Použití Asany ve zdravotnictví: Jak Medzakupki Ukrajina optimalizovala své pracovní procesy

 Vliv Asany na chod podniku:

•  Projektový nástroj využívá 90 z 80 zaměstnanců;
•  Doba sběru analýzy se zkrátí z 1 dne na 1 hodinu;
•  4 oddělení v podniku pracují současně v Asana na procesech nákupu.

Státní podnik „Medical Procurement of Ukraine“ je jedinou národní agenturou, která zajišťuje centralizovaný nákup kvalitních léků a zdravotnických prostředků na náklady státního rozpočtu.  Společnost byla vznikla 25. října 2018 a nyní je pod správou Ministerstva zdravotnictví Ukrajiny.  Jedná se o velký podnik s majetkovou hodnotou více než 2 miliardy hřiven (údaj z konce roku 2020), který je zodpovědný za poskytování potřebných léků ve zdravotnickém ústavu.

 Klíčovým cílem projektu je vytvořit transparentní, efektivní, konkurenceschopný a úsporný systém pro daňové poplatníky, kteří za pořízení léků platí.

 Postupem času přibývalo projektů a úkolů a týmu chyběla platforma pro řízení workflow, která by fungovala efektivně.  Zatímco MedData pomáhala s analytickou částí práce, průběh projektových prací nebyl nijak zachycen.  To je důvod, proč IT tým začal hledat možnosti, jak získat nástroj pro správu a optimalizaci úloh, a nakonec objevil Asanu.

Od pamatování si úkolů v hlavě až po efektivní řízení

Po zvolení projektového přístupu k práci se společnost potýkala s problémem spojeným s nedostatkem efektivního řízení.  Úkoly byly zaznamenány v Google Docs, noteboocích nebo si je zaměstnanci museli prostě zapamatovat.  Proto bylo problematické sledovat pracovní výkon a zmapovat úplný obraz projektu.

 Všechna data o skutečných projektech byla rozptýlena na různých místech a proces řízení nebyl centralizován.  Neexistoval ani způsob, jak prozkoumat celý pracovní proces a dozvědět se tak o postupu projektu.  To negativně ovlivnilo produktivitu a efektivitu společnosti jako celku.  Bylo také důležité, aby oddělení společnosti měla vzájemný přístup ke svým úkolům.  Bylo potřeba synchronizovat oddělení, jako je logistika, category management, nákup a kontraktace.  Hlavním důvodem potřeby manažerského nástroje však byla neschopnost monitorovat práci na jednom místě.

 Proto byli IT specialisté společnosti pověřeni analýzou existujících platforem projektového řízení na trhu.

 Nástroj byl hodnocen podle toho, jak splňuje požadavky společnosti.  Hlavní výběrová kritéria byla:

•  Flexibilita při používání.  Bylo důležité, aby různá oddělení společnosti měla vzájemný přístup ke svým úkolům.  90 zaměstnanců navzájem nevidělo svou práci a procházelo tak svými úkoly naslepo.  Je důležité držet krok s tím, co se děje v sousedních odděleních, což mělo významný dopad na produktivitu;
•  Schopnost komunikovat s jinými systémy přes API.  Podnik stále roste a expanduje, což znamená, že počet používaných systémů se bude i nadále zvyšovat;
•  Schopnost vytvářet zprávy a analýzy o provedené práci.  2000 nemocnic po celé zemi denně zadává do systému data o zbývajících lécích a vakcínách.  Shromažďování denních analýz je nezbytné k pochopení rozsahu úkonů.

Dobře koordinovaná práce všech oddělení

 V důsledku toho tým vybral dodavatele nástrojů pro správu a po konzultaci od třetí strany z nich několik upřednostnil.  Mezi nimi byl i Cloudfresh, jehož služby firma nakonec využila.

 Společnost zvolila nástroj pro správu úloh Asana, která hned spustila zkušební měsíc používání platformy.  Na konci zkušebního období bylo rozhodnuto pokračovat v používání platformy, protože Asana se flexibilně přizpůsobila interním potřebám společnosti, a to jmenovitě:

•  Zadáváním zakázek a uzavíráním smluv;
•  Náboru zaměstnanců;
•  Marketingu;
•  Vývoji IT atd.

Další velkou výhodou, kterou Asana poskytla, byla možnost být v kontaktu s prací všech oddělení společnosti.  Vzhledem k tomu, že různá oddělení společnosti mají často společné úkoly, bylo důležité najít nástroj, který umožní sledovat veškerý postup práce a umožní tak ilustrovat to, co se ve společnosti skutečně děje.  Tímto způsobem má společnost také možnost plánovat úkoly do budoucna a sledovat výsledky práce online a to na celopodnikové úrovni.

 Asana se zlepšila v následujících sektorech:

•  Rychlost přípravy analytiky pro sledování nákupu.  Dříve firmě trvalo sestavení všech analýz celý den.  Nyní s Asanou to lze provést jediným kliknutím.
•  Kvalita a přesnost řízení úkolů IT oddělení a schopnost používat metodiku Scrum pro řízení rozvoje IT;
•  Pohotovost při shromažďování všech potřebných materiálů pro školení nových členů týmu;
•  Pochopení milníků úkolů při vzájemné závislosti s ostatními odděleními.

Výsledkem je, že 80 z 90 zaměstnanců nyní používá Asanu pravidelně. Asanu v současné době nevyužívají pouze účetní oddělení, jednoduše kvůli rutinnímu charakteru jejich práce.

 Asana  – nástroj pro transparentní nákup

 Každý rok státní podnik „Medical Procurement of Ukraine“ vyvíjí své vlastní možnosti nákupu, logistiky a softwaru.  Cílem společnosti je tento trend udržet a v blízké budoucnosti rozšířit funkcionalitu a personálně se navyšovat.  Díky službám Cloudfresh byla společnost schopna pokrýt téměř všechny potřeby, které vyžadovaly nástroj pro správu úkolů.

Nyní má společnost v plánu rozšířit Asanu, aby mohla tento nástroj dále implementovat na budoucích projektech pro nových oddělení.  Společnost také plánuje použít takové funkce, jako jsou časové osy úkolů a projektů, dynamická správa sestav a interakce s roboty Telegram prostřednictvím API.

“Transparentní zadávání zakázek vždy znamená transparentní procesy a Asana je jedním z těch nástrojů, které nám s tímto pomáhají.”

Spojte se se společností Сloudfresh