Управление процессом онбординга в Asana

Вы уже знаете Asana, как мощную платформу управления проектами, которая предоставляет вашей команде ценные инструменты для построения эффективных рабочих процессов вокруг целей вашей компании. Однако, возможности Asana выходят за эти рамки и могут охватывать многие организационные процессы, которые необходимо поддерживать, контролировать и отслеживать.

В этом блоге, мы хотим углубиться в то, как Asana может помочь вам осветить процесс онбординга, чтобы получить максимальную отдачу от первых впечатлений новичков в вашей компании. Нанимая большое количество новых сотрудников в разные команды, мы считаем, что адаптация сотрудников — это больше, чем обычный период обучения. Одной из важных ценностей этого процесса является создание и распространение корпоративной культуры, что дает новым людям достаточно времени, чтобы познакомиться со своими будущими коллегами, функциями и обязанностями. И, конечно же, полученія максімальной отдачі от онбординга, чтобы настроить каждого нового члена команды на успех.

C чего начать?

Мы рекомендуем вам начать с нескольких полезных информационных дашбордов. Вы можете использовать одну внутреннюю доску до начала работы новых работников и новые доски, когда начинается их рабочий процесс.

• Внутренняя доска позволит вам отслеживать кандидатов, принявших ваше предложение, и анализировать ваш прогресс в рутинной, но необходимой организационной работе. На этой доске, вы можете охватить такие процессы, как подписание предложения, завершение настройки с использованием учетных данных, предоставление всех необходимых прав доступа и другие задачи, которые вы должны выполнить до окончания онбординга.
• Командные доски новых сотрудников охватывают все, что нужно новичку на первом этапе процесса адаптации. Эта доска во многом зависит от конкретной должности и функций. Каждый менеджер или член команды может создать шаблон онбординга с конкретными задачами для этой роли.

В то время, как внутренняя доска будет направлять и отслеживать ход процесса приема для ответственного за это сотрудника, вторая доска может служить базой знаний для нового сотрудника. Эта доска выгодна для компании, которая работает в гибридном режиме или удаленном формате, где не всегда рядом есть  нужные люди, чтобы ответить на какие-то вопросы.

Как создать собственный шаблон онбординга?

Создать свою доску в Asana легко и удобно. Для этого необходимо выполнить шесть следующих шагов:

1. Создайте проект для использования в качестве шаблона, чтобы вы могли дублировать этот шаблон для нового сотрудника каждый раз, когда вам нужно начать онбординг. Например, вы можете назвать этот проект «[Позиция] Onboarding Template».
2. Организуйте свой проект, добавив разделы, которые сделают процесс адаптации более плавным, например, такие как «День 1», «День 2», «День 3» и т. д. Это поможет вам разделить задачи по дням и отслеживать прогресс каждого дня. .
3. Затем в каждый раздел можно добавлять задачи согласно вашему плану адаптации, и, выполняя их, новый сотрудник может, шаг за шагом, переходить к новым необходимым этапам. Вы можете использовать точные инструкции в описаниях задач для работника о том, что нужно сделать, указать задание, наставника и срок выполнения, прикрепить все необходимые файлы и использовать @упоминания для ссылок на другие задачи или проекты.
4. После того, как вы закончите свой шаблон проекта, вы можете сохранить его и скопировать для нового онбординга в любое время. Вы можете постоянно улучшать свой шаблон, чтобы установить лучший процесс найма, анализируя отзывы новичков о процессе адаптации.
5. Пригласите всех членов команды, которые нужны в процессе онбординга.
6. Таким образом, они смогут увидеть реальный прогресс нового сотрудника, а новичок получит возможность задавать вопросы прямо в задачах.

Что включить в свои пользовательские разделы и поля?

В Asana, вы можете использовать настраиваемые поля и разделы для добавления дополнительных данных к задачам в ваших проектах. Это позволяет людям иметь четкое представление о работе, происходящей в их организации, и помогает классифицировать онбординг задачи по приоритету или типу. Вы можете создавать раскрывающиеся, числовые или текстовые поля для сбора определенной информации в значениях полей. Вы также можете подчеркнуть важные задачи, используя раскрывающийся список приоритетов. Таким образом, ваш новый работник будет знать, что делать в первую очередь.

Чтобы добавить пользовательские разделы в свой проект, следует нажать на три точки слева от проекта, а затем на опцию «Добавить раздел» (Add section option).

Чтобы добавить настраиваемые поля в проект, щелкните в правом верхнем углу на синюю ссылку проекта «Добавить настраиваемые поля» (Add Custom Fields). Отныне, вы можете управлять своими настраиваемыми полями в соответствии с данными, которые вам нужны для отслеживания.

Мы можем посоветовать вам использовать следующие кастомизированные  поля для заполнения во время процесса онбординга в вашей компании:

• Наставник: вы можете добавить наставника к новому сотруднику, чтобы обеспечить ему поддержку во время его адаптации.
• Срок выполнения: проясните, что нужно сделать и к какому сроку.
• Продолжительность: выделите предлагаемую продолжительность, чтобы план вашего дня был более точным и удобным для нового сотрудника.
• Статус: укажите стадию выполнения задачи.

Некоторые из следующих настраиваемых разделов также могут быть полезны для вашей команды:

• «День 1», «День 2», «День 3»: помогает вам отслеживать процесс адаптации каждый день.
• Дополнительная миля (Extra mile): некоторые дополнительные материалы выходят за рамки процесса адаптации, например, различные курсы и сертификаты.
• Ресурсы: база знаний для новых сотрудников, которая поможет им разобраться в политике компании, рабочих процессах, правилах и т. Д.
• Инструменты: подчеркивает нужные инструменты для человека в определенной роли, для чего он должен их использовать, как и где получить доступ и т. Д.
• Заметки: Этот пользовательский раздел можно добавить на доску, чтобы напомнить сотруднику, что это его собственная доска, и чтобы ему было удобно писать здесь все, что ему нужно.

Существует множество способов использования Asana для управления проектами, но мы хотим рассказать вам о самых важных моментах использования приложения и на что стоит обратить внимание.

Как мы видим, Asana может охватывать не только привычные нам внутренние рабочие процессы компании и разных команд, но и помочь вам поддерживать качественную организацию вашего онбординга и сделать путешествие  ваших новых сотрудников более наполненным, простым и удобным.

Вы можете связаться с нашими экспертами Asana, если хотите узнать больше о функциях Asana или получить помощь в имплементации, расширенную поддержке или обучение ваших команд. Вы также можете узнать больше информации о наших профессиональных сервисах, которую мы подготовили в соответствии с частыми запросами наших клиентов по ссылке.

Преобразуйте процессы своей компании и выйдите на новый уровень организации проектов вместе с Asana!