Jak udržet produktivitu pracovníků v hybridním pracovním prostředí pomocí řešení Asana

V moderním světě se v důsledku technologického rozvoje, pandemie a dalších faktorů stalo budování asynchronního a produktivního pracovního prostředí a zároveň podpora preferencí lidí zásadním úkolem pro management firem. Jak by tedy vedoucí pracovníci mohli udržet dobře strukturované pracovní prostředí a zároveň propojit lidi v různých časových pásmech a na různých místech a umožnit zapojení a efektivitu pracovníků?

Co ztěžuje produktivitu pracovníků?

Náš typický pracovní den se nyní liší od toho před pandemií. Podle globálního indexu Asana Anatomy of Work 2022 patří mezi hlavní výzvy, kterým v pracovním režimu čelíme, následující:

1. Strategické práce ubývá, protože pracovníci tráví více času kvalifikovanou prací a mají pocit, že se musí více zapojit do firemních vizí a globálních plánů.
2. Značná část vyhoření je způsobena problémem “work around work” (práce na práci), včetně rutinní komunikace, opakujících se úkolů, aktualizací stavu a další nekvalifikované práce.
3. Pracovníci pociťují vysokou míru rozptýlení a potřebují se více soustředit kvůli rostoucímu množství oznámení z aplikací. Domnívají se také, že zlepšení efektivity schůzek může snížit množství komunikace prostřednictvím aplikací.

Všechny tyto faktory ovlivňují výkonnost a emocionální stav pracovníků, způsobují jejich vyhoření a nespokojenost s prací. To vyžaduje změnu představy o hybridním pracovním prostředí odstraněním aspektů, které negativně ovlivňují produktivitu pracovníků.

Jak umožnit asynchronní spolupráci?

Jako manažer týmu nebo vedoucí projektu zde naleznete několik zásadních bodů, jak můžete posílit spolupráci svého týmu v hybridním režimu při zachování asynchronní spolupráce:

1. Podpořte týmovou spolupráci: sejděte se s členy týmu pomocí online platforem pro spolupráci nebo videokonferencí, a to i na různých místech a v různých časových pásmech.
2. Zvyšte efektivitu schůzek: pravidelně analyzujte plán schůzek, zařazujte do agendy jen ty nejpodstatnější a nejcennější body a informujte všechny, pokud se objeví změny.
3. Eliminujte rozptylování: poskytněte svému týmu jedinečné místo pro spolupráci, sdílení souborů, komunikaci, zadávání úkolů a komentování, a to na jednom místě a v reálném čase. To pomůže vašim pracovníkům zůstat na stejné vlně, ale zároveň zůstat soustředění a více se věnovat důležitým úkolům.

Tipy a triky pro budování produktivní týmové spolupráce prostřednictvím Asany

Asana jakožto jeden z předních nástrojů pro správu projektů, se hodí, když potřebujete spravovat několik pracovních postupů ve více týmech. Zde je několik tipů, jak používat Asanu pro zvýšení produktivity práce v hybridním prostředí:

1. Používejte portfolia. Tato funkce vám umožňuje organizovat projekty, stavy a rozsahy dat, přistupovat k pracovnímu zatížení, sledovat jejich průběh v reálném čase, procházet další informace a informovat svůj tým o pokroku. Tato funkce je velmi ideální záchranou, když chcete omezit opakující se úkoly a nepomáhá komunikace.
2. Udržujte si soulad se sdílenými cíli. Abyste předešli vyhoření pracovníků způsobenému především absencí pochopení vize společnosti, můžete využít funkci Shared Goals (Sdílené cíle). Ta pomůže všem členům týmu nahlédnout na jejich celkový vliv na společnost a zajistí transparentnost a přehlednost v rámci týmu o aktuálních projektech a strategiích.
3. Pro jasná očekávání použijte funkci Tasks (Úkoly). Pomocí této funkce můžete snadno sledovat termíny a pracovní priority, komunikovat, poskytovat zpětnou vazbu a upřesňovat další informace v reálném čase. Vašemu týmu tak bude zcela jasné, co myslíte konkrétními úkoly a co mají dělat.
4. Získejte přehledný monitoring pomocí funkce Universal Reporting. Díky této vlastní funkci můžete získat podrobné informace o zpožděných úkolech a produktivitě jednotlivých členů týmu a zdatně analyzovat jejich výkon.
5. Používejte pravidla pro omezení manuální práce. Jedná se o skvělou automatizační funkci, která vám pomůže sestavit sekvence na posunutí úkolu vpřed bez manuální práce. Poskytuje pracovníkům více času na kvalifikované a strategické pozice a omezuje opakující se rutinní úkoly.

Asana nabízí bohaté funkce pro různě velké týmy, specifika projektů a preference pracovních režimů. S tímto řešením se nemusíte obávat čelit moderním výzvám, protože vše je přehledné, jasné a dobře strukturované.

Pokud chcete zjistit více o možnostech řešení Asana pro vaši firmu, můžete navštívit naši stránku Profesionální služby Asana a kontaktovat náš tým odborníků na Asanu. Jako partner pro řešení Asana vám specialisté společnosti Cloudfresh pomohou hlouběji proniknout do pracovních postupů vaší firmy, analyzovat vaše potřeby a implementovat nejvhodnější řešení podle potřeb vaší společnosti.

Udělejme ze spolupráce vašeho týmu hnací sílu směrem k vašemu rozšíření a zvyšme vaše obchodní výsledky!

Spojte se se společností Сloudfresh