Metoda kritické cesty: jak ovlivňuje proces řízení projektu

Práce na projektu vyžaduje spoustu technologií, které vám pomohou uspět s výsledky. Jednou z nezbytných technik je metoda kritické cesty, která umožňuje vizualizovat plán projektu a stanovit priority zásadních úkolů, které je třeba provést.

V tomto blogu bude důkladně rozebráno, jak vám tato metoda kritické cesty může pomoci při řízení závislostí úkolů, časových rámců a týmové práce.

Co je metoda kritické cesty a proč ji používat?

Metoda CPM byla vyvinuta koncem 50. let 20. století jako reakce na zvýšené náklady způsobené neefektivním plánováním. Od té doby se stala oblíbenou technikou řízení projektů, která se používá k identifikaci činností potřebných k dokončení projektů a stanovení jejich harmonogramu. Vzhledem k tomu, že úkoly jsou klíčem k časovému harmonogramu projektu, jakékoli zpoždění v plnění úkolů ovlivní zbytek projektu.

Tato technika může různými způsoby ovlivnit výsledky řízení projektu:

1. Zlepší budoucí plánování. CPM lze použít k porovnání vašich skutečných výsledků a očekávání, abyste mohli údaje využít pro budoucí plánování podle svých zkušeností.
2. Usnadní vám proces řízení zdrojů při plánování a rozvrhování zdrojů a činností vašeho týmu. Pomocí této techniky můžete snadno stanovit priority úkolů a efektivněji rozmisťovat zdroje.
3. Pomůže vám vyhnout se problémovým místům tím, že vám ukáže závislosti mezi různými úkoly a umožní vám udržet činnosti v souladu.

Jak najít kritickou cestu?

Zde je 6 kroků, kterými byste se měli řídit při hledání kritické cesty.

1. Použijte struktury rozdělení práce

Jedná se o nástroj, který vám pomůže uspořádat projekt podle hierarchie a zobrazit kritické závislosti mezi úkoly tím, že uvede všechny úkoly potřebné k pokračování projektu. Je to základ vašeho CPM. Jakmile máte na palubě vše, co je třeba udělat, můžete začít identifikovat závislosti úkolů.

2. Identifikujte své závislosti

Nyní můžete na základě struktury členění určit úkoly, které jsou na sobě závislé. V tomto kroku můžete také pochopit úkoly, které by mohly být prováděny paralelně.

3. Vytvořte síťové diagramy

V tomto kroku byste měli svou strukturu členění proměnit v síťový diagram, v němž chronologicky umístíte úkoly do jednotlivých políček a pomocí šipek znázorníte závislosti úkolů.

4. Odhadněte dobu trvání úkolů

Je to okamžik odhadu trvání úkolů, který můžete provést na základě svých zkušeností a znalostí údajů o předchozích projektech nebo oborových standardů. Tým Asana také doporučuje používat techniku předávání a zpětného předávání.

• Předchozí postup se používá k výpočtu data předčasného zahájení (ES) a data předčasného ukončení (EF) na základě předem zadaného data zahájení. Výpočet začíná hodnotou 0 u ES první činnosti a pokračuje skrz plán. Tato technika umožňuje včasné přidělení zdrojů projektu.
• Pro výpočet dat pozdního zahájení (LS) a pozdního ukončení (LF) se používá zpětný průchod. Výpočet začíná u poslední naplánované činnosti a postupuje zpětně celým harmonogramem.

Tyto dvě techniky lze také použít k určení pohyblivosti nebo flexibility rozvrhu každého úkolu.

5. Výpočet kritické cesty

Při manuálním výpočtu kritické cesty je třeba nejprve zapsat časy začátku a konce jednotlivých činností. Například začátek první činnosti je 0, kdy čas konce je doba trvání této činnosti. Další činnost, kterou jste identifikovali pomocí struktury členění, začíná v čase ukončení první činnosti (pokud nemohou být prováděny souběžně). Stejná logika zůstává pro všechny činnosti, které jste uvedli jako klíčové pro dokončení projektu. Nakonec budete mít spoustu různých posloupností úkolů.

Dále by pomohlo, kdybyste určili dobu trvání celé sekvence analýzou času, kterou jste věnovali jednotlivým úkolům. Nejrozsáhlejší posloupnost činností je vaše kritická cesta. Jakmile ji budete mít, můžete sestavit harmonogram projektu podle kritické cesty.

Takto může vypadat diagram kritické cesty:

6. Výpočet hodnoty float

Pokud chcete zjistit, o kolik se může úkol zpozdit, aniž by to mělo vliv na další úkoly nebo na datum ukončení projektu, vypočítejte tzv. float, který se vztahuje k flexibilitě vašich úkolů. Jedná se o klíčový zdroj pokrývající rizika řízení projektu nebo neočekávané problémy.

Pamatujte, že vaše kritické úkoly mají vždy nulový float. Pouze úkoly mimo vaši kritickou cestu mohou být zpožděny, aniž by to mělo vliv na datum ukončení projektu.

Výpočet floatu lze provést pomocí algoritmu nebo ručně. K určení celkového floatu a volného floatu použijte výpočty z následující části.

Chcete-li vypočítat svůj float, měli byste níže určit svůj celkový float a svůj volný float.

• Celkový float: Jedná se o dobu, o kterou může být činnost zpožděna oproti datu předčasného zahájení, aniž by to mělo vliv na datum dokončení projektu. Pro výpočet celkového floatu byste měli od pozdního zahájení odečíst své časné zahájení nebo své časné ukončení od pozdního ukončení.
• Free float: Jedná se o dobu, o kterou může být vaše činnost zpožděna, aniž by to mělo vliv na další činnost. Pro výpočet volného pohybu byste měli odečíst Early Finish vašeho aktuálního úkolu od Early Start vašeho dalšího úkolu.

Pro projektové manažery může být výpočet floatu přínosný několika způsoby:

1. Udržuje harmonogram projektu na správné cestě. Čím flexibilnější jste, tím větší je šance, že projekt dokončíte dříve nebo včas.
2.  Pomáhá vám stanovit priority úkolů tím, že identifikuje činnosti s volným floatem a odloží některé úkoly s vysokou flexibilitou.
3. Jak jsme již zmínili, float vám také může umožnit pokrýt rizika projektu nebo neočekávané problémy, které se objeví.

Jak používat CPM?

CPM vám umožní s větší jistotou reagovat na některé problémy, které se mohou objevit v průběhu projektu, reagovat na různé překážky a dodržovat termíny.

1. Kompresní plány 

S ohledem na to, že se termíny projektů mohou posunout, můžete při znalosti CPM použít dvě techniky komprese harmonogramu: fast tracking a crashing. Během fast-trackingu identifikujete činnosti, které by mohly být prováděny současně, a spustíte je paralelně, čímž urychlíte dobu trvání projektu. Zatímco při technice crashing byste měli přidělit více zdrojů, abyste urychlili své činnosti, zároveň byste měli schválit se zúčastněnými stranami rozsah projektu.

2. Řešení nedostatku zdrojů 

Předpokládejme, že váš projekt narazí na problém se zdroji. V takovém případě jsou někteří členové týmu přetížení a je třeba určité vybavení. Měli byste použít techniku vyrovnávání zdrojů, která zahrnuje řešení přerozdělení nebo konfliktů při plánování, abyste zajistili, že projekt bude možné dokončit s dostupnými zdroji. Pomocí této techniky upravíte data zahájení a ukončení projektu a budete mít na paměti, že možná budete muset upravit kritickou cestu.

3.Shromažďování dat pro budoucí použití

V průběhu realizace projektu můžete vždy porovnat svá očekávání se skutečností, původní kritickou cestu se skutečnou kritickou cestou, a použít tato data jako referenci, abyste v budoucnu mohli provést relevantnější a přesnější odhady svého projektu.

Jak jsme viděli, CPM může projektovým manažerům pomoci lépe vizualizovat průběh prací na projektu a mít vše pod kontrolou, od času a harmonogramu až po různé úkoly, které by mohly být odloženy nebo jsou klíčové pro dokončení projektu. To vše lze sledovat prostřednictvím Asany, jednoho z nejoblíbenějších nástrojů pro řízení projektů.

Chcete-li získat komplexní pochopení procesu vývoje produktu, můžete si přečíst více o jeho fázích, technikách a osvědčených postupech v našem článku.

Pokud se chcete o nástroji Asana dozvědět více, napište odborníkům na Asanu ze společnosti Cloudfresh. Cloudfresh je jedinečné centrum odborných znalostí pro služby Google Cloud, Zendesk, Asana a Gitlab.

Co nabízíme?

1. Implementaci. Pomůžeme vám pochopit proces a zodpovíme všechny vaše otázky.
2. Migraci. Vývoj našich nástrojů pro migraci v případě potřeby.
3. Nasazení. Pomoc s bezproblémovým zahájením používání produktu.
4. Audit a poradenství. Poskytování dvou typů školení: pro uživatele a správce.
5. Vývoj integrací s jinými systémy. Přizpůsobení jiným systémům, které používáte.
6. Technickou podporu: Řešení všech incidentů v Asaně, žádostí o správné používání služeb atd.

Spoluprací se společností Cloudfresh navíc získáte následující:

• Možnost platby na fakturu v EU, USD, CKZ, PLN, UAH nebo v jakékoli jiné měně;
• spolupráci ve vašem rodném jazyce díky vícejazyčnosti našeho týmu;
• rozsáhlou profesionální podporu v průběhu celého procesu využívání služeb.

Obraťte se na náš tým a vylepšete IT infrastrukturu své organizace a posuňte své zkušenosti s řízením projektů na vyšší úroveň díky řešením Asana.

Spojte se se společností Сloudfresh