2024: Rok, kdy se techniky řízení projektů setkají se s AI

Společnost Gartner, která je známá v oblasti výzkumu a poradenství, vydala v roce 2019 tiskovou zprávu, v níž tvrdí, že do roku 2030 se dožije pouze 20% povinností, které jsou obvykle spojeny s řízením projektů (ŘP). Můžete se ptát, jaký je důvod této znepokojující vyhlídky? Analytici společnosti Gartner věřili, že za deset let bude umělá inteligence (AI) dostatečně rozvinutá, aby převzala obvyklou práci ŘM – konkrétně shromažďování dat, sledování pokroku a sestavování zpráv. Pokud se při čtení tohoto článku cítíte frustrovaní, chápeme vás. Ale není třeba – ve stejném vydání výzkumníci tvrdí, že umělá inteligence spíše podpoří plánovací a manažerské dovednosti odborníků na řízení lidských zdrojů, než aby je připravila o práci. Toto uvažování je klíčové při procházení změn, které již probíhají ve strategiích řízení projektů. V tomto článku popisujeme, jak lze uplatnit převratnou povahu umělé inteligence.

Přehled metod řízení projekty

Společnost KPMG, jeden z poskytovatelů poradenských služeb „Velké čtyřky“, zjistila, že 67% organizací zabývajících se vývojem softwaru dává přednost agilním technikám, ať už částečně nebo zcela, zatímco pouze 9% volí částečně nebo zcela Waterfall. Průzkumem mezi digitálními lídry, kteří si osvojili agilní metody, společnost KPMG zjistila, že 78% z nich používá Scrum a 46% Kanban. Pojďme se tedy ponořit do jednotlivých nejpopulárnějších technik řízení projektů a uvidíme, jak je umělá inteligence dokáže transformovat.

Scrum

Jak už víte, Scrum-projekty jsou obvykle rozdělené do krátkých cyklů nazývaných sprinty trvající dva až čtyři týdny. Tým pracuje na prioritním seznamu úkolů v každém sprintu a účastní se každodenních schůzek, na kterých se probírá pokrok a zjišťují se případné překážky.

Umělá inteligence vám s tím může pomoci tím, že doporučí optimální trvání sprintu na základě rychlosti týmu (práce vykonaná na sprint) a předchozího výkonu. Může také analyzovat minulé překážky a navrhnout preventivní opatření do budoucna.

Kanban

Protože Kanban představuje úkoly jako karty, které se po dokončení pohybují po sloupcích nástěnky, poskytuje vám, projektovému manažerovi, způsob, jak přesně sledovat, co každý člen vašeho týmu dělá, abyste optimalizovali toky úkolů.

Ale co kdybyste místo ručního sledování mohli delegovat to na AI? Analyzovala by nástěnky Kanban v reálném čase, identifikovala by úkoly, které se hromadí v určitých fázích, a vyzvala by vás k prozkoumání potenciálních omezení zdrojů nebo k revizi závislostí úkolů, aby vše probíhalo hladce.

Waterfall

Situace s Waterfall je trochu složitější, protože zde musíte projekt rozdělit do jednotlivých fází, jako je shromažďování požadavků, projektování, vývoj, testování a nasazení. Mezitím nemůžete pokračovat do další fáze, dokud nebude dokončena předchozí.

Přestože Waterfall nezahrnuje iterativní povahu, která je silnou stránkou AI, AI může automatizovat rutinní úkoly v každé fázi. Například poté, co odešlete požadavky do nástroje pro správu projekty, můžete získat Ganttův diagram se všemi fázemi, závislostmi a daty zahájení.

Stačí tyto tři techniky?

Ne. Existuje mnohem více postupů řízení projektů, které se do zpráv dostávají jen zřídka, ale přesto je profesionálové v oblasti řízení projektů v různých odvětvích často používají.

Metoda kritické cesty (CPM)

Metoda kritické cesty určuje, jak rychle může být dokončen projekt, procházející nejdelším řetězcem úkolů. Zpoždění v kterémkoli z nich přímo ovlivňuje celkovou časovou osu a datum ukončení. Pro potřebné výpočty se projektoví manažeři tradičně obracejí na nástroje pro tvorbu síťových diagramů.

S AI však můžete vzít v úvahu průběh provádění projektu v reálném čase a dynamicky přepočitat kritickou cestu a zůstat ve proaktivní, aby projekt se pohyboval podle rozvrhu.

Program hodnocení a revizí projektu (PERT)

PERT je podobný CPM, ale zaměřuje se na řízení nejistoty. Je založen na pravděpodobností (optimistické, nejpravděpodobnější a trvání pesimistické doby), aby se zohlednily potenciální odchylky v dobách dokončení úkolů.

Díky těmto metodám řízení projektů AI dokáže analyzovat údaje o minulých projektech, možnosti zdrojů a oborová měřítka a vytvářet realističtější odhady.

Struktura rozpisu práce (WBS)

S hierarchickou strukturou se WBS rozděluje projekt na postupně menší a menší části. Berte to jako cestovní mapu, která ukazuje každý krok nezbytný k dosažení vašeho konečného cíle projektu. Obvykle specialisté v oblasti řízení projektů provádějí brainstorming a určují všechny potřebné úkony k dokončení projektu poté je rozdělí na menší úkoly. Tímto způsobem vytvářejí strukturu větvení, která ukazuje, jak každý prvek souvisí s celkovým cílem.

S umělou inteligencí můžete zajistit, že všechny nezbytné dílčí úkoly budou zachyceny a správně popsány, čímž se sníží riziko chyb v důsledku nevhodných metod řízení. projektů.

Štíhlá výroba

Štíhlá výroba není jen jednou ze samostatných technik řízení projektů, ale spíše filozofie, která klade důraz na trvalé zlepšení a odstraňování plýtvání.

Umělá inteligence se však v tomto rámci může stát mocným nástrojem. Dokáže analyzovat obrovské množství dat a identifikovat kořeny veškerého plýtvání, jako jsou přepracování, prostoje nebo nevyužité zdroje, což vám umožní zaměřit své úsilí na zlepšení v oblastech s největším plýtváním.

Asana AI

Pokud vás zajímá, zda již existují řešení s umělou inteligencí, máme velmi dobré zprávy.

Asana je k dispozici v 192 zemí a čítá přes 90 000 placených organizací a miliony těch, kteří jej používají zdarma. Tohle je vedoucí software pro řízení projektů (nezapomeňte se podívat na našeho obecného průvodce jak efektivně používat Asanu). Vzhledem k postavení na trhu je logické, že se Asana rozhodla vstoupit do oblasti umělé inteligence. Dostupnost jednotlivých funkcí AI a limity jejich využití vycházejí z tarifů; níže naleznete stručný přehled každého z nich.

Uživatelé tarifu Starter (150 akcí za měsíc), Advanced (1500 akcí za měsíc), Enterprise (neomezené měsíční aktivity) a Enterprise+ (neomezené měsíční aktivity) mohou využít následujících příležitostí:

• Chytré souhrny navržený tak, aby ukončily nekonečné sledování konverzací a komentářů. Získávají klíčové akční body a události a dávají vám rychlé a jasné pochopení toho, co vyžaduje vaši pozornost.
• Chytrý editor vám pomůže vytvořit jasná, stručná a smysluplná sdělení. Tento asistent umělé inteligence zajistí, že váš text bude napsán správným tónem a nebude způsobovat nedorozumění. Už se nemusíte bát překlepů nebo nejasných pokynů – zaměřte se na to, abyste své sdělení efektivně předali.
• Díky Chytrému poli mezifunkční spolupráce se stala ještě jednodušší. Nechte si automaticky vygenerovat, která odpovídají vašim projektům a mějte vše organizované a snadno vyhledatelné. Už žádné úsilí o vytvoření správných polí pro různé členy týmu – AI Asana se o to postará.
• Chytrý stav analyzuje váš projekt a generuje automatické aktualizace, které identifikují slepá místa, nevyřešené problémy a potenciální překážky.
• Chytré odpovědi použijte technologii zpracování přirozeného jazyka (NLP) k zodpovězení vašich otázek ohledně úkolů a projektů v reálném čase. Identifikujte překážky, určujte další kroky a přijímejte informovaná rozhodnutí – – to vše s Asanou.
• Dohledávání projektových aktivit může být časově náročné. Chytré přehledy tuto námahu eliminují tím, že poskytují přehledný souhrn všech posledních aktualizací a zajímavostí, který vám nezabere mnoho času, ať už je jakkoli nabitý.
• Chytrá pravidla vám umožní vytvářet automatizované pracovní postupy s výzvami v přirozeném jazyce, pokud vás unavuje ruční zadávání dat a opakované činnosti. Řekněte Asaně, co chcete automatizovat, a nechejte AI, aby se postarala o těžkou práci.

Co se týče úrovní Premium, Business a Legacy Enterprise, jediné dostupné funkce pro tyto uživatele Software Asana je:

• Chytré souhrny.

• Chytrý editor.

• Chytré pole.

Je důležité poznamenat, že všechny zmíněné komponenty jsou poháněny partnery třetích stran Asana, konkrétně Antropic a OpenAI. Za zmínku také stojí, že Asana podniká řadu kroků k ochraně dat svých zákazníků. Za prvé, partneři nepoužívají vámi poskytnuté informace k výcviku modelů. Zadruhé jsou povinni vymazat vaše údaje ihned po dokončení dotazu.

Zajímavé je, že společnost Asana spustila na svém webu specializovanou stránku služeb AI, oznamující nové funkce jako Chutré cíle a Chytrá hlášení označila 5. červen letošního roku za den, kdy redefinuje řízení práce. Ať už společnost naplní očekávání nebo ne, jedna věc je jistá: AI je tu zastává a stále více dodavatelů jde ve stopách společnosti Asana.

O nás

Cloudfresh je partnerem Asana Solutions.

Chceme, abyste se soustředili na to nejdůležitější – dosahování výsledků. Okamžitá odezva napříč více komunikačními kanály zajišťuje, že nikdy nezůstanete na holičkách.

Díky tomu, že jsme pomohli společnostem v oblasti her, výroby, maloobchodu, e-commerce, doručování potravin, zdravotnictví, financí, pojišťovnictví a bankovnictví dosáhnout špičkového výkonu, rozumíme jedinečným výzvám vašeho odvětví a jsme připraveni nabídnout odpovídající řešení.

Důležité je, že Cloudfresh není pouze prodejcem Asana, ale také odemyká plný potenciál technik řízení projektů. Naši certifikovaní odborníci poskytují personalizované služby, jako jsou školení, návrh a seznamovací sezení atd. Pomůžeme vám maximalizovat úspory a zvýšit efektivitu při zajištění nejvyšší úrovně služeb.

V Cloudfresh také věříme ve vytvoření komunity zaměstnanců založených na znalostech. Jako konzultant pro implementaci Asany, nabízíme komplexní balíček služeb včetně auditů, čtvrtletních obchodních revizí, pravidelných kontrol a školicích programů na míru.

V neposlední řadě jsme s nadšením pomáháme firmám všech velikostí využívat sílu umělé inteligence při řízení produktů a projektů. Budeme vás doprovázet na každém kroku – od výběru ideálního řešení AI až po jeho spuštění a vyhodnocení.

Pokud byste vidět, co přesně může Asana znamenat pro vaši organizaci, kontaktujte nás pomocí formuláře níže.