Řízení schůzek: jak zajistit, aby schůzky byly méně časté, ale efektivnější

Podle globálního indexu Anatomie práce společnosti Asana stráví pracovníci na zbytečných schůzkách obvykle kolem tří hodin týdně. Neznamená to, že všechny schůzky jsou špatné a neproduktivní. Ukazuje to, že bychom se měli více starat o kvalitu trávení času na schůzkách, nikoliv o kvantitu. Jak tedy zefektivnit naše schůzky a zároveň na nich postupně začít trávit méně času? Zde začíná hrát svou roli řízení schůzek.

Co je to řízení schůzek?

Řízení schůzek zahrnuje všechny vaše činnosti před, během a po schůzce, abyste dosáhli co nejefektivnějších výsledků synchronizace vašeho týmu. Efektivní správa schůzek poskytuje všem účastníkům informace, které potřebují k účasti na schůzce, pomáhá jim plně pochopit cíl schůzky a zefektivňuje čas strávený na synchronizacích.

Proč je tak důležité řídit schůzky?

Osvědčené postupy řízení schůzek umožňují pracovníkům trávit méně času bez rizika, že se méně zapojí do procesu, a více se soustředit na strategické a důležité úkoly. Produktivita řízení schůzek koreluje s efektivitou týmové práce a celkovými obchodními výsledky. Jak tedy plánovat a vést efektivní schůzky?

Efektivní řízení schůzek: co dělat před schůzkou, během ní a po ní?

Před schůzkou

• Definujte cíl schůzky

Cíl schůzky je to, čeho chcete během schůzky dosáhnout. Zahrnuje tedy témata, která by měla být projednána, a rozhodnutí, která by měla být učiněna během času, který strávíte v součinnosti se svým týmem.

Tento první krok řízení schůzky vám umožní pochopit, zda tuto schůzku opravdu potřebujete. Asana doporučuje tři kroky k definování cíle vaší schůzky: 

1. Zaměřte se na přesný a dosažitelný cíl schůzky.
2. Připravte si a sepište všechna témata, která je třeba projednat.
3. Vyhodnoťte a zdůrazněte témata, která by měla být projednána, aby bylo dosaženo cíle schůzky.

2. Určete, kdo by se měl schůzky zúčastnit 

Omezení počtu účastníků je pro vedení přínosné schůzky zásadní. Všichni účastníci by měli být těmi, od nichž se vyžaduje, aby učinili rozhodnutí k dosažení cíle schůzky, který jste si předem určili.

Po skončení schůzky byste měli poslat zprávu i ostatním kolegům, kteří by měli být seznámeni se situací, ale není od nich vyžadováno, aby činili rozhodnutí v souladu s vaším cílem.

3. Definujte role a odpovědnosti

Před schůzkou je důležité určit roli každého účastníka, aby bylo jasné, co je třeba připravit a kdo je za danou věc zodpovědný. Můžete zvolit různé typy rolí. Asana doporučuje zahrnout do schůzky např:

• Facilitátora, který je obvykle zároveň organizátorem schůzky. Tato osoba by měla představit témata, která je třeba projednat, a udržet pozornost všech účastníků.
• Zapisovatele, který je zodpovědný za zaznamenávání poznámek ze schůzky. Doporučuje se neobsazovat tuto roli vždy stejnou osobou. Je tedy lepší střídat pracovníky, kteří jsou za tuto činnost zodpovědní.
• Osoby s rozhodovací pravomocí. Ti, kteří přijímají rozhodnutí podle předem stanovených cílů schůzky.
• Přispěvatelé. To jsou lidé, kteří mohou poskytnout některé aktuální informace o projektu, připravit nějaké prezentace nebo nějakým jiným způsobem přispět k dosažení cílů schůzky.

4. Příprava programu schůzky

Příprava programu schůzky vám může posloužit ke dvěma cílům: ke kontrole schůzky, respektive kontrole času schůzky a poskytnutí informací účastníkům o tom, co by si měli připravit, aby dosáhli cílů dané schůzky. Program by měl být sdělen alespoň 24 hodin před jejím konáním.

Co tedy zařadit do programu schůzky? 

1. Cíl schůzky.
2. Účastníky schůzky a jejich role.
3. Témata schůzky a rozhodnutí, která je třeba během schůzky učinit.
4. Doba trvání a čas pro jednotlivá témata.
5. Veškeré podpůrné materiály.

5. Určete, jak dlouho by měla schůzka trvat

Stanovení časového limitu schůzky je klíčové pro to, aby se účastníci mohli soustředit. Studie společnosti Microsoft z roku 2020 ukázala, že při virtuálních schůzkách zůstávají lidé soustředění po dobu 30 minut, zatímco při osobních schůzkách udrží pracovníci pozornost 45 až 60 minut.

Pokud tedy potřebujete naplánovat delší schůzku, abyste dosáhli cílů schůzky, je lepší zařídit 1 minutovou přestávku po 30 minutách.

6. Pošlete pozvánku do kalendáře

Když plánujete odeslat pozvánku na schůzku účastníkům, je nezbytné si odpovědět na následující otázky:

• Potřebujete dodatečný čas na cestu nebo nastavení vybavení?
• Jaké bude místo konání schůzky? Měli byste si ho předem rezervovat?
• V jakých časových pásmech se nacházejí všichni účastníci?

Během setkání

7. Jak pořizovat poznámky ze schůzky? 

Ať už jste někomu svěřili roli zapisovatele, nebo jste se rozhodli, že to budete vy, zde je několik tipů, jak pořizovat zápisy ze schůzek, které mohou být vždy ošemetnou povinností:

• Program schůzky by měl být plánem vašich poznámek. Všechny informace, které byste si měli poznamenat, tedy budou již uspořádány podle plánu.
• Nepište vše tak, jako byste si zaznamenávali citáty. Snažte se soustředit na zvýraznění jen těch nejdůležitějších informací.
• Pokud se účastníte virtuální schůzky bez prezentace, sdílejte obrazovku s každým účastníkem, abyste mu umožnili vidět vaše poznámky.

8. Určete a stanovte, co by se mělo udělat po schůzce.

Každá schůzka by měla končit tak, aby každý účastník věděl, co by se mělo udělat dál. Přiřazení akčních bodů je nejlepším způsobem, jak uvést konkrétní kroky, které by měly být provedeny. Je lepší to udělat v reálném čase během schůzky podle vašich poznámek. Pokud má váš tým nástroj pro řízení projektů, můžete všechny akce přiřadit přímo v programu schůzky.

Tímto způsobem můžete:

• Udržet všechny na stejné vlně.
• Zajistit, aby se všichni soustředili na konkrétní akční plán.

Po schůzce

9. Sdílejte a archivujte poznámky z jednání

Aby bylo možné shrnout vše, co se na schůzce projednávalo, a udržet všechny u zásadních rozhodnutí, je vždy důležité sdílet poznámky ze schůzky se všemi účastníky. Zápisky můžete sdílet také s pracovníky, kteří by měli být informováni o průběhu projektu, ale schůzky se nezúčastnili.

Všechny poznámky by měly být uloženy na místě, ke kterému mají všichni snadný přístup. Například pomocí nástroje Asana tam můžete uchovávat důležité informace o projektu a každý účastník může poznámky ze schůzky přímo komentovat, přidávat a také na nich spolupracovat.

Některé z nápadů na online řízení schůzek můžete využít k tomu, abyste na schůzce neztráceli čas a aby byla efektivnější a produktivnější. Nástroje Asana vám pomohou naplánovat a spolupracovat na programu schůzky, udržet všechny v obraze ohledně klíčových rozhodnutí a postupu a umožnit ostatním pracovníkům přístup ke všem potřebným dokumentům.

Cloudfresh je partnerem řešení Asana a jedinečným centrem odborných znalostí pro Asana, Google Cloud a Zendesk. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby:

• Přizpůsobení;
• Vývoj;
• Integrace;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinou integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vám vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne ty nejlepší zákaznické zkušenosti!

Spojte se se společností Сloudfresh