Jak služby Google Workspace (ex. G Suite) pomáhají společnosti Uklon zůstat před konkurencí

Cloudfresh tým pomáhá s:

• Upgradem z Google Workspace (např. G Suite) Basic na Google Workspace Business;
• Stanovením bezpečnostních pravidel; – spolupráce s týmem Uklon IT na prostudování protokolu Drive Audit Log;
• Nastavením pravidel zálohování a ukládání dat v Sejfu Google;
• Školením zaměstnanců

Výzva: UKLON se rychle rozvíjí a objem obchodních procesů mnohokrát vzrostl a základní funkce balíčku Google Workspace (ex. G Suite) Basic postrádaly, aby bylo možné čelit novým obchodním výzvám.

Řešení: Přechod na Google Workspace Business pomohl společnosti vyřešit několik klíčových problémů v oblasti rozvoje podnikání. Google Workspace se stal spojovacím článkem pro rozsáhlou síť kanceláří. Vzhledem k tomu, že zastupitelské kanceláře působí ve velkých městech po celé zemi a tým má již několik set zaměstnanců, je nezbytné, aby různá oddělení byla vždy v kontaktu a měla téměř okamžitou interakci.

Řešení Google Workspace umožňuje společnosti okamžitě připojit nové účty v systému a snadno je spravovat. Nástroj Hangout Meet umožňuje současně připojit až 150 účastníků pro videokonference. Kromě toho rychle zaškolí začátečníky pomocí přímočarých a pohodlných nástrojů.

V Uklonu tak tým dostává jednou za dva týdny podstatné aktualizace služeb. To pomáhá zaměstnancům rychle a včas získávat aktuální informace. Služba Cloud Search šetří čas při hledání potřebného souboru nebo korespondence a chatování v obrovském množství informací o službách. Nástroj Google Forms pomáhá rychle získat potřebné údaje, roztřídit je a uložit na jednom místě přístupném všem.

Nedávná případová studie je z listopadu 2019. V tomto období vstoupil na Ukrajině v platnost zákon, který ukládá povinnost přepravovat děti mladší 12 let nebo s výškou menší než 145 cm v autě pouze s pomocí speciálních zařízení, tedy dětských sedaček, podsedáků a podobně. Společnost dostala za úkol zjistit, kolik registrovaných řidičů má takové speciální vybavení.

S pomocí formulářů Google bylo během několika dní dotazováno více než 30 000 řidičů z celé země, aniž by se na průzkumu podíleli živí lidé a aniž by telefonický průzkum zabral velké množství času.

Google Drive s neomezeným úložným prostorem a výjimečným nastavením zabezpečení Audit Drive Log se stal nejlepším nástrojem pro práci celé společnosti a zejména marketingového, reklamního a designového oddělení.

Ve společnosti Uklon se všechny komunikační produkty (tiskové layouty, webové layouty, bannery, audio, video obsah a další propagační a redakční materiály) vytvářejí ve firmě, takže rychlá výměna grafických souborů, snadné vyhledávání, okamžitý přístup a ukládání jsou nezbytné.

Výsledky: Řešení Google Workspace optimalizovala finanční, časové a pracovní náklady společnosti Uklon. Ušetřily se peníze za nákup a údržbu IT infrastruktury – není třeba pronajímat fyzické servery nebo kupovat vlastní pro ukládání dat a neustálé nastavování poštovního serveru. Snížily se režijní náklady a efektivně se rozložila pracovní doba divizí, protože odpadla nutnost týdenních služebních cest manažerů regionálních zastoupení do hlavní kanceláře. Postup připojení nového účtu a zaškolení nového zaměstnance se zkrátilo na minimum – všechny nabízené služby jsou velmi snadno použitelné a spravovatelné, intuitivní a srozumitelné. Díky cloudovému řešení Google Workspace mají všichni zaměstnanci přístup k aktuálním informacím a mohou poskytovat kvalitní služby zákazníkům.

Role Společnosti Cloudfresh: Při spolupráci se zákazníkem řeší tým Cloudfresh společně s klientem následující úkoly:

• Migrace z balíčku Basic na Google Workspace, verze Business;
• Nastavení bezpečnostních pravidel pro dokumenty, sdílené disky;
• Školení zaměstnanců o pravidlech a technikách používání sdílených disků;
• Spolupráce s týmem IT společnosti Uklon na studiu protokolu o auditu disků;
• Nastavení pravidel pro vytváření záloh (back-up) a ukládání dat do Google Vault;Implementace aktualizací z Google Workspace.