Pět inspirativních případových studií Asany z Evropy a Střední Asie – Vytvořených společností Cloudfresh

V tomto blogovém článku bychom rádi upozornili na cesty pěti vynikajících společností z Evropy a Střední Asie, které zavedením Asany dosáhly skutečných a trvalých změn.

Každý příběh osvětluje konkrétní překážky, kterým čelily, promyšlené přístupy, které zvolily, a výsledky, které od té doby zaznamenaly. Ať už zkoumáte nové způsoby řízení práce, nebo hledáte nový pohled na týmovou spolupráci, tyto případové studie Asana nabízejí praktické nápady a inspiraci, které vám pomohou dosáhnout cíle.

• Assembly Global, marketingová společnost
• FCB Artgroup, vlivná kreativní a reklamní agentura
• Laba Group, mezinárodní lídr v oblasti EdTech s rozmanitým portfoliem online vzdělávacích značek
• PashaPay, FinTech, který zprostředkovává digitální platby pro jednotlivé spotřebitele i organizace
• ROUVY, fitness vizionář s globální aplikací pro virtuální cyklistiku

Navzdory rozdílným oblastem působnosti a sektorům se každá ze společností obrátila na Asanu. Nikdy v tom ale nebyly samy.

Rychlý přehled

• Problémy minulosti: Než se všech pět společností – Assembly Global (dříve Brand New Galaxy), FCB Artgroup, Laba Group, PashaPay a ROUVY (pořadí je čistě abecední, všech klientů si vážíme stejně.) – obrátilo na Asanu, narazily na vážné překážky v tom, jak řídily svou práci. Ačkoli každá z nich čelila vlastním jedinečným okolnostem, existovalo několik společných rysů.
• Hledání jediného zdroje pravdy: Cesta každé společnosti k zavedení Asany vypadala trochu jinak – ale všechny dospěly ke stejnému závěru: inteligentnější a spolehlivější způsob řízení práce byl nutností. Ať už je vedla potřeba struktury, rychlosti nebo lepší komunikace, Asana jim nabídla základ, na kterém mohly stavět.
• Od mluvení ke spojení: Jedním z největších posunů, které tyto společnosti po zavedení Asany zaznamenaly, byl způsob, jakým jejich týmy komunikovaly a spolupracovaly. Nešlo jen o snížení počtu schůzek nebo nahrazení aplikací pro zasílání zpráv – šlo o vytvoření sdíleného, jednoduššího a rychlejšího způsobu soustředěné práce.
• Nástroj, který je snadné si oblíbit: Klíčovým důvodem, proč byla Asana pro tyto společnosti tak úspěšná, je její jednoduché a intuitivní rozhraní. Jakmile ji týmy začnou používat, uvědomí si, jak snadné je ji zprovoznit – žádné strmé křivky učení nebo složitá nastavení.
• Integrace pro integritu: Přechod na Asanu přinesl všem pěti společnostem novou úroveň přehlednosti sledování projektů a řízení pracovní zátěže. Namísto spoléhání se na roztříštěné systémy nebo nekonečná e-mailová vlákna jim Asana poskytla centralizovaný prostor, kde přesně vidí, co se děje v jejich týmech a projektech.
• Ačkoli se liší svým charakterem, níže uvedené údaje ze všech případových studií Asana poskytují jasný obraz jak o problémech, kterým tyto společnosti čelily, tak o zlepšeních, která zaznamenaly po zavedení platformy. Obrovské zatížení projektů Assembly Global, velký tým a široká partnerská síť podtrhují složitost, kterou jim Asana pomohla zvládnout. Pro FCB Artgroup je zvýšení produktivity přímým důsledkem používání Asany. Vysoká míra přijetí a počet automatizovaných dílčích úkolů Laba Group ukazují, jak hluboce se Asana stala součástí jejich každodenní činnosti. Pravidlo PashaPay “pokud to není v Asaně…” podtrhuje, jak zásadní se platforma stala pro pracovní postup jejich marketingového týmu, zatímco rychlá integrace ROUVY s Jira ukazuje schopnost platformy snadno koexistovat s jiným softwarem pro správu projektů.

1. Assembly Global: Proměna zahlcení v dohled

Assembly Global se potýkala s výzvou žonglovat s obrovskou pracovní zátěží v několika zemích, u různých klientů a v různých kancelářích. Různé týmy používaly různé nástroje a komunikace byla rozprostřena mezi e-maily, Teams a neformální vzájemné chaty. V důsledku toho bylo obtížnější udržet soulad a sledovat pokrok

Jak byly problémy řešeny?

Společnost zvolila systematický přístup a vyzkoušela různé platformy, než se rozhodla pro Asanu. Se stovkami aktivních projektů a pracovníky rozptýlenými po různých trzích potřebovali nástroj, který by zvládl rozsah i složitost jejich práce. Asana tyto požadavky splňovala a pomohla vnést konzistenci do způsobu plánování a odesílání projektů.

Jak již bylo řečeno, Assembly Global používala Asanu ke spojení stovek zaměstnanců napříč kancelářemi a časovými pásmy. Namísto přepínání s různými nástroji a komunikačními vlákny mohly nyní týmy mít vše – rozhovory, soubory, termíny – na jednom místě. To usnadnilo synchronizaci, ať už byl někdo na druhé straně haly nebo na jiném kontinentu.

Společnost byla navíc ohromena tím, jak hladce přechod proběhl díky přehlednému rozhraní Asany. Po minimálním zaškolení si ho tým dokázal rychle osvojit, aby zůstal organizovaný a soustředil se na to, co je nejdůležitější.

Assembly Global také přijal transparentnost Asany tím, že využil její centralizovaný pohled, aby získal lepší dohled nad projekty. Možnost vidět vše na jednom místě pomohla vedoucím pracovníkům pochopit nejen stav prací, ale také to, kolik kapacity mají týmy na nové projekty – což je zásadní nástroj pro plánování a přidělování zdrojů.

Jaký je výsledek?

Assembly Global spravovala před zavedením systému Asana více než 300 projektů měsíčně – to jen pro ilustraci rozsahu svých operací. S týmem 600 lidí a rozsáhlou sítí stovek prodejců, které bylo třeba koordinovat, byla potřeba jednotného systému jasná.

Složitost koordinace s tolika pohyblivými částmi začínala být ohromující, a právě zde zasáhla Asana, která společnosti umožnila snadněji řídit rozsáhlou pracovní zátěž.

2. FCB Artgroup: Od reaktivity k proaktivitě

FCB Artgroup se potýkala s nedostatkem struktury, pokud jde o řízení projektů a přidělování odpovědností. Problémem bylo i plánování pracovní náplně, protože hybridní tým používal zastaralé tabulky. Žádná automatizace a aktualizace v reálném čase zpomalovaly práci a manažeři často neměli úplný přehled.

Jak byly problémy řešeny?

Společnost zavedla Asanu, aby do svých procesů vnesla větší všestrannost. Změna se netýkala ani tak o změnu nástrojů, jako spíše přetvoření přístupu týmu k práci v rámci předvídatelných časových plánů a plného přehledu o denních/týdenních/měsíčních plánech úkolů. Výsledek: méně překvapení a větší jistota při plnění úkolů.

FCB Artgroup však nechtěla jen lepší spolupráci – chtěla chytřejší spolupráci. Použitím Asany k organizaci rozhovorů, seznamů úkolů a zpětné vazby od klientů nakonec snížili hluk. Všichni zúčastnění – ať už interní týmy nebo externí partneři – měli jasný přehled o tom, v jaké fázi se věci nacházejí.

Společnost uvedla, že design Asany usnadnil plánování a správu úkolů. Čisté a funkční rozhraní jim poskytlo jasný přehled o jejich práci, což se projevilo v kratším čase potřebném k orientaci v nástroji a lepších výsledcích pro klienty.

Nakonec FCB Artgroup zaznamenala okamžité zlepšení ve způsobu správy zdrojů. Díky nástroji Asana mohli snadno zobrazovat a upravovat pracovní vytížení týmu na základě aktuálních informací o probíhajících projektech. Tento stupeň přehledu jim umožnil efektivněji řídit přidělování úkolů a zajistit, aby žádná individuálně silná dovednost nebyla nedostatečně využita.

Jaký je výsledek?

Skupina FCB Artgroup zaznamenala znatelný nárůst produktivity – přibližně o třetinu – díky systematizaci, kterou do jejich pracovních postupů přinesla Asana. I když na začátku využívali pouze 20-30% plného potenciálu Asany, i tak to mělo značný dopad.

3. Laba Group: Růst bez bolestí růstu

Laba Group se do značné míry spoléhala na manuální procesy, bez centrálního systému pro přidělování a sledování úkolů. To vedlo k roztříštěnosti týmů a ztrátě spousty času při opakované práci. S růstem společnosti rostla i potřeba jasnější koordinace a sdíleného prostoru, kde by každý viděl, co je třeba udělat.

Jak byly problémy řešeny?

Společnost Laba byla jedním z prvních osvojitelů, kteří se před lety rozhodli pro Asanu, když bylo jasné, že e-mailová vlákna a tabulky (které se mimochodem vyvinuly v integraci s Power BI) už nestačí. Od té doby se stala nezbytnou součástí jejich každodenní činnosti – dostatečně jednoduchou na to, aby si ji týmy rychle osvojily, ale zároveň dostatečně flexibilní na to, aby rostla spolu s nimi.

Aby se společnost dostala ještě dál, využila automatizační funkce Asany k omezení opakujících se manuálních úkolů, čímž uvolnila čas pro smysluplnější spolupráci. Funkce, jako je zobrazení pracovní zátěže, pomohly manažerům zjistit, kdo je příliš vytížen a kdo má prostor pro další úkoly, a udržet tak v týmu rovnováhu.

Laba Group také zjistila, že další funkce Asany, jako jsou portfolia, usnadňují sledování jednotlivých úkolů i širších projektů. Díky těmto nástrojům mohli členové týmu rychle zjistit, v jakém stavu se věci nacházejí, a to nejen v rámci jejich vlastní práce, ale i v rámci celé společnosti.

Podle Laba bylo díky intuitivnímu designu systému Asana pro jejich tým snadné se do něj rychle zapojit a začít jej používat. Uživatelsky přívětivé rozhraní platformy znamenalo, že se noví zaměstnanci mohli bez frustrace dostat do tempa, což umožnilo celému týmu udržet se v obraze hned od začátku.

Jaký je výsledek?

Laba Group má více než 700 zaměstnanců, kteří používají Asanu každý den, což ukazuje, jak nedílnou součástí jejich činnosti tato platforma je. Pro jejich kreativní tým je automatizace Asany velkou úsporou času: šablony automaticky vytvářejí 10-15 dílčích úkolů při zadávání nového úkolu, což celý proces značně zefektivňuje.

Za posledních šest let byla Asana klíčem k podpoře působivých úspěchů Laba Group, včetně spuštění více než 1 000 inovativních kurzů a vzdělávání více než 154 000 studentů po celém světě

4. PashaPay: Zbavit se džungle nástrojů

PashaPay používala systém Jira, který však nevyhovoval rychle se měnícím požadavkům marketingového týmu. Potřeboval větší flexibilitu, aby zvládal termíny, aktualizoval úkoly a měl přehled o všem, co se děje. Komunikace byla roztříštěná, konverzace se rozdělovala mezi různé aplikace pro zasílání zpráv a soubory se ukládaly na různých místech, což způsobovalo, že důležité informace snadno unikaly

Jak byly problémy řešeny?

PashaPay se do Asany dostala ústním podáním – členové týmu ji vyzkoušeli jinde a viděli její potenciál. Rychle se ujal. Dnes je standardem v celém jejich marketingovém týmu a používá se ke sledování všeho od spuštění kampaně až po úpravy na poslední chvíli. Pomohla jim omezit přetížení nástroji a udržet dynamiku i u rychle se rozvíjejících projektů.

Společnost využila Asanu k tomu, aby spojila svůj interní tým a externí dodavatele do jednoho pracovního prostoru. Díky menšímu počtu nástrojů, mezi kterými je třeba přepínat, a menšímu počtu zpráv, které je třeba dohledávat, se méně věcí ztratilo ve změti. Tým tak získal více času na skutečnou práci – a méně času na vymýšlení, jak spolupracovat.

PashaPay se také opřela o automatizaci, aby zůstala agilní. Díky úkolům seřazeným podle priority a stavům aktualizovaným v reálném čase se tým vyhnul ručnímu sledování a udržoval projekty v chodu bez zbytečných zdržení. Jakmile bylo vše přehledně uspořádáno, lidé trávili méně času honěním se za detaily a více času plněním úkolů.

PashaPay navíc těžila z přehledného zadávání úkolů v aplikaci Asana, které odstranilo dohady. Členové týmu okamžitě viděli, které úkoly se blíží, kdo se jimi zabývá a které termíny se rychle blíží. Tato přehlednost jim umožnila lépe stanovit priority úkolů.

Jaký je výsledek?

Marketingový tým PashaPay přijal jednoduché, ale účinné pravidlo: “Pokud úkol není v Asaně, neexistuje,” což podtrhuje stoprocentní integraci Asany do jejich každodenní činnosti.

5. ROUVY: Kde se cesty Asana a Jira sbíhají

ROUVY zjistila, že s rozvojem společnosti se zvyšuje i složitost jejích projektů. Některé týmy již přijaly Asanu, ale ne všechny ji používaly stejným způsobem. Navíc používaly také Jira, což přidávalo další vrstvu zmatku. Aby vše fungovalo hladce, potřebovali jednotný přístup napříč odděleními – zejména u projektů, které se týkaly více týmů.

Jak byly problémy řešeny?

ROUVY nezačínala s čistým štítem – některé týmy již experimentovaly s aplikací Asana, zatímco jiné spoléhaly na Jira. Místo toho, aby vynucovali náhlý přechod, zaváděli jej postupně a poskytli týmům čas na přizpůsobení. Cílem bylo vytvořit sdílené návyky a známý rytmus napříč odděleními, zejména u projektů, které vyžadovaly úzkou spolupráci.

Společnost přizpůsobila nastavení Asany pomocí značek, formulářů a šablon přizpůsobených způsobu práce různých oddělení. Tato flexibilita znamenala méně času stráveného vynalézáním kola a více času věnovaného skutečnému posunu projektů vpřed – myslete na marketingové kampaně, zavádění CRM, produktové roadmapy a vydávání produktů.

Dalším inspirativním poznatkem bylo, že přijetí Asany pomohlo prolomit zdi mezi odděleními, jako je marketing, produkt, HR a finance. Tím, že všichni pracovali ve stejném prostředí, bylo snazší sledovat společné cíle, koordinovat časové plány a udržovat shodu v prioritách – bez ohledu na to, jak odlišně vypadaly jejich každodenní úkoly.

Přijetí Asany také dalo týmům ROUVY jasný pocit vlastnictví. Díky tomu, že všichni přesně věděli, kdo je za co zodpovědný (a za co odpovídá), byly projekty realizovány s menším počtem chybných kroků.

Jaký je výsledek?

Co se týče ROUVY, trvalo jim pouhé tři měsíce, než plně implementovali Asanu a hladce ji integrovali s Jira. Nastavení umožnilo každému nástroji dělat to, co umí nejlépe – Jira zůstala místem pro vývojové činnosti, zatímco Asana převzala odpovědnost za širší řízení projektů, což se projevilo v jasném rozdělení odpovědností a mnohem menším zmatku.

Případové studie Asana: Kdo jsme?

Cloudfresh je globálním Platinum Solutions Partnerem Asana. Assembly Global získala mnoho z našich odborných znalostí. Během zavádění Asany jsme jim na každém kroku nabízeli praktické vedení, technickou podporu a školení na míru. Tým Assembly Global ocenil, jak dochvilná a přístupná byla Cloudfresh, která byla vždy připravena zasáhnout s podporou, když bylo potřeba. Kvalitní školení, které jsme poskytli, skutečně pomohlo týmu získat z Asany co nejvíce.

FCB Artgroup úzce spolupracovala s Cloudfresh – jako oficiální partner Asany jsme je provedli všemi funkcemi a poskytli jim zkušební přístup k celé platformě. Toto praktické vyzkoušení bylo klíčovým faktorem pro jejich rozhodnutí pokračovat v nákupu. Během implementační fáze jsme nabídli plnou podporu, abychom se ujistili, že nastavení proběhlo hladce a efektivně a že tým má k dispozici všechny potřebné informace a řešení. Spolupráce pokračuje i nadále, Cloudfresh informuje skupinu FCB Artgroup o nových funkcích a nabízí průběžnou podporu ze strany našeho produktového týmu.

Partnerství Laba Group s Cloudfresh bylo zásadní pro zdokonalení jejich pracovních postupů. Doporučili jsme jimcenově nejvýhodnější licence Asana, které vyhovovaly jejich potřebám. Zpočátku Laba Group začínala jen s několika místy Enterprise, ale jak se jejich činnost rozrůstala, Cloudfresh ji nasměrovala k vhodnějšímu plánu Advanced, aby mohla efektivně rozšiřovat svůj přístup bez kompromisů v oblasti nákladů. Dnes je díky trvalé podpoře Cloudfresh zajištěno, že Asana zůstává pro tým praktickým i strategickým přínosem.

Pro PashaPay Cloudfresh významně přispěl k hladkému přechodu z Jiry na Asanu. Naše týmy pracovaly ruku v ruce na přizpůsobení Asany tak, aby vyhovovala jedinečným podnikovým procesům, pečlivě prošly stávající pracovní postupy a vytvořily strukturovaný přístup k řízení projektů. Důležitou součástí tohoto přínosu bylo praktické školení, které pomohlo týmu PashaPay rychle si osvojit funkce Asany a začlenit je do každodenní rutiny. Díky tomu si marketingový tým PashaPay nejen osvojil platformu, ale také výrazně zjednodušil řízení priorit.

Pro ROUVY navrhl Cloudfresh řešení šité na míru jejich specifickým procesům a cílům. Spolupráce začala úvodní schůzkou, po které následovaly čtyři interaktivní hodinové workshopy. Zvláštní inspirace vzešla z vlastního nastavení Asany u Cloudfresh, což motivovalo ROUVY k plnému nasazení.

Otázkou je, zda jste připraveni zjistit, co může Cloudfresh udělat pro vaši společnost, a zařadit se na seznam nejvlivnějších případových studií Asany v budoucnu? Vyplňte krátký formulář níže a začněme konverzaci!