Průvodce krok za krokem k vytvoření ročního plánu: Asana Playbook

Je váš tým připraven plánovat na rok dopředu?

Schopnost organizace jasně formulovat a měřit, čeho je třeba dosáhnout, je důležitější než kdy jindy, přesto má mnoho týmů stále problémy s nalezením shody.

Podle zprávy Goals Report společnosti Asana pouze 16 % znalostních pracovníků tvrdí, že jejich společnost efektivně stanovuje a komunikuje firemní cíle, a pouze 26 % pracovníků tvrdí, že mají jasnou představu o tom, jak jejich individuální práce přispívá k dosažení těchto firemních cílů.

Když se lidé cítí odloučeni od hlavních cílů, je pro zaměstnance těžší najít motivaci a odvádět svou nejdůležitější (a nejlepší) práci. Proto je roční plánování – a propojení tohoto plánu s každodenní prací každého zaměstnance – pro úspěch organizace nebo týmu zásadní.

Spíše než odvádět dobrou práci je pro vedoucí pracovníky zásadní zajistit, aby každý člen týmu vykonával správnou práci efektivním způsobem.

Jaké jsou tedy rozhodující kroky, které je třeba učinit, aby bylo možné plánovat?

Krok 1: Vytvořte plán pro plán

Jednou z největších a nejdůležitějších otázek každého ročního plánovacího cyklu je: Kde začít?

Při vytváření “plánu pro plán” by si skupina měla položit tyto čtyři klíčové otázky:

• Jaká jsou hlavní rozhodnutí, která je třeba učinit?
• Kdo se bude podílet na procesu ročního plánování?
• Kdo bude tato rozhodnutí přijímat?
• V jakém pořadí je třeba tato rozhodnutí učinit?

Příprava plánu ale ještě není u konce. Než se vrhnete do konkrétního rozhodování, musíte vyřešit ještě jeden krok: určit celopodnikovou strategii a zdroje, se kterými můžete pracovat. Jaký je velký cíl (nebo cíle), na jehož dosažení budou všichni pracovat? V dobře sestaveném ročním plánu budou cíle a úkoly každého z nás v konečném důsledku konkrétním a zdokumentovaným způsobem přispívat ke strategii společnosti.

Dále se do konverzace zapojí finanční oddělení, oddělení náboru zaměstnanců a uzemní týmy v realitě. Podívají se na vzorce růstu v celé společnosti a pomohou určit:

• Kolik peněz je k dispozici
• Počet zaměstnanců potřebných k dosažení těchto cílů
• Rozpočet potřebný k dosažení těchto cílů
• Kolik peněz je k dispozici pro jednotlivé týmy a organizace

Vzhledem k tomu, že mají na starosti peníze, finanční oddělení a oddělení náboru vám řeknou, jaké zdroje jsou pro vaše týmy k dispozici k dosažení jejich cílů.

Krok 2: Vytváření chytrých cílů organizace a týmu

Organizace, které uplatňují metodiku stanovování cílů, mají trvale lepší výsledky při realizaci projektů a iniciativ. Díky jasným cílům můžete efektivně proměnit skvělé nápady v lepší podnikání. Existuje mnoho různých metodik pro tvorbu a psaní cílů, například cíle SMART, KPI a OKR. Je pravděpodobné, že vaše organizace má metodiku, kterou preferuje používat. Jakmile určíte, kterou metodiku pro psaní cílů použijete, dalším krokem je zjistit, jaké tyto cíle jsou.

Zde jsou tři otázky, které si můžete položit a které vám a vašemu týmu pomohou právě v tomto směru:

1. Jaké jsou vaše priority (jako týmu)?
2. Na jaké tři velké iniciativy se váš tým v tomto fiskálním roce zaměří?
3. Na co se jako tým NEbudete soustředit?

Jakmile má celé oddělení odpovědi na výše uvedené otázky – a každý tým v oddělení je má také – je důležité, aby si všichni sdělili, jaké jsou tyto priority, velké iniciativy a co naopak mezi priority nepatří.

Krok 3: Řiďte a sledujte pokrok

Cíle musí být na prvním místě a také musí být snadno dostupné pro všechny, aby je mohli plnit a věděli, proč je jejich práce důležitá. Pokud váš roční plán a odpovídající cíle žijí v zřídka kontrolovaném PowerPointu, lidé na ně snadno zapomenou.

S platformou pro řízení práce jsou plány, strategie a cíle vedle práce, kterou je třeba vykonat k dosažení těchto cílů.

Když jsou cíle propojeny s prací:

1. Organizace mohou dosáhnout sladění a přehlednosti díky jedinému zdroji pravdivých informací
2. Priority společnosti jsou na prvním místě, zatímco týmy vykonávají práci
3. Týmy mohou stanovit priority a zaměřit se na práci, která podporuje celkovou strategii a vede k měřitelným výsledkům.
4. Týmy jsou angažovanější, protože jejich práce je spojena s cílem a vědí, jak jejich práce ovlivňuje širší souvislosti.

Jakmile jsou firemní a týmové cíle v platformě pro řízení práce, mohou vaše týmy začít s realizací ročního plánu rozdělením cílů na projekty nebo iniciativy. Díky sledování všeho v platformě pro správu práce můžete zmapovat většinu úkolů a milníků ještě předtím, než k práci dojde, a zbavit se tak problému “work around work” již předtím, než s prací začnete. Nyní se váš tým může soustředit na plnění úkolů, a ne na “stavbu letadla za letu”.

Krok 4: Odškrtávejte úkoly po celý rok

Dodržováním metodického postupu, rozdělením velkých částí na kousky a vložením cílů do platformy pro řízení práce můžete usnadnit proces a vytvořit roční plán, který se bude hýbat.

Asana pomáhá týmům organizovat jejich práci, od malých projektů až po strategické iniciativy. Globální zákazníci, jako jsou Amazon, Japan Airlines, Sky a Under Armor, spoléhají na Asanu při řízení všeho od firemních cílů přes digitální transformaci až po zavádění produktů a marketingové kampaně.

Cloudfresh je partnerem řešení Asana a jedinečným centrem odborných znalostí pro Asanu, Google Cloud a Zendesk. Pro tyto produkty vám můžeme poskytnout následující služby:

• Přizpůsobení;
• Vývoj;
• Integrace;
• Školení;
• Licence;
• Podpora.

Naši specialisté vám pomohou optimalizovat vaši IT infrastrukturu, vyvinou integrace pro lepší interoperabilitu systémů a pomohou vytvořit zcela nové struktury a procesy pro vaše týmy, zatímco naše centrum podpory vám poskytne ty nejlepší zákaznické zkušenosti!

Spojte se se společností Сloudfresh