Jak implementovat Google Workspace pro firmy a zvýšit příjmy společnosti

Jmenuji se Oleg a pracuji jako hlavní konzultant týmu implementace a školení Cloudfresh pro Google Workspace na Ukrajině. Za více než tři roky (celkem na tým) zkušeností s implementací a školením Google Workspace pomohl náš tým stovkám organizací dokončit přechod a přijmout Google Workspace. Vytváříme z jejich pracovního prostoru zcela virtuální prostředí “v cloudu”, které poskytuje více možností pro týmovou práci a zvyšuje efektivitu práce všech zaměstnanců.

Po implementaci se snažíme vzdělávat koncové uživatele a poskytnout jim nástroje, aby mohli plně využívat celý pracovní prostor Google Workspace. Budou tak moci pohodlně přenášet své pracovní postupy ve Wordu do Google Docs (Dokumenty), stejně jako zpracovávat data v Google Sheets (Tabulky), pracovat s náhledy v Google Presentations (Prezentace), chatovat, volat a pořádat videokonference pomocí Meet a Hangouts a mít přístup k desítkám dalších užitečných nástrojů.

U mnoha klientů jsme se setkali s tím, že i poté, co se klient domnívá, že společnost přešla kompletně na Google Workspace, jsou na počítačích zaměstnanců stále nainstalovány staré programy a systémy. Firmy se často nevědomky nebo dokonce omylem ocitají v situaci, kdy udržují dvakrát více nástrojů, než je potřeba, což může vést k několika problémům.

Zde je několik důvodů, proč může být udržování dvou různých typů nástrojů pro zvýšení produktivity pro společnost škodlivé:

1. Podpora softwaru, který organizace pravidelně nakupují, stojí příliš mnoho.

Chcete-li vypočítat počet nadbytečných nákladů na současnou podporu pracovního prostředí Google a dříve zakoupeného softwaru, proveďte následující kroky:

1. Zjistěte roční náklady na podporu dříve zakoupeného softwaru.
2. Spočítejte licence takového softwaru v celé organizaci (obvykle má každý uživatel několik povolení).
3. Vydělte roční náklady na podporu softwaru počtem uživatelů, abyste získali dodatečnou cenu za uživatele za rok.

Někteří naši klienti, například digitální agentura Upturn, ušetřili více než 200 USD na uživatele ročně díky snížení počtu licencí dříve zakoupeného softwaru o 80-95%. Výsledkem byla úspora přibližně 10 000 dolarů ročně. Ještě rozsáhlejší měřítko prokázal další klient Cloudfresh – lvovská společnost zabývající se vývojem softwaru, která dokázala ušetřit miliony hřiven ze svého ročního rozpočtu na IT snížením počtu licencí softwaru zakoupeného před implementací služby Google Workspace.

Kromě plateb za licence na uživatele můžete ušetřit na aktualizaci softwaru, nákladech na školení, správě a rozšiřování personálu IT a vyhnout se nákladům na používání serveru a podporu.

2. Ponecháním softwaru, na který jsou uživatelé zvyklí, podporujete jejich negativní postoj ke změně, což na druhou stranu firmu přijde draho.

Proč by měl koncový uživatel plně přecházet na Google Workspace a jeho nové funkce pro týmovou práci, když má (uživatel) přístup ke svému starému softwaru přímo na svém počítači? Báječný odpustek pro uživatele, že? Může se to zdát jako nevinné a rozumně očekávané chování koncových uživatelů. Přesto může mít neúplná implementace pracovních nástrojů Google Workspace značné negativní důsledky týkající se zbytečně vynaložených peněz.

Ukazuje se, že konkurenční cena licence Google Workspace (začínající na 5 dolarech za uživatele) není to jediné, co pomáhá organizacím šetřit peníze. Zpráva společnosti Forrester z roku 2015 uvádí, že i po počátečních úsporách plynoucích z implementace služby Google Workspace zaznamenaly společnosti, které plně implementovaly Google Apps for Work, další úspory ve výši více než 1 000 USD na uživatele za 3 roky díky jedinečným funkcím týmové práce od společnosti Google.

Konkrétně se společnosti Forrester podařilo zjistit průměrné náklady na následující výhody, které společnosti za 3 roky:

• Ušetřily více než 600 USD na uživatele díky spolupráci s kolegy v reálném čase pomocí služeb Google Docs, Sheets, Slides, Sites a Google Drive.
• Ušetřily více než 400 USD na uživatele díky zvýšené mobilitě a nižším celkovým nákladům na služební cesty díky službě Google Workspace, která je dostupná kdekoli na světě a na jakémkoli zařízení.
• Ušetřily více než 200 USD na uživatele po migraci uživatelů ze starší telefonie na Google Hangouts a Meet.

Spočítáním úspor už nemůžete zavírat oči před tím, jak uživatelé sabotují zavádění změn.

3. Rizika stínového IT

Neexistence univerzálního pracovního prostředí vytváří smíšené signály pro koncové uživatele, kteří si mohou všimnout, že pracovní postupy se v jednotlivých odděleních výrazně liší v závislosti na používaných nástrojích. Dokud budou staré licence v pracovním prostředí a dostupné na počítačích uživatelů, nebudou mít žádný dobrý důvod používat nové nástroje Google Workspace místo svých běžných programů. Výsledkem je, že uživatelé nevidí shodu na tom, kde a jak má probíhat jejich práce, a to jsou již první signály vzniku “stínového IT”.

Snížení počtu používaných softwarových licencí tak může snížit náklady na IT a výrazně prospět organizaci jako celku. Podnítí to také uživatele k prozkoumání nového stylu týmové práce, který prosazuje služba Google Workspace a který se již ukázal jako finančně výhodný.

To však není vše. Uvědomění si mnoha výhod, které plné zavedení služby Google Workspace může vaší organizaci přinést, je teprve začátek. Dalším vaším úkolem bude zavést strategii pro odstranění starých nástrojů. A to může v případě nedostatečně promyšleného přístupu k této problematice vyvolat mezi uživateli mírnou paniku. Chcete-li se dozvědět, jak jsme ve společnosti Cloudfresh již pomohli několika společnostem realizovat jejich strategie odstraňování starého softwaru a transformace do cloudu, sledujte nás.

Pokud chcete vědět, jak zvládat změny v měnícím se digitálním věku, a chcete si vyzkoušet produkty Google Workspace na Ukrajině, které jsou k dispozici v balíčcích Basic, Business a Enterprise (Gmail, Drive, Docs, Calendar, Hangouts, Groups, Sites, Vault, Meet, Keep, Jamboard a další) nebo řešení G Suite for Education Classroom – napište nám na tuto stránku.

Spojte se se společností Сloudfresh