Případ klienta: SendPulse

Jak řešení Google Workspace zvýšilo ochranu dat a zlepšilo týmovou spolupráci ve společnosti SendPulse

O klientovi: SendPulse je ukrajinská produktová IT společnost poskytující platformu pro automatizaci marketingu a prodeje. Pomocí SendPulse mohou uživatelé posílat e-maily, SMS a Viber kampaně, push notifikace, vytvářet webové stránky a chatboty na Facebooku, Instagramu, WhatsAppu, Telegramu a Viberu a řídit prodej pomocí bezplatného CRM systému.

V roce 2022 byla produktová řada SendPulse doplněna o skriptované vyskakovací formuláře pro sběr kontaktů na webu a o platformu pro vytváření online kurzů.

Datum zahájení projektu: 04/07/2022

Datum dokončení projektu: 26/05/2022

Výzva: Tým SendPulse dlouhodobě využívá služby Google Workspace (dále GWS) pro správu dokumentů a interní týmovou komunikaci. Postupem času však společnost začala pociťovat nedostatek vhodné ochrany firemních souborů a nutnost přijímat firemní poštu s doménou společnosti přímo založenou na službě GWS.

Společnost měla také následující požadavky:

• Mít schůzky v pohodlném a bezpečném prostředí, bez omezení délka trvání schůzky.
• Využít pokročilé nástroje GWS (Dokumenty, Disk, Kalendář a další) ke zlepšení spolupráce zaměstnanců.
• Mít jednoduchou a transparentní správa všech účtů a zajištění bezpečného přístupu ke službám a dalším firemním funkcím.

Řešení: Po analýze potřeb zákazníka s týmem Cloudfresh se SendPulse rozhodl upgradovat na placenou verzi služby GWS Business Starter a získat podnikové řešení pro spolupráci a produktivitu zaměstnanců.

Jedním z hlavních požadavků SendPulse bylo přijímat firemní poštu s firemní doménou založenou na GWS. Vzhledem k tomu, že pošta je jednou z primárních služeb GWS, nyní každý zaměstnanec společnosti komunikuje s partnery, zákazníky a kolegy z firemní domény přijaté od GWS.

Dalším bonusem bylo vytváření poštovních skupin  – sdílená adresa pro mnoho uživatelů. Nyní lze poslat e-mail jednotlivému zaměstnanci i skupině lidí – týmu, což optimalizuje komunikaci a šetří čas.

I když je Business Starter základním plánem GWS, jeho funkce umožňují bezpečné a pohodlné schůzky Google Meet až pro 100 lidí bez omezení délky trvání schůzky. Umožňuje také týmu SendPulse rychle organizovat online schůzky, kterých se lze účastnit na jakémkoliv zařízení. Plánování schůzek se také stalo pohodlnějším: zaměstnanci mají přístup do kalendářů kolegů a mohou si domlouvat schůzky s ohledem na pracovní vytížení každého účastníka.

Členové týmu SendPulse spolupracují na dokumentech, tabulkách a prezentacích v reálném čase a mají rozšířené úložiště na Disku až o 30 GB na uživatele. Toto rozšíření umožňuje ukládat všechny dokumenty na jedno místo, šetřit čas při hledání e-mailů a zpráv kolegů a disciplinovaněji dodržovat pravidla zpracování podnikových informací.

Díky vestavěné ochraně proti phishingu, spamu a virům, která blokuje více než 99,9 % útoků a neoprávněný přístup k firemním datům, umožnilo připojení GWS Business Starter zajistit vysokou úroveň zabezpečení podnikových informací, klíčových požadavků společnosti.

S přechodem na Business Starter mohou IT administrátoři společnosti spravovat uživatelské účty a nastavení zabezpečení, přístupy a služby z administrátorské konzole. Kromě toho mohou prostřednictvím auditů a reportů sledovat trendy používání nástrojů GWS.

Výsledek: Google Workspace se stal úspěšným podnikovým řešením pro SendPulse, které poskytuje odpovídající úroveň ochrany dat, lepší komunikaci a produktivitu projektové spolupráce.

Za rok používání tarifu Business Starter se společnosti podařilo:

1. Škálovat o 25 % v počtu licencí: Uživatelé GWS se rozrostli ze 150 na 205 zaměstnanců.
2. Vylepšit práci se soubory v týmech: spolupráce v reálném čase a větší úložiště na uživatele.
3. Posunout online týmové schůzky na novou úroveň: zbavit se časových omezení a zvýšit možný počet účastníků.
4. Zajistit ochranu podnikových souborů, komunikace, přístupů a dat.
5. Vybudovat produktivní spolupráci v jediném pracovním prostoru se zlepšenou komunikací a efektivnější prací na projektech.

Role Cloudfresh: Experti GWS z Cloudfresh vybrali nejlepší edici a pomohli optimalizovat finanční náklady společnosti. Tým Cloudfresh pomáhal na každém kroku, poskytoval potřebné konzultace a technickou podporu a vysvětloval všechny nuance nástrojů GWS.

Specialisté Cloudfresh uspořádali dva workshopy o efektivním využívání služeb pro administrátory a zaměstnance SendPulse. Týmová spolupráce pokračuje a tým Cloudfresh v případě potřeby vyřeší všechny požadavky SendPulse.