Zpracování procesu onboardingu v aplikaci Asana

Asanu již znáte jako výkonnou platformu pro správu projektů, která vašemu týmu umožňuje vytvářet efektivní pracovní procesy na základě cílů vaší společnosti. Možnosti Asany však sahají mnohem dále a mohou pokrýt mnoho organizačních procesů, které je třeba udržovat, řídit a sledovat.

V tomto blogu se chceme hlouběji věnovat tomu, jak vám Asana může pomoci pokrýt proces nástupu do zaměstnání, abyste z prvních dojmů nových zaměstnanců vaší společnosti vytěžili maximum. Vzhledem k tomu, že jsme přijali mnoho nových zaměstnanců do různých oddělení týmů, věříme, že onboarding zaměstnanců je víc než jen rutinní období školení. Jednou z významných hodnot tohoto procesu je budování a sdílení vaší firemní kultury a poskytnutí dostatečného času novým lidem, aby se seznámili se svými budoucími kolegy, funkcemi a povinnostmi a vytěžili z procesu onboardingu maximum, abyste každého nového člena týmu připravili na úspěch.

Čím je třeba začít?

Doporučujeme vám začít s praktickými ovládacími panely. Můžete použít jednu interní tabuli před nástupem nových pracovníků a tabule pro nové zaměstnance po zahájení jejich pracovního procesu.

1. Interní nástěnka vám umožní sledovat kandidáty, kteří přijali nabídku, a analyzovat váš postup při rutinním, nicméně nezbytném organizačním papírování. Na této nástěnce můžete pokrýt takové procesy, jako je podepsání nabídky, dokončení nastavení pomocí pověření, přidělení všech nezbytných přístupů a další úkoly, které byste měli provést do konce nástupu.
2. Nástěnky týmů nových zaměstnanců pokryjí vše, co nováček potřebuje v první fázi procesu onboardingu. Tato nástěnka hodně závisí na konkrétní pozici a konkrétních pracovních funkcích. Každý manažer nebo člen týmu si může vytvořit šablonu onboardingu s konkrétními úkoly pro danou pozici.

Zatímco interní tabule bude odpovědné osobě sloužit jako průvodce procesem hostingu a bude sledovat jeho průběh, druhá tabule může sloužit jako školicí nástroj nebo znalostní základna pro nově přijaté zaměstnance. Tato nástěnka je výhodná pro firmy, které pracují v hybridním režimu nebo ve vzdáleném formátu, kde jsou jen někdy ti správní lidé, se kterými je možné se bavit o některých problémech.

Jak vytvořit vlastní šablonu onboardingu?

Vytvoření nástěnky v aplikaci Asana je snadné a pohodlné. Je k tomu třeba provést následujících šest kroků:

1. Vytvořte projekt, který použijete jako šablonu, abyste mohli tuto šablonu duplikovat pro nového zaměstnance pokaždé, když budete potřebovat zahájit proces nástupu. Tento projekt můžete například pojmenovat “[Název projektu] Šablona pro nástup do zaměstnání”.
2. Projekt uspořádejte tak, že do něj přidáte oddíly, které usnadní proces onboardingu, například “Den 1”, “Den 2”, “Den 3” atd. Pomůže vám to rozdělit úkoly podle dnů a sledovat průběh každého dne.
3. Do každé sekce pak můžete přidávat úkoly podle plánu onboardingu a jejich plněním může nový zaměstnanec postupovat krok za krokem k dalším nezbytným etapám. V popisu úkolů můžete pro pracovníka použít přesné instrukce, co má udělat, uvést zadání, mentora a termín, připojit všechny potřebné soubory a pomocí @zmínek odkazovat na jiné úkoly nebo projekty.
4. Jakmile dokončíte šablonu projektu, můžete ji uložit a kdykoli zkopírovat pro nového zaměstnance. Svou šablonu můžete neustále vylepšovat, abyste stanovili nejlepší proces přijímání zaměstnanců, a to na základě analýzy zpětné vazby od nově příchozích zaměstnanců ohledně procesu náboru.
5. Pozvěte všechny členy týmu, které chcete do procesu onboardingu zapojit. Budou tak moci sledovat aktuální průběh nástupu nového zaměstnance a nový pracovník bude mít možnost klást otázky přímo v úkolech.

Co zahrnout do vlastních sekcí a polí?

V aplikaci Asana můžete pomocí vlastních polí a sekcí přidávat k úkolům v projektech další údaje. Umožní to jednotlivcům mít přehled o práci, která se děje v rámci celé organizace, a pomůže to kategorizovat úkoly při nástupu podle priority nebo typu. Můžete vytvořit rozevírací, číselná nebo textová pole pro shromažďování konkrétních informací v hodnotách polí. Můžete se také zapojit do některých zásadních úkolů pomocí rozevírací priority. Váš nový pracovník tak bude vědět, co má udělat jako první.

Chcete-li do projektu přidat vlastní sekce, klikněte na tři tečky v levé části projektu a poté na možnost Přidat sekci (Add section option).

Chcete-li do projektu přidat vlastní pole, měli byste vpravo nahoře kliknout na modrý odkaz Přidat vlastní pole projektu (Add Custom Fields). Od této chvíle můžete spravovat vlastní pole podle údajů, které potřebujete pro sledování.

Můžeme vám poradit, abyste použili následující:

• Mentor: novému zaměstnanci můžete přidat mentora, který mu poskytne podporu během jeho nástupního období.
• Termín plnění: ujasněte si, co a do kdy má být pro nově příchozího pracovníka uděláno.
• Doba trvání: vyznačte navrhovanou dobu trvání, aby byl váš denní plán přesnější a pro nového zaměstnance pohodlnější.
• Stav: upřesněte, v jaké fázi se úkol nachází.

Pro váš tým mohou být užitečné i některé z následujících vlastních sekcí:

• “Den 1”, “Den 2”, “Den 3”: pomohou vám udržet proces onboardingu na správné linii každý den.
• Extra mile: Některé další materiály přesahují rámec onboardingového procesu, například různé kurzy nebo certifikace.
• Zdroje: V případě, že se jedná o materiály, které se používají při zavádění do pracovního procesu, je možné využít tzv: Znalostní báze pro nové zaměstnance, která jim pomůže zorientovat se ve firemní politice, pracovních postupech, pravidlech atd.
• Nástroje: Nástroje, které jsou určeny pro zaměstnance, kteří se chtějí naučit pracovat s novými lidmi: Shrnuje nástroje, které má daná osoba v dané roli k dispozici, k čemu je má používat, jak a kde získat přístupy atd.
• Poznámky: Tato vlastní sekce by mohla být přidána na nástěnku, aby zaměstnanci připomínala, že se jedná o jeho vlastní nástěnku, a aby se mu zde pohodlně psalo vše, co potřebuje.

Existuje mnoho způsobů, jak používat Asana pro řízení projektů, ale my vám chceme říci o nejdůležitějších bodech používání aplikace a na co byste měli věnovat pozornost.

Jak jsme si ukázali, Asana dokáže pokrýt nejen pro nás známé procesy týmu a vnitřní pracovní postupy společnosti, ale také pomáhá udržet kvalitní organizaci v rámci vašich náborových procesů a učinit cestu vašich nováčků komplexnější, přímočařejší a pohodlnější.

Pokud se chcete dozvědět více o funkcích Asany nebo získat pomoc při implementaci, pokročilé podpoře či školení týmu, můžete se obrátit na naše odborníky na Asanu. Neváhejte a prostřednictvím odkazu objevte více informací o našem profesionálním sezení, které jsme připravili na základě častých požadavků našich klientů.

Proměňte procesy ve své firmě a dosáhněte nové úrovně organizace projektů s Asanou!

Spojte se se společností Сloudfresh