Klientský případ: Zorka.Agency

Jak pomohla Asana společnosti Zorka.Agency výrazně zlepšit pracovní postupy a dosáhnout efektivity při řízení projektů?

O klientovi: Zorka.Agency je mezinárodní digitální marketingová agentura zaměřená na vytváření strategií s prognózou návratnosti investic a vyhodnocením rizik, které pomáhají firmám rozšiřovat své podnikání.

Zorka.Agency uplatňuje ve vztahu s klienty partnerský přístup, důkladně analyzuje specifika jejich podnikání a s využitím svých mezinárodních a oborových zkušeností nabízí originální kombinace technologií, dopravních kanálů, kreativních formátů a nestandardních metod práce s cílovou skupinou.

Průmysl: Digitální marketing

Datum zahájení projektu: červenec 2021

Datum ukončení projektu: Červenec 2022

Výzva: Před zahájením spolupráce s Cloudfresh používala Zorka.Agency jako platformu pro správu práce Asanu, ale pouze na úrovni “zadat úkol, označit termín”. Kvůli neúplné funkčnosti se objevovalo mnoho “visících” úkolů, které byly odsouvány a zapomínány. Také nebylo možné odhadnout pracovní vytížení jednotlivých pracovníků.

Cílem společnosti bylo dosáhnout nové úrovně ve vizualizaci projektů, získat přehlednější proces plnění úkolů a automatizovat práci. Navíc ke sledování stavu dokumentů, projektů a úkolů týmu používala společnost Zorka.Agency mnoho tabulek v Excelu, což ztěžovalo optimalizaci práce společnosti. S přechodem na práci na dálku se otázka spolupráce na projektech a správného rozdělení zdrojů stala ještě složitější a prioritnější.

Po analýze své projektové práce tým usoudil, že Asana není jen správce úkolů, ale komplexnější produkt, který může nabídnout univerzální řešení pro zlepšení procesu správy úkolů, aniž by komplikoval práci s dalšími zdroji.

Řešení: Využití všech funkcí Asany pomohlo agentuře Zorka.Agency především správně rozdělit zdroje a zefektivnit proces plnění úkolů. Navíc se díky správnému rozdělení úkolů mezi projekty přestaly ztrácet. Nyní kolegové vidí, na čem tým právě pracuje.

Téměř veškerá komunikace o úkolech společnosti byla převedena do Asany, což je podle týmu Zorka.Agency zásadní, pokud na projektu pracuje více týmů. S funkcionalitou Asany výborně funguje také základna dodavatelů, plánování obsahu a personální řízení, a protože je v jedné službě viditelná pro všechny kolegy, optimalizuje se plnění úkolů obecně.

Výsledky: Za poměrně krátkou dobu se společnosti Zorka.Agency podařilo s využitím všech funkcí Asany:

1. Automatizovat všechny HR procesy v Asaně: od náboru a nástupu až po propouštění.
2. Organizovat tok dokumentů (včetně odesílání korespondence) a vytvářet interní analýzy.
3. Přehledně a hezky vizualizovat všechny procesy agenturního marketingu, zejména účast na akcích a obsahové plány.
4. Zcela přepnout do zobrazení pro správu projektů.

Úloha Cloudfresh: Tým Cloudfresh poskytoval konzultace ohledně používání Asany a seznámil Zorka.Agency s veškerými funkcemi a možnostmi této platformy. Cloudfresh také poskytl příklady všech možných případů použití správce úkolů, aby lépe pochopili, jak Asana funguje.

Tým Cloudfresh pomohl integrovat Asanu do všech klíčových procesů společnosti Zorka.Agency. Cloudfresh také nadále radí společnosti Zorka.Agency v případě jakýchkoli dotazů, takže v současné době spolupráce pokračuje.