Jak práce na práci brání skutečné práci

V tomto článku se naučíte:

• Co je práce na práci
• Jak práce na práci ubližuje produktivitě
• Jak omezit práci na práci – a vrátit se k podnikání
• Jak ClassPass našel srozumitelnost

Podniky kolem světa se rychle mění. Od vzestupu vzdálené a flexibilní práce po způsoby, jak organizace interně komunikují. Mnoho aspektů práce dnes vypadá jinak, než tomu bylo před několika lety. V popředí tolika změn je způsob, jakým spolupracujeme na pracovišti a nové nástroje a software, které to usnadňují.

Pokud jsou však technologie a vybavení špatně spravovány, ne všechny změny nebo spolupráce jsou dobré.

S rozšiřováním komunikačních a kooperačních kanálů přicházejí také nekonečná oznámení a umlčené projekty. Jak pracovní vytížení roste, informace jsou stále více roztříštěné a role a zodpovědnosti jsou nejasné. Pokusem o větší propojení jsme vytvořili řadu dalších problémů, které přispívají ke spoustě zbytečné a zdlouhavé práce za účelem sledování toho, co se děje.

Jinými slovy, dnešní znalostní pracovníci jsou zaplaveni obrovským množstvím „práce na práci“.

Co je práce na práci?

Možná se divíte, co přesně je „práce na práci“? Asana’s Anatomy of Work Index, který zkoumal více než 10 000 znalostních pracovníků z celého světa, definoval práci na práci jako: aktivity, které odvádějí čas od smysluplné práce, včetně komunikace o práci, hledání informací, přepínání mezi aplikacemi, řízení prioritních posunů, a nahánění stavu práce.

Jak to ve skutečnosti vypadá v reálném životě? Práce na práci jsou všechny činnosti, které děláte po celý den a které nejsou skutečnou kvalifikovanou prací, na kterou jste byli najati, například marketingová analýza nebo programování. Je to všední, časově náročná věc, o které si většina lidí myslí, že přichází s prací.

Podle Anatomy of Work Index z Asany, je 60% času člověka v práci věnováno práci na práci, a nikoli kvalifikované práci. Všechny tyto hodiny přispívají k obrovskému množství ztraceného času. Celosvětově v průběhu roku stráví průměrný znalostní pracovník 103 hodin zbytečnými schůzkami, 209 hodin duplicitní prací a 352 hodin mluvením o práci.

Celý ten čas strávený na náhodných úkolech namísto kvalifikované práce, na kterou jste byli najati vy a členové vašeho týmu, vytváří negativní efekty zvlnění, které jsou pociťovány v celém týmu a organizaci.

Jak práce na práci poškozuje produktivitu

Když o tom přemýšlíte, práce na práci neznamená jen prodlužovat a ztěžovat dny. Vzhledem k tomu, že ubírá další důležitou práci, lze efekty vidět v nesčetných zpožděných projektech, zmeškaných termínech a zbytečném točení kola.

A to znamená skutečné potíže pro jednotlivce i organizace.

Podíváme-li se na celkový obraz, index Anatomy of Work zjistil, že drtivá většina znalostních pracovníků (88%) souhlasí s tím, že časově citlivé projekty a velké iniciativy zaostaly nebo vybuchly kvůli objemu úkolů, které mají na stole .

S tolika rozptýleními a různými úložišti informací je téměř nemožné, aby lidé zůstali nad podrobnostmi. Mnoho organizací nemá zavedené správné procesy pro plánování, organizaci a provádění úkolů nebo správu projektů.

Na individuální úrovni práce na práci významně ovlivňuje každodenní pracovní vytížení.

Index anatomie práce také zjistil, že práce na práci přispívá k nevyvážené pracovní zátěži a dlouhým hodinám v práci. Hlavní důvody, proč lidé zůstávají pozdě? Odpovídání na e-maily a zprávy, neočekávané schůzky, honba za schválením a nejasnosti ohledně cílů a odpovědností.

V předchozí studii, kterou dělala Asana, provedla průzkum mezi 6000 znalostními pracovníky v Austrálii, USA a Velké Británii, 80% znalostních pracovníků uvedlo, že se cítí téměř vyhoření. Růst nevyvážené pracovní zátěže je primárním zdrojem stresu pro čtvrtinu zaměstnanců, a když se lidé cítí ve stresu, 82% uvedlo, že se cítí méně zaměstnáni svou prací.

Ukazuje se, že více práce a spolupráce nemusí nutně přispívat ke zvýšení produktivity a štěstí. Tím ale rozhodně není konec příběhu.

Přestaňte pracovat na práci – a vraťte se zpět k práci

Práce na práci je univerzální problém, ale existuje několik způsobů, jak s ní bojovat. Spousta nespokojenosti a stresu pramení z nedostatku přehledu a sladění. Index Anatomy of Work zjistil, že pouze 43% respondentů má jasno v tom, jaké jsou cíle jejich organizace pro daný rok, a pouze 46% respondentů v tom, jak jejich práce přidává společnosti hodnotu.

Pro zajištění bezproblémového běhu dne je důležité zajistit, aby všichni byli v obraze. Pokud lidé neví, jak je jejich práce sladěna s cíli na vysoké úrovni, je těžké zůstat motivovaní a vyprodukovat hodnotnou práci.

V Asaně používáme pyramidu srozumitelnosti, abychom zajistili strukturu pro každého ve společnosti. Spojuje dlouhodobé cíle s krátkodobými cíli, ať už se jedná o produktový plán nebo obchodní plán. Na samém vrcholu pyramidy je mise, která řídí všechna rozhodnutí, následovaná strategií, dále celofiremní cíle, resortní cíle, čtvrtletní cíle, jednotlivé projekty a úkoly. Toto je každodenní práce, která vyplňuje většinu našeho času. Jelikož se však všichni dostávají k misi, nakonec každý ví přesně, jak přispívá k celkovým cílům společnosti.

Jakmile budou všichni v souladu a budou vědět, jak jsou spojeni se strategickými iniciativami a posláním společnosti, musíte přehodnotit technologii a použít ji způsobem, který pomáhá, nikoli brání, procesům.

Průměrný zaměstnanec dnes používá každý den 10 různých aplikací. Čím více aplikací používají, tím déle tráví pocitem rozptýlení nebo prokrastinace .Pro mnoho úspěšných a rychle se rozvíjejících společností je nezbytné odstranit nepořádek a spojit všechny do jednoho systému s platformou pro správu práce

Jak ClassPass našel přehled

Ve společnosti ClassPass, rychle se rozvíjející společnosti, která usnadňuje hledání a rezervaci kurzů fitness, měl marketingový 25 členný tým za úkol spustit více než 200 kampaní ročně, aby zvýšil povědomí o značce společnosti a uživatelskou základnu. Ale realizace těchto kampaní v měřítku – a rychle – však nebyl přímý proces.

Marketingový tým spolupracoval na kampaních s těžkopádnou kombinací e-mailu, chatu a tabulek, což vedlo k:

• Neexistenci jednoho zdroje pravdy a odpovědnosti v předepsaných termínech
• Neustálé potřeb2 stav aktualizovat
• Informační sila a dokumenty se ztratily v e-mailových konverzacích
• Mohly být sloučeny duplicitní pracovní požadavky

Se zavedením Asany ukončily mnoho aplikací a začaly spolupracovat na jednom místě. Ve výsledku snížili týmové schůzky o 25%, zlepšili efektivitu týmu o 20% a vytvořili kampaně o 30-40% rychleji.

Sladěním s většími cíli společnosti – zvýšením povědomí o značce a registrací – a následným efektivním používáním technologie, eliminoval ClassPass velkou část zmatku a práce na práci, která dříve trápila jejich tým.

Když se zaměstnanci cítí spojeni s vyššíí misí a mají nástroje, které spíše posilují než zaplavují, mohou lidé efektivněji spolupracovat, převzít kontrolu nad jejich pracovním vytížením a rychleji se rozhodovat. Doufejme, že výsledky budou opět mluvit samy za sebe.

Spojte se se společností Сloudfresh