Кейс клиента: Медзакупки Украины

Использование Asana в области медицины: как предприятие “Медзакупки Украины” оптимизировало свои рабочие процессы

Влияние Asana на предприятие:

• 80 из 90 сотрудников используют инструмент по работе с проектами; 

• Время сбора аналитики сократилось от 1 дня до 1 часа;

• 4 отдела предприятия одновременно работают в Asana над закупочными процессами.

Государственное предприятие «Медицинские закупки Украины» — единственное национальное агентство, обеспечивающее централизованную закупку качественных лекарств и медицинских изделий за счет государственного бюджета. Компания была создана 25 октября 2018 года и сейчас входит в сферу управления Министерства здравоохранения Украины. Это крупное предприятие, со стоимостью активов на конец 2020 года в более 2 миллиардов гривен, которое отвечает за предоставление необходимых лекарств в заведения охраны здоровья.

Ключевая задача  “Медзакупки Украины” — сформировать прозрачную, эффективную, конкурентную и экономную для налогоплательщиков систему закупок товаров медицинского назначения.

«Медицинские закупки Украины» с самого начала создания ориентировались на применение современных технологий и систем, чтобы быть первым предприятием по здравоохранению Украины, которое использует лучшие IT технологии. Именно поэтому была разработана собственная информационно-аналитическая система MedData, которая настроена на взаимодействие с другими системами здравоохранения Украины. Кроме этого, система обеспечивает выполнение как внутренних, так и отраслевых потребностей, например таких, как сбор информации, ежедневной отчетности и проведение закупок. Ежегодный оборот закупок компании составляет десятки миллиардов гривен, а в самой системе ежедневно отчитывается по наличию лекарств более 2000 больниц.

Со временем, проектов и задач становилось все больше и для эффективной работы команды не хватало платформы для управления рабочими процессами. В то время как MedData помогала хорошо справляться с аналитической частью работы, прогресс проектной работы никак не фиксировался. Именно поэтому IT специалисты начали рассматривать варианты приобретения инструмента для управления и оптимизации задач, и в конце концов открыли для себя Asana.

От запоминания задач в голове до эффективного менеджмента

Выбрав проектный подход к работе, предприятие столкнулось с проблемой отсутствия эффективного менеджмента. Задачи фиксировались в Google Docs, в блокнотах или просто запоминались в головах сотрудников. Поэтому было проблематично отслеживать выполнение работы и видеть полноценную картину проекта.

Все данные по актуальным проектам были разбросаны по разным местам, а процесс менеджмента не был централизованным. Также не было возможности изучить весь процесс работы и узнать о проектном прогрессе. Это негативно влияло на продуктивность компании и эффективность в целом. Предприятию также было важно, чтобы четыре отдела имели доступ к задачам друг друга. В синхронизации нуждались такие отделы, как логистический, категорийный менеджмент, закупочный отдел и отдел контрактирования. Тем не менее главная причина необходимости в инструменте менеджмента — это отсутствие возможности следить за выполнением работы в одном месте.

Поэтому IT специалистам предприятия была поставлена задача — провести анализ существующих на рынке платформ для управления проектами.

Инструмент оценивали по тому, насколько он соответствует требованиям компании. Главными критериями отбора были:

• Гибкость в использовании. Разным отделам компании было важно иметь доступ к задачам друг друга. 90 сотрудников не могли видеть работу друг друга и слепо двигались по своим задачам. Теперь появилась возможность быть в курсе происходящего в соседних отделах, что существенно повлияло на продуктивность;
• Возможность взаимодействовать с другими системами по API. Предприятие все еще растет и расширяется, а это значит, что количество используемых систем и продолжит увеличиваться;
• Возможность формировать отчетность и аналитику о проделанной работе. 2000 больниц по всей стране ежедневно вписывать данные об оставшихся лекарствах и вакцинах в систему. Для того чтобы понимать масштабы работы необходим сбор ежедневной аналитики.

Налаженная работа всех отделов

В итоге команда выбрала несколько поставщиков инструментов менеджмента, провела с ними консультации и приоритизировала нескольких из них. В их числе также была компания Cloudfresh, услугами которой в итоге предприятие и воспользовалось.

Выбор компании пал на инструмент управления задачами Asana, после чего начался пробный месяц использования платформы. По окончанию тестового периода было принято решение продолжить пользоваться платформой, так как Asana гибко подстроилась под внутренние нужды предприятия, а именно:

• Закупки и контрактирование;
• Рекрутинг;
• Маркетинг;
• IT-разработка и тд.

Еще одно главное преимущество, которое предоставила Asana — это возможность соприкасаться с работой всех отделов компании. Поскольку разные отделы предприятия часто имеют общие задачи, было важно найти инструмент, который позволил бы быть в курсе всех прогрессов работы и иметь возможность видеть всю картину происходящего. Таким образом, у компании также появилась возможность планировать задачи на будущее и следить за результатом работы на уровне всего предприятия онлайн.

Благодаря Asana удалось улучшить следующие показатели:

• Скорость подготовки аналитики по трекингу закупок. Ранее, для того, чтобы компания собрала всю аналитику, нужен был день. Сейчас с Asana это возможно сделать всего лишь в один клик.
• Качество и точность ведения задач IT отдела и возможность использования Scrum методологии для управления IT разработками;
• Оперативность сбора всех необходимых материалов для подготовки новых членов команды;
• Понимание этапов выполнения задач при их взаимозависимости с другими отделами.

Как результат — 80 из 90 сотрудников предприятия на данный момент используют Asana на постоянной основе. Сейчас Asana не использует только бухгалтерские отделы только лишь из-за рутинности их работы.

Инструмент Asana для прозрачной закупки

Ежегодно государственное предприятие “Медицинские закупки Украины” развивает собственные закупочные, логистические и программные возможности. Цель компании — поддерживать этот тренд и в ближайшее время расширить функционал и увеличить персонал. Благодаря услугам Cloudfresh предприятие смогло закрыть почти все нужды, для которых требовался инструмент для управления задачами.

Теперь у компании в планах масштабировать Asana для дальнейшего внедрения инструмента в работу новых отделов по будущим проектам. Также в планах применять таких функций, как таймлайны для задач и проектов, управления динамичной отчетностью и взаимодействие с Telegram ботами через API.