Klientský případ: Medical Procurement Ukrajina

Použití Asany ve zdravotnictví: Jak Medical Procurement Ukrajina optimalizoval své pracovní procesy

Vliv Asany na podnik:

• 80 z 90 zaměstnanců používá projektový nástroj;
• Doba sběru analýzy se zkrátí z 1 dne na 1 hodinu;
• 4 oddělení v podniku pracují současně v Asana na procesech nákupu.

Státní podnik „Medical Procurement Ukrajina“ je jedinou národní agenturou, která zajišťuje centralizovaný nákup kvalitních léků a zdravotnických prostředků na náklady státního rozpočtu. Společnost byla založena 25. října 2018 a nyní je pod správou Ministerstva zdravotnictví Ukrajiny. Jde o velký podnik s majetkovou hodnotou na konci roku 2020 více než 2 miliardy hřiven, který je zodpovědný za poskytování potřebných léků ve zdravotnickém ústavu.

Klíčovým cílem lékařského nákupu Ukrajiny je vytvořit transparentní, efektivní, konkurenceschopný a ekonomický systém pro daňové poplatníky, kteří platí za nákupy určitých lékařských produktů.

Postupem času přibývalo projektů a úkolů a týmu chyběla platforma pro řízení workflow, která by fungovala efektivně. Zatímco MedData pomáhala s analytickou částí práce, průběh projektových prací nebyl nijak zachycen. To je důvod, proč IT tým začal hledat možnosti, jak získat nástroj pro správu a optimalizaci úloh, a nakonec objevil Asanu.

Od memorování úkolů v hlavě k efektivnímu řízení

Po zvolení projektového přístupu k práci se společnost potýkala s problémem nedostatku efektivního řízení. Úkoly byly zaznamenány v Google Docs, noteboocích, nebo jednoduše zapamatovány v hlavách zaměstnanců. Proto bylo problematické sledovat pracovní výkon a vidět úplný obraz projektu.

Všechna data o skutečných projektech byla rozptýlena na různých místech a proces řízení nebyl centralizován. Neexistoval ani způsob, jak prozkoumat celý pracovní proces a dozvědět se o postupu projektu. To negativně ovlivnilo produktivitu a efektivitu společnosti jako celku. Důležitý byl také vzájemný přístup oddělení společnosti ke svým úkolům. Bylo potřeba synchronizovat oddělení jako logistika, category management, nákup a kontraktace. Hlavním důvodem potřeby manažerského nástroje však byla neschopnost monitorovat práci na jednom místě.

Proto byli IT specialisté společnosti pověřeni analýzou existujících platforem projektového řízení na trhu.

Nástroj byl hodnocen podle toho, jak splňuje požadavky společnosti. Hlavní kritéria výběru byla:

• Flexibilita při používání. Bylo důležité, aby různá oddělení společnosti měla vzájemný přístup ke svým úkolům. 90 zaměstnanců navzájem nevidělo svou práci a procházeli svými úkoly naslepo. Nyní je možné držet krok s tím, co se děje v sousedních odděleních, což mělo významný dopad na produktivitu;
• Schopnost komunikovat s jinými systémy přes API. Podnik stále roste a expanduje, což znamená, že počet používaných systémů se bude i nadále zvyšovat;
• Schopnost vytvářet zprávy a analýzy o provedené práci. 2000 nemocnic po celé zemi denně zadává do systému data o zbývajících lécích a vakcínách. Shromažďování denních analýz je nezbytné pro pochopení rozsahu práce.

Dobře koordinovaná práce všech oddělení

V důsledku toho tým vybral některé dodavatele nástrojů pro správu, nechal si poradit a několik z nich upřednostnil. Mezi nimi byl i Cloudfresh, jehož služby firma nakonec využila.

Společnost zvolila nástroj pro správu úloh Asana, po kterém začal zkušební měsíc používání platformy. Na konci zkušebního období bylo rozhodnuto pokračovat v používání platformy, protože Asana se pružně přizpůsobila interním potřebám společnosti, a to:

• Procurement and contracting;
• Nábor zaměstnanců;
• Marketing;
• Vývoj IT atd.

Dalším velkým benefitem, který Asana poskytla, byla možnost být v kontaktu s prací všech oddělení společnosti. Vzhledem k tomu, že různá oddělení společnosti mají často společné úkoly, bylo důležité najít nástroj, který vám umožní být si vědomi veškerého postupu práce a být schopni vidět celý obraz toho, co se děje. Tímto způsobem má společnost také možnost plánovat úkoly do budoucna a online sledovat výsledky práce na celopodnikové úrovni.

Asana zlepšila práci v následujících sektorech:

• Rychlost přípravy analytiky pro sledování nákupu. Dříve firmě trvalo sestavení všech analýz celý den. Nyní s Asanou to lze provést jediným kliknutím.
• Kvalita a přesnost řízení úkolů IT oddělení a schopnost používat metodiku Scrum pro řízení rozvoje IT;
• Pohotovost při shromažďování všech potřebných materiálů pro školení nových členů týmu;
• Pochopení milníků úkolů při vzájemné závislosti s ostatními odděleními.

Výsledkem je, že 80 z 90 zaměstnanců nyní používá Asanu pravidelně. Asanu v současnosti nevyužívají pouze účetní oddělení, jednoduše kvůli rutinní povaze jejich práce.

Nástroj Asana pro transparentní nákup

Státní podnik „Medical Procurement Ukrajina“ každoročně rozvíjí vlastní zásobovací, logistické a softwarové kapacity. Cílem společnosti je tento trend udržet a v blízké budoucnosti rozšířit funkcionalitu a personálně navýšit. Díky službám Cloudfresh byla společnost schopna pokrýt téměř všechny potřeby, které vyžadovaly nástroj pro správu úkolů.

Nyní společnost plánuje rozšířit Asanu, aby mohla tento nástroj dále implementovat do nových oddělení na budoucích projektů. Společnost také plánuje použít takové funkce, jako jsou časové osy úkolů a projektů, dynamická správa sestav a interakce s roboty Telegram prostřednictvím API.