Кейс клієнта: Медичні закупівлі України

Використання Asana у сфері охорони здоров’я: як держпідприємство Медичні закупівлі України оптимізувало свої робочі процеси

Вплив Asana на підприємство:

• 80 із 90 співробітників використовують інструмент по роботі з проектами;
• Час збору аналітики скоротився від 1 дня до 1 години;
• 4 відділи підприємства одночасно працюють в Asana над закупівельними процесами.

Державне підприємство «Медичні закупівлі України» (ДП «Медзакупівлі України») – єдина національна агенція, яка забезпечує централізовану закупівлю якісних ліків та медичних виробів за кошти державного бюджету. Підприємство було створене 25 жовтня 2018 року та входить до сфери управління Міністерства охорони здоров’я України. ДП «Медзакупівлі України» – є особливо значущим підприємством для економіки України. Все через те, що вартість його активів на кінець 2020 року склала понад 2 мільярди гривень.

Ключове завдання ДП «Медзакупівлі України» – сформувати прозору, ефективну, конкурентну та ощадливу для платників податків систему закупівель товарів медичного призначення.

Команда ДП «Медзакупівлі України» від моменту створення орієнтувалася на застосування сучасних технологій та систем, а також таких IT технологій та систем, які допоможуть найефективніше виконувати покладені на підприємство завдання. Саме тому ДП «Медзакупівлі України» розробило власну інформаційно-аналітичну систему MedData, яка налаштована на взаємодію з іншими системами охорони здоров’я України. Крім цього, MedData використовується як інструмент збору інформації, формування аналітичної звітності, комунікації з замовниками та постачальниками. Щорічний закупівельний бюджет ДП «Медзакупівлі України» складає близько 10 млрд грн, а в системі MedData щодня звітує про наявність ліків понад 2000 лікарень.

З розвитком спроможності підприємства проектів і завдань ставало дедалі більше. Для більш ефективної організації роботи різних команд бракувало платформи управління робочими процесами. Саме тому IT фахівці почали розглядати варіанти придбання інструменту для управління та оптимізації завдань, і врешті-решт відкрили для себе Asana.

Від запам’ятовування задач в голові до ефективного менеджменту

Вибравши проектний підхід до роботи, підприємство зіштовхнулося з необхідністю відстежувати виконання завдань в межах проектів. Завдання фіксувалися за допомогою різних інструментів: в Google Docs, блокнотах або просто запам’ятовувалися. Це ускладнювало можливість прослідкувати виконання завдань та бачити повноцінну картину розвитку проекту.

Всі дані щодо актуальних проектів знаходились в різних місцях, а процес менеджменту значно ускладнювався. Також не було можливості переглянути весь процес роботи та дізнатися про прогрес. Підприємству також було важливо, щоб чотири відділи мали доступ до завдань один одного. Синхронізації потребували такі відділи, як логістичний, категорійного менеджменту, відділи публічних закупівель та супроводу договорів. Проте головна причина необхідності в інструменті менеджменту — відсутність можливості стежити за виконанням завдань за проектом в одному місці.

Тому IT фахівцям підприємства було поставлено завдання — провести аналіз платформ для управління проектами, що наявні на ринку.

Інструмент оцінювали за тим, наскільки він відповідає вимогам компанії. Головними критеріями відбору були:

• Гнучкість у використанні. Різним відділам компанії було важливо мати доступ до завдань один одного.  Інструмент управління проектам мав дозволити співробітникам бути в курсі того, що відбувається в сусідніх командах;
• Можливість взаємодіяти з іншими системами API. Спроможність підприємства зростає і команда, відповідно, зростає. Це означає, що кількість систем, що буде використовуватися  продовжить збільшуватися;
• Можливість формувати звітність та аналітику про виконану роботу. Таким чином, щоб зрозуміти масштаби роботи, що виконується на рівні всього підприємства.

Злагоджена робота усіх відділів

У результаті проведеного аналізу команда ДП «Медзакупівлі України» обрала кілька постачальників інструментів менеджменту, провела з ними консультації та пріоритизувала кількох із них. Серед постачальників була компанія Cloudfresh, послугами якої в результаті підприємство і скористалося.

Вибір держпідприємства впав на інструмент управління задачами Asana, після чого розпочався пробний місяць використання платформи. По закінченню тестового періоду було прийнято рішення продовжити користуватися платформою, оскільки Asana було можливо гнучко підлаштувати під внутрішні потреби підприємства, а саме:

• Проведення закупівель та контрактування (зокрема передача різних етапів до різних відділів);
• Рекрутинг;
• Маркетинг;
• IT-розробка та ін.

Ще одна головна перевага, яку надала Asana, – можливість побачитироботу всіх відділів компанії. Оскільки різні відділи підприємства часто мають спільні завдання, було важливо знайти інструмент, який дозволив би бути в курсі прогресу в роботі  та мати можливість бачити всю картину перебігу проектів. Таким чином, у підпримства також з’явилася можливість планувати завдання та слідкувати за результатом роботи на рівні всього підприємства онлайн.

Завдяки Asana вдалося покращити наступні показники:

• Швидкість підготовки аналітики щодо перебігу закупівель. Раніше для того, щоб компанія зібрала всю аналітику, потрібен був день. Зараз з Asana це можна зробити лише в один клік.
• Якість та точність ведення завдань IT відділу та можливість використання Scrum методології для управління IT розробками;
• Оперативність збирання всіх необхідних матеріалів для підготовки до онбордінгу нових членів команди;
• Розуміння етапів виконання завдань, зокрема тих, які є взаємозалежними між різними відділами.

Як результат – 80 із 90 співробітників підприємства використовують Asana на постійній основі. Зараз Asana не використовується лише відділами фінансів та бухгалтерії через специфіку їх роботи.

Інструмент Asana для прозорої закупівлі

ДП «Медзакупівлі України»  розвиває власні закупівельні, логістичні та програмні спроможності. Мета компанії – підтримувати цей тренд розширяти власний  функціонал та збільшити команду. Завдяки послугам Cloudfresh підприємство змогло закрити майже всі потреби, які пов’язані з управлінням завданнями.

Тепер у компанії в планах масштабувати Asana для подальшого впровадження інструменту в роботу нових відділів майбутніх проектів. Також у планах застосовувати такі функції, як таймлайни для завдань та проектів, управління динамічною звітністю та взаємодія з Telegram ботами через API.