Вы уже знаете Asana, как мощную платформу управления проектами, которая предоставляет вашей команде ценные инструменты для построения эффективных рабочих процессов вокруг целей вашей компании. Однако, возможности Asana выходят за эти рамки и могут охватывать многие организационные процессы, которые необходимо поддерживать, контролировать и отслеживать.
В этом блоге, мы хотим углубиться в то, как Asana может помочь вам осветить процесс онбординга, чтобы получить максимальную отдачу от первых впечатлений новичков в вашей компании. Нанимая большое количество новых сотрудников в разные команды, мы считаем, что адаптация сотрудников — это больше, чем обычный период обучения. Одной из важных ценностей этого процесса является создание и распространение корпоративной культуры, что дает новым людям достаточно времени, чтобы познакомиться со своими будущими коллегами, функциями и обязанностями. И, конечно же, полученія максімальной отдачі от онбординга, чтобы настроить каждого нового члена команды на успех.
C чего начать?
Мы рекомендуем вам начать с нескольких полезных информационных дашбордов. Вы можете использовать одну внутреннюю доску до начала работы новых работников и новые доски, когда начинается их рабочий процесс.
- Внутренняя доска позволит вам отслеживать кандидатов, принявших ваше предложение, и анализировать ваш прогресс в рутинной, но необходимой организационной работе. На этой доске, вы можете охватить такие процессы, как подписание предложения, завершение настройки с использованием учетных данных, предоставление всех необходимых прав доступа и другие задачи, которые вы должны выполнить до окончания онбординга.
- Командные доски новых сотрудников охватывают все, что нужно новичку на первом этапе процесса адаптации. Эта доска во многом зависит от конкретной должности и функций. Каждый менеджер или член команды может создать шаблон онбординга с конкретными задачами для этой роли.
В то время, как внутренняя доска будет направлять и отслеживать ход процесса приема для ответственного за это сотрудника, вторая доска может служить базой знаний для нового сотрудника. Эта доска выгодна для компании, которая работает в гибридном режиме или удаленном формате, где не всегда рядом есть нужные люди, чтобы ответить на какие-то вопросы.
Как создать собственный шаблон онбординга?
Создать свою доску в Asana легко и удобно. Для этого необходимо выполнить шесть следующих шагов:
- Создайте проект для использования в качестве шаблона, чтобы вы могли дублировать этот шаблон для нового сотрудника каждый раз, когда вам нужно начать онбординг. Например, вы можете назвать этот проект «[Позиция] Onboarding Template».
- Организуйте свой проект, добавив разделы, которые сделают процесс адаптации более плавным, например, такие как «День 1», «День 2», «День 3» и т. д. Это поможет вам разделить задачи по дням и отслеживать прогресс каждого дня. .
- Затем в каждый раздел можно добавлять задачи согласно вашему плану адаптации, и, выполняя их, новый сотрудник может, шаг за шагом, переходить к новым необходимым этапам. Вы можете использовать точные инструкции в описаниях задач для работника о том, что нужно сделать, указать задание, наставника и срок выполнения, прикрепить все необходимые файлы и использовать @упоминания для ссылок на другие задачи или проекты.
- После того, как вы закончите свой шаблон проекта, вы можете сохранить его и скопировать для нового онбординга в любое время. Вы можете постоянно улучшать свой шаблон, чтобы установить лучший процесс найма, анализируя отзывы новичков о процессе адаптации.
- Пригласите всех членов команды, которые нужны в процессе онбординга.
- Таким образом, они смогут увидеть реальный прогресс нового сотрудника, а новичок получит возможность задавать вопросы прямо в задачах.
Что включить в свои пользовательские разделы и поля?
В Asana, вы можете использовать настраиваемые поля и разделы для добавления дополнительных данных к задачам в ваших проектах. Это позволяет людям иметь четкое представление о работе, происходящей в их организации, и помогает классифицировать онбординг задачи по приоритету или типу. Вы можете создавать раскрывающиеся, числовые или текстовые поля для сбора определенной информации в значениях полей. Вы также можете подчеркнуть важные задачи, используя раскрывающийся список приоритетов. Таким образом, ваш новый работник будет знать, что делать в первую очередь.
Чтобы добавить пользовательские разделы в свой проект, следует нажать на три точки слева от проекта, а затем на опцию «Добавить раздел» (Add section option).
Чтобы добавить настраиваемые поля в проект, щелкните в правом верхнем углу на синюю ссылку проекта «Добавить настраиваемые поля» (Add Custom Fields). Отныне, вы можете управлять своими настраиваемыми полями в соответствии с данными, которые вам нужны для отслеживания.
Мы можем посоветовать вам использовать следующие кастомизированные поля для заполнения во время процесса онбординга в вашей компании:
- Наставник: вы можете добавить наставника к новому сотруднику, чтобы обеспечить ему поддержку во время его адаптации.
- Срок выполнения: проясните, что нужно сделать и к какому сроку.
- Продолжительность: выделите предлагаемую продолжительность, чтобы план вашего дня был более точным и удобным для нового сотрудника.
- Статус: укажите стадию выполнения задачи.
Некоторые из следующих настраиваемых разделов также могут быть полезны для вашей команды:
- «День 1», «День 2», «День 3»: помогает вам отслеживать процесс адаптации каждый день.
- Дополнительная миля (Extra mile): некоторые дополнительные материалы выходят за рамки процесса адаптации, например, различные курсы и сертификаты.
- Ресурсы: база знаний для новых сотрудников, которая поможет им разобраться в политике компании, рабочих процессах, правилах и т. Д.
- Инструменты: подчеркивает нужные инструменты для человека в определенной роли, для чего он должен их использовать, как и где получить доступ и т. Д.
- Заметки: Этот пользовательский раздел можно добавить на доску, чтобы напомнить сотруднику, что это его собственная доска, и чтобы ему было удобно писать здесь все, что ему нужно.
Существует множество способов использования Asana для управления проектами, но мы хотим рассказать вам о самых важных моментах использования приложения и на что стоит обратить внимание.
Как мы видим, Asana может охватывать не только привычные нам внутренние рабочие процессы компании и разных команд, но и помочь вам поддерживать качественную организацию вашего онбординга и сделать путешествие ваших новых сотрудников более наполненным, простым и удобным.
Вы можете связаться с нашими экспертами Asana, если хотите узнать больше о функциях Asana или получить помощь в имплементации, расширенную поддержке или обучение ваших команд. Вы также можете узнать больше информации о наших профессиональных сервисах, которую мы подготовили в соответствии с частыми запросами наших клиентов по ссылке.
Преобразуйте процессы своей компании и выйдите на новый уровень организации проектов вместе с Asana!