Případ klienta: TeleSoftas

Jak společnost Telesoft zlepšuje výkon pomocí edice Google Workspace Enterprise

O klientovi: TeleSoftas je přední společností v oblasti produktového inženýrství a poradenství v pobaltském regionu. Její obchodní model rozšiřuje definici outsourcingové společnosti, neboť již téměř 20 let slouží jako technický partner, který svým klientům poskytuje kompletní inženýrská řešení.

Společnost TeleSoftas vyvinula více než 400 transformačních softwarových řešení v různých odvětvích, včetně telekomunikací, zdravotnictví, logistiky, dopravy, elektronického obchodování a financí pro podniky po celém světě. V roce 2022 se společnost TeleSoftas připojila k estonskému technologickému gigantu Helmes Group a vytvořila komunitu více než 1500 IT specialistů a obchodních profesionálů.

Datum zahájení projektu: 3. května 2022

Datum ukončení projektu: 20. června 2022

Výzva: Společnost TeleSoftas je zkušený uživatel služby Google Workspace (dále GWS), který dlouhou dobu pracoval s edicí Business Starter (dříve G Suite Basic). Stávající plán však nepokrýval všechny požadavky společnosti a tým se potýkal s různými omezeními:

1. Na jednotce nebyl dostatek úložného prostoru
2. Nebylo možné pořádat schůzky se všemi zaměstnanci najednou.
3. Chyběla možnost nahrávání videozáznamu
4. Existovaly problémy s vlastnictvím dokumentů v případě odchodu osoby ze společnosti
5. Společnost potřebovala získat efektivní centralizovanou správu

Řešení: Při hledání možností řešení potřeb společnosti začala společnost TeleSoftas spolupracovat se společností Cloudfresh, která jí pomohla najít nejvhodnější edici GWS, která splňuje výše uvedené požadavky. Nejvhodnějším plánem se ukázala být edice Enterprise, bohatá na nejpokročilejší funkce. Certifikovaný tým Cloudfresh GWS poskytl správcům konzultace a školení o dalších užitečných funkcích, které tento plán zahrnuje, jako např:

• Investigativní nástroj: umožňuje administrátorům s hlubokými znalostmi identifikovat a přijímat opatření v souvislosti s problémy zabezpečení a ochrany soukromí ve firemní doméně.
• BeyondCorp: pro správu zabezpečeného přístupu k aplikacím a prostředkům s vysokou ochranou dat.
• Centrum výstrah: k podrobnému zobrazení seznamu výstrah ovlivňujících doménu společnosti TeleSoftas.
• Ovládací panely: k zobrazení a efektivní analýze základních služeb a aplikací Workspace uživatelů nainstalovaných nebo zapnutých v konzole Google Admin.

Po poskytnutém školení a technické podpoře získali techničtí specialisté společnosti TeleSoftas všechny potřebné odborné znalosti k údržbě a správě služeb GWS v souladu se zabezpečením a ochranou na podnikové úrovni. Získali maximum z funkcí s centralizovanou správou prostřednictvím Admin Console, kde může správce provádět akce týkající se uživatelů, přístupů, zařízení, domén, zabezpečení, účtování atd. na jednom místě.

A jaké byly zásadní výhody pro ostatní firemní týmy? Za prvé, pracovníci společnosti TeleSoftas mohou díky neomezenému úložišti konečně ukládat všechny své pracovní dokumenty na Google Drive s tarifem Enterprise. Týmy dokonce využívají Drive jako zálohovací službu pro informace uložené na lokálních počítačích, což dává společnosti jistotu bezpečnosti a zabezpečení jejích informací, souborů a dalších důležitých dat.

Od této chvíle společnost vyřešila všechny požadavky týkající se virtuálních hangoutů a vydala se na cestu k vytvoření co nejproduktivnějšího zážitku ze schůzek v aplikaci Google Meet:

1. Společnost může hostit 300 účastníků virtuálních schůzek v Google Meet, zatímco dříve musela TeleSoftas přejít na jiná řešení, aby se mohli všichni zaměstnanci společnosti připojit k hangoutům.
2. Týmy získaly možnost nahrávání schůzek, které se velmi snadno spravuje, a všechny nahrané soubory se automaticky zobrazují v původní pozvánce na schůzku a na Drive.
3. Během online setkání získali pracovníci možnost hlasování a možnost rozdělit lidi do několika breakoutových místností, aby mohli brainstormovat o projektech.
4. TeleSoftas také získal možnost sledovat kvalitu schůzek, což pomáhá řešit problémy se sítí.

Týmy společnosti začaly aktivně používat sdílené disky (Shared Drives), což umožnilo mnohem lépe řídit pracovní postupy a spolupráci, když někdo opustí společnost, takže již není třeba předávat vlastnictví. Navíc to společnost TeleSoftas přimělo k optimalizaci struktury dokumentů a k provedení pročištění.

Jako další bonus ke všem těmto výhodám získal tým TeleSoftas podnikovou úroveň zabezpečení a správy díky funkcím, jako je prevence ztráty dat, transparentnost přístupu a přístup s ohledem na kontext.

Výsledky: Díky přechodu na edici GWS Enterprise se týmu TeleSoftas podařilo:

1. Pořádat schůzky na podnikové úrovni až pro 500 účastníků a živě přenášet efektivní schůzky s partnery, klienty a kolegy.
2. Nahrávat a sdílet virtuální schůzky Google Meet na Drive a vytvářet co nejproduktivnější schůzky díky pokročilým funkcím Google Meet.
3. Ukládat soubory, vyhledávat v nich a přistupovat k nim v rámci sdílených disků, což usnadňuje řešení případů, kdy zaměstnanec opustí firmu.
4. Pracovat s neomezeným úložištěm na Google Drive a používat jej i jako zálohu počítače.
5. Efektivně udržovat služby Google Workspace a firemní domény díky dobře vzdělaným správcům.
6. Umožnit všem týmům nejpokročilejší zabezpečení a ochranu jejich
7. dat, souborů a dalších informací.

Role společnosti Cloudfresh: Certifikovaní specialisté GWS z týmů Cloudfresh poskytovali konzultace a pomáhali konfigurovat nejvhodnější edici. Kromě toho poskytovali společnosti TeleSoftas technickou podporu ve všech fázích přechodu na nový plán.

Tým Cloudfresh také uspořádal individuální školení pro správce společnosti TeleSoftas a představil pokročilé funkce, jako je nástroj Investigation, Beyondcorp, Alert Center a Dashboards.

Reakční doba společnosti Cloudfresh byla rychlá; tým rychle odpověděl na všechny požadavky. Společnost Cloudfresh byla například schopna poskytnout společnosti TeleSoftas 5 dodatečných licencí během 5 minut. Technická i obchodní podpora byla realizována s vynikajícím přístupem a zběhlostí.