Rozhodovací matice: 7 kroků k rozhodnutí

Náš život, osobní i profesní, se skládá z voleb a rozhodnutí, která musíme činit každý den. Taková rozhodnutí mohou vás nebo váš tým nasměrovat správným směrem, pomoci vám zvýšit výkonnost a dosáhnout vašich cílů.

Představte si, že máte k dispozici nějakou užitečnou analytickou techniku, která vám pomůže učinit důležité rozhodnutí a vybrat si z různých možností. Byla by pro vás užitečná?

V tomto článku bychom vám rádi pověděli o rozhodovací matici neboli rozhodovací mřížce, která vám pomůže analyzovat výhody a nevýhody různých možností a rychle dojít k nejlepšímu rozhodnutí.

Co je to rozhodovací matice (Decision Matrix)?

Rozhodovací matice je cenným nástrojem pro analýzu a výběr nejlepší varianty pro různé alternativy při rozhodování. Tato technika je významně užitečná, když se snažíte učinit konečné rozhodnutí mezi možnými řešeními s vlivem různých faktorů.

Rozhodovací matice vám může pomoci:

1. Snížit napětí a únavu z rozhodování
2. Snížit míru nejistoty a subjektivity
3. Ujasnit si všechny možnosti a stanovit jejich priority
4. Učinit sebevědomé a racionální rozhodnutí

Kdy rozhodovací matici použít?

Jak jsme již zdůraznili, rozhodovací matice je užitečným nástrojem, když máte problém vybrat si z některých možností. Tyto různé možnosti volby by však měly být srovnatelné. Pokud máte před sebou rozhodnutí typu – “Jakým směrem by se měla ubírat marketingová strategie naší společnosti v příštích dvou letech”, s použitím rozhodovací matice neuspějete.

Analýzu rozhodovacích matic byste měli použít, pokud byste chtěli:

1. Porovnat více podobných možností
2. Zúžit některé možnosti na konečné rozhodnutí
3. Vyhodnotit řadu zásadních faktorů
4. usilovat o nalezení logického úhlu pohledu z racionální analýzy

Pokud se tedy potýkáte se složitými kritérii a více srovnatelnými možnostmi, je pro vás rozhodovací matice tou správnou volbou.

Jak vytvořit rozhodovací matici?

Řekněme, že potřebujete vybrat místo pro nadcházející akci, kterou pořádáte v rámci své práce, abyste získali nějaké potenciální zákazníky nebo poskytli zásadní informace svým stávajícím zákazníkům v dané oblasti. Zde je sedm kroků rozhodování a vytvoření rozhodovací matice:

1. Určete si alternativy

Před sestavením matice byste si měli vyjasnit různé možnosti, mezi kterými se můžete rozhodovat. V tomto případě můžete objevit například čtyři místa ve městě, která jsou pro vaši akci vhodná.

2. Určete kritéria pro analýzu

Po určení možností byste měli stanovit klíčová kritéria, která je třeba vyhodnotit, abyste se mohli rozhodnout co nejlépe. V našem případě mohou být příkladem rozhodujících faktorů pro místo konání akce náklady, potenciální návratnost investice, poloha, vzdálenost od kanceláře, počet volných míst, dostupnost technického vybavení, možnost uspořádání cateringu nebo oběda, recenze zákazníků z minulosti a další. Vždy byste měli vzít v úvahu, že všechny možnosti budou mít nějaké klady a zápory.

Do zúžení těchto kritérií můžete zapojit některé své partnery a zainteresované strany. Pomohlo by vám to soustředit se na nejpodstatnější faktory, které musíte vyhodnotit.

3. Vytvořte si rozhodovací matici

Rozhodovací matice je mřížka, do níž se vkládají důležité faktory, které je třeba analyzovat a porovnat. Po určení počtu možností a rozhodujících kritérií je na místě vytvořit rozhodovací matici.

K vytvoření mřížky, do které umístíte všechny možnosti a faktory, můžete použít nástroj pro správu práce Asana. Své možnosti můžete nastavit jako názvy sloupců a kritéria jako názvy řádků.

4. Vyplňte rozhodovací matici

Nyní můžete začít hodnotit své možnosti podle hodnotových kritérií. Můžete použít stupnici od 1 do 5, kde 1 je nejhorší a 5 nejlepší.

V této chvíli začnete nástroj rozhodovací matice oceňovat nejvíce, protože na jednom místě uvidíte úplný obraz svých možností a celou řadu důležitých úvah. Nemusíte se nořit do zdlouhavé diskuse například o nákladové efektivitě nebo jiných faktorech. Vyplnění této rozhodovací matice vám pomůže pracovat s každou proměnnou krok za krokem bez rizika, že něco vynecháte.

5. Přidejte faktorům váhu

Když zanalyzujete a zvážíte všechny své možnosti, je na čase přikládat kritériím váhu. Některá mohou být zásadnější než jiná, proto je důležité je vizualizovat v matici řešení, abyste získali nejvyšší hodnocení.

Zásadní jsou pro vás například náklady, protože nesmíte překročit svůj rozpočet. Zároveň je lokalita o něco méně důležitá, ale počítá se více než technické vybavení a počet volných míst. Na posledních jmenovaných tedy záleží stejně, ale o něco méně než na ostatních.

6. Vynásobte vážené skóre

V tomto kroku je již nejnáročnější práce hotova. Nyní stačí váhu vynásobit jednotlivými faktory. Abychom pokračovali v našem příkladu, zde je uvedeno, jak to vypadá, když aplikujete vážené skóre na jednotlivé aspekty každého místa konání:

7.Vypočítejte celkové skóre

Konečně jste spočítali vše, co jste potřebovali k nalezení nejlepšího řešení pro vaši akci. Nyní máte jasnou odpověď založenou na číslech podle vašich základních kritérií a jejich míry významnosti. Stačí jen vypočítat celkové skóre pro každou možnost a učiníte nejpřesnější a nejracionálnější rozhodnutí (v našem případě by to bylo místo konání číslo 2 ).

Alternativy rozhodování

Eisenhowerova matice

Eisenhowerova technika je mřížka 2×2, která vám pomůže stanovit priority úkolů podle naléhavosti a důležitosti. Zde můžete vyhodnotit různé nepodobné úkoly a rozhodnout, na čem je nejlepší pracovat nejdříve.

Abyste mohli toto vyhodnocení provést, měli byste si mřížku rozdělit na čtyři čtverce:

1. V levém horním rohu uveďte seznam naléhavých a nezbytných prací. Měly by to být vaše nejprioritnější úkoly, které je třeba co nejdříve dokončit.
2. V pravém horním rohu uveďte méně naléhavou, ale důležitou práci. Protože tato práce není tak naléhavá, ale důležitá, je lepší si ji přidat do kalendáře nebo použít nějaký nástroj pro řízení projektů, abyste na ni nezapomněli.
3. V levém dolním rohu uveďte seznam naléhavé a nedůležité práce. Tyto úkoly je třeba udělat rychle, ale můžete je delegovat na své kolegy.
4. V pravém dolním rohu uveďte méně naléhavé a nedůležité práce. Abyste omezili případné vyhoření, tyto úkoly vyřaďte z pracovního procesu a dejte o tom vědět svému týmu.

Mapa analýzy zúčastněných stran a diagram RACI

Zásadní je také rozhodnout, které zúčastněné strany by měly být zahrnuty, konzultovány nebo informovány během vašeho rozhodování. Mapa analýzy zainteresovaných stran vám pomůže rozdělit zainteresované strany do kategorií podle jejich vlivu a zájmu o projekt.

K tomu můžete použít čtyři kategorie:

1. Vysoký vliv a zájem: tyto zainteresované strany by měly být zapojeny do plánování a rozhodování o projektu.
2. 3. Vysoký vliv a nízký zájem: tyto by měly mít možnost projekt sledovat v případě, že se budou chtít zapojit více.
3. Nízký vliv a vysoký zájem: tyto zúčastněné strany by měly být rovněž informovány o všech aktualizacích stavu projektu.
4. Nízký vliv a nízký zájem: tito kolegové by měli být zahrnuti do kontrolních bodů projektu, ale neměli by být nutně informováni o aktualizacích projektu.

Po provedení této analýzy můžete vytvořit graf RACI (Responsible, Accountable, Consulted a Informed). Tento diagram vám pomůže odhalit nejlepšího nositele rozhodnutí pro každý úkol a každý krok projektu.

Týmový brainstorming

Někdy je nejlepším způsobem, jak se rozhodnout, uspořádat tradiční týmový brainstorming. Uspořádejte brainstorming na tabuli nebo sdílejte nápady v nástroji pro řízení projektů.

Nejlepší rozhodnutí můžete učinit také tak, že uspořádáte brainstormingové sezení na bílé tabuli nebo budete sdílet nápady v nástroji pro řízení projektů. K tomu vám Asana navrhuje používat nástěnky Kanban, kde mohou členové týmu sdílet své myšlenky, spolupracovat s jednotlivými návrhy přímo v Asaně pomocí “lajků” a po zaplnění nástěnky vše prodiskutovat.

Více informací o rozhodovací matici a dalších řešeních a nástrojích, které je možné v Asaně využít, vám poskytnou naši odborníci. S nástrojem pro řízení práce Asana můžete svůj pracovní proces více zaměřit na cíle, aniž byste trávili spoustu času nekonečnými diskusemi nebo rutinními manuálními úkoly, a maximálně využít svůj pracovní čas.

Cloudfresh je partnerem řešení Asana a jedinečným centrem odborných znalostí pro Asanu, Google Cloud a Zendesk. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby:

• Přizpůsobení;
• Vývoj;
• integraci;
• Školení;
• Licence;
• Podporu.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinou integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne ty nejlepší zákaznické zkušenosti!