Як сервіси Google Workspace (колишній G Suite) допомагають Uklon випереджати конкурентів

Команда Cloudfresh допомагає:

• Перейти з Google Workspace (ex. G Suite) Basic до Google Workspace Business;
• Налаштувати правила безпеки – робота з IT-командою Uklon для вивчення журналу аудиту Drive;
• Налаштувати правила резервного копіювання та зберігання даних у Google Vault;
• Навчити співробітників

Челендж: Uklon стрімко розвивається і об’єм бізнес-процесів виріс в декілька десятків разів. Базовий функціонал тарифу Basic Google Workspace (ex. G Suite) перестав у повній мірі задовольняти бізнес-потреби і процеси компанії. Виникла необхідність розширення можливостей для задоволення росту.

Рішення: Перехід на пакет Google Workspace (ex. G Suite) Business допоміг вирішити компанії кілька ключових питань у розвитку бізнесу. Google Workspace (ex. G Suite) став своєрідною сполучною ланкою для широкої мережі офісів. Оскільки представництва працюють у великих містах по всій країні, а команда вже налічує кілька сотень співробітників, різним підрозділам важливо завжди залишатися на зв’язку, мати практично миттєву взаємодію один з одним.

Рішення Google Workspace (ex. G Suite) дають можливість компанії миттєво підключати нові облікові записи в системі і легко керувати ними. Крім того, швидко навчати новачків за допомогою зрозумілих та зручних інструментів. Інструмент Hangout Meet дозволяє підключити до 150 учасників для відеоконференцзв’язку одночасно.

Таким чином, в Uklon раз на 2 тижні презентують команді основні оновлення сервісу. Це допомагає співробітникам швидко та вчасно отримувати актуальну інформацію. Сервіс Cloud Search значно заощаджує час для пошуку необхідного файлу чи листування, чату у величезному масиві службової інформації. Інструмент Google Forms допомагає в найкоротший термін отримати необхідні дані, швидко сортувати їх та зберігати в одному доступному для всіх місці.

Свіжий приклад із практики – це листопад 2019 року. У цей період в Україні набув чинності закон, який зобов’язує перевозити дітей до 12 років або зі зростом менш як 145 см у легкових автомобілях лише за допомогою спеціальних засобів – дитячі крісла, бустери тощо. Перед компанією стало завдання дізнатися, яка кількість зареєстрованих водіїв має такі спецзасоби.

За допомогою Google Forms протягом кількох днів вдалося опитати понад 30 000 драйверів з усієї країни без участі живих людей і без витрачання величезної кількості часу на телефонне опитування.

Google Drive з необмеженим місцем сховища та особливими налаштуваннями безпеки Audit Drive Log став оптимальним інструментом у роботі як усієї компанії, так і маркетингового, рекламного та дизайнерського відділів зокрема.

В Uklon вся комунікаційна продукція (макети для друку, веб-макети, банера, аудіо-, відеоконтент, інші промо- та редакційні матеріали) створюється in-house, тому важливий швидкий обмін графічними файлами, їх простий пошук, миттєвий доступ та зберігання.

Результати: Рішення Google Workspace (ex. G Suite) оптимізували фінансові, тимчасові та трудові витрати компанії Uklon.

Зекономлено кошти на купівлю та обслуговування IT-інфраструктури – немає потреби в оренді фізичних серверів або придбанні власних для зберігання даних та постійному налагодженні поштового сервера. Зменшуються накладні витрати та ефективно розподіляти робочий час підрозділів, бо зникла потреба у щотижневих відрядженнях керівників регіональних представництв до головного офісу. Зведена до мінімуму процедура підключення нового облікового запису та навчання нового співробітника – всі запропоновані послуги дуже легкі в роботі та управлінні, інтуїтивно зрозумілі.

Завдяки хмарним технологіям Google Workspace (ex. G Suite) усі співробітники мають доступ до актуальної інформації та можуть надати високий рівень сервісу для клієнтів.

Роль Cloudfresh: У процесі роботи з клієнтом команда Cloudfresh спільно з замовником вирішує такі завдання:

• Перехід з пакета Basic на версію Google Workspace (ex. G Suite) Business;
• Налаштування правил безпеки для документів, спільних дисків;
• ІТ командою Uklon з вивчення Drive Audit Log;
• Налаштування правил створення резервних копій (бек-ап) та зберігання даних у Google Vault;
• Впровадження оновлень від Google Workspace (ex. G Suite).