.

  • Тривалість

Інвестиції в інфраструктуру Asana забезпечують щоденне та регіональне резервне копіювання та процедури відновлення послуг у разі неминучих збоїв.

Конфіденційність

  • Елементи управління конфіденційністю

Asana надає вбудовані засоби адміністрування та можливість визначати, які сторонні програми доступні для вашої команди.

  • Управління даними

Asana дозволяє експортувати та видаляти дані на рівні організації та автоматизувати експорт всього домену через свій API.

  • Резидентність даних

Asana пропонує глобальні варіанти розміщення даних, щоб у вас був більший контроль за тим, де зберігаються дані.

Сертифікації та атестації

SOC 2 (Type 2) Критерії безпеки, доступності та конфіденційності довірчих служб

SOC 3 Огляд засобів контролю організації обслуговування

ISO/IEC 27001:2013 Глобальний стандарт для систем управління інформаційною безпекою

GDPR Захист даних та права суб’єктів даних для резидентів ЄС

CCPA Права на конфіденційність та захист споживачів для жителів Каліфорнії

GLBA Правило конфіденційності та Правило гарантій для фінансових установ

FERPA Права на конфіденційність освітньої інформації та записів

 

Інтеграція додатків

З Asana ви можете отримати всі свої улюблені інструменти в одному загальному робочому просторі. Таким чином, вам не доведеться відмовлятися від ваших існуючих програм. Ви можете отримати від них більше, інтегрувавши їх до Asana та підвищити продуктивність вашої роботи.

Asana API

Кооперація між командами та інструментами проходить найкраще, коли все синхронізовано, а процеси протікають легко. Ось чому у нас є Asana API — це платформа для забезпечення актуальності усієї вашої інформації, а також для того, щоб ваші команди залишалися ефективними та завжди були в курсі всіх подій.

Asana API – це інтерфейс, що забезпечує програмний доступ до більшої частини даних у системі. Це спрощує спілкування з різних середовищ: утиліт командного рядка, гаджетів і навіть самого рядка URL-адреси браузера. Таким чином, Asana API надає програмам засоби для читання інформації з середини Asana, отримання інформації ззовні Asana та автоматичного реагування на зміни.

Приклади і кейси

Міська рада Манчестера
Місто Провіденс
Медичні закупівіл України

Студія дизайну «Манчестер Сіті» заощаджує 2+ робочі дні на кожну кампанію за допомогою Asana

Міська рада Манчестера була класичним прикладом «роботи заради роботи». Мається на увазі підготовка щорічних парадів, різдвяних ярмарків, масового святкування Дня Манчестера та інших місцевих подій. Департамент комунікацій міської ради Манчестера та M-Four, їхня власна студія дизайну та реклами, які відповідали за організацію цих заходів та загальноміських комунікаційних кампаній, робили все це на папері. Через необхідність перейти на цифрові технології, щоб зробити процес швидшим і з меншими витратами, вони інтегрували Asana.

Вплив Asana

  • Економія 2–3 днів на роботі адміністратора для кожної події чи кампанії;
  • Перехід на безпаперову систему з меншою кількістю безладу, хаосу та втраченої роботи;
  • Підвищення морального духу та залучення співробітників завдяки новій можливості працювати віддалено.

Час, який ми заощаджуємо на роботі адміністратора, тепер витрачається на роботу над дизайном або маркетингову стратегію”.

– Шон Балман, менеджер студії M-Four.