Případ klienta: 42Flows.Tech

Jak společnost 42Flows.Tech transformovala své prostředí Google Workspace pomocí migrace Cloudfresh

O společnosti: 42Flows.Tech je společnost zabývající se vývojem middlewaru, která spolupracuje s bankami, fintech a začínajícími startupy.Společnost se opírá o  15 let zkušeností  v bankovním sektoru a využívá nástroje s nízkým kódem a open-source nástroje pro rychlé integrace. Umožňuje klientům zůstat v popředí odvětví a pokračovat v inovacích, aby svým koncovým zákazníkům poskytovali vyšší hodnotu. Podporujeme koncept „Future, Fintech, Fast“.

Datum zahájení projektu: 25.10.2023

Datum ukončení projektu: 20.11.2023

Výzva: 42Flows.Tech  dlouhodobě podporuje službu Google Workspace (GWS). Její týmy úspěšně využívají její funkce a považují nástroje pro spolupráci za velmi užitečné. Společnost chtělavylepšit své zkušeností s GWS upgradem na pokročilejší verzi, aby mohla z této platformy vytěžit více výhod. Hlavním problémem, který vyžadoval okamžité řešení, však bylo, že společnost měla více domén.

Správa více domén vedla k tomu, že někteří uživatelé dostávali licence prostřednictvím dvou účtů GWS, což se pro společnost ukázalo jako méně nákladově efektivní. Pro vyřešení tohoto problemu potřebovala společnost tyto účty sloučit do jednoho a bezproblémově migrovat uživatele, dokumenty, e-maily, kalendáře a všechna klíčová data, aby se zjednodušily operace a zajistilo se, že uživatelé nebudou platiti dvakrát.

Řešení: Aby 42Flows.Tech plně vyhověla svým potřebám, spojila se s Cloudfresh, týmem certifikovaných profesionálů se rozsáhlými zkušenostmi v migračních procesech napříč různými platformami.

Zpočátku Cloudfresh  spolupracoval s 42Flows.Tech, ponořil se do procesů migrace, shromáždil důležitá data a zajistil potřebné přístupy pro komplexní vyhodnocení projektu. Tým Cloudfresh se připravil vytvořením kontrolního seznamu pro migrace a vytvoření projektové nástšnky v aplikaci Asana pro 42Flows.Tech, aby mohl sledovat odpovědnosti, pokrok a potenciální problémy každého člena týmu během procesu. Po jednáních se týmy shodly na několika cílech migrace:

1.  Konsolidace uživatelů do jedné domény při zachování důležitých dat.
2.  Odstranění předchozí domény pro uživatele převedené do nové domény.
3.  Implementace změny primární domény.
4.  Začlenění alias domén pro vylepšení uživatelských funkcí.

Techničtí experti Cloudfresh provedli testovací migraci, aby zajistili hladký přechod. Pečlivě provedli všechny základní úkoly a použili jediného uživatele jako příklad pro migraci a testování celého procesu migrace. Jakmile společnost 42Flows.Tech potvrdila testovací migraci, Cloudfresh rychle spustila proces migrace pro všechny uživatele, kteří migraci vyžadovali, hladce sladila a synchronizovala data z jednoho účtu Google do druhého.

V poměrně krátké době se technickým odborníkům podařilo:

1. Konsolidace a sloučení e-mailů, kalendářů, kontaktů a disků – včetně všech dokumentů, tabulek a prezentací – ze dvou samostatných účtů do jednéj, jednotné struktury. Tato konsolidace umožnila společnost vyhnout se zbytečným nákladům pro stejné uživatele.
2. Zřízení primární domény: licencovaná doména byla zřízena jako primární adresa, která usnadnila přihlašování a poskytla centralizovanou poštovní schránku pro jejich účty.
3. Odstranění e-mailů ze staré domény: Podle původního plánu specialisté Cloudfresh se neomezili na migraci uživatelů, aby pomohli 42Flows.Tech s migrací domén. Odborně to zvládli odstraněním všech e-mailových adres spojených se starou doménou a jejím převedením na novou konzoli jako alias.
4. Vytvoření doménových aliasů: Správci Cloudfresh snadno vytvořit e-mailové aliasy pro uživatele, což usnadňuje hladké odesílání a přijímání e-mailů z alternativních adres v doméně.

Díky změně nastavení se nyní, při každém vytvoření účtu automaticky přiřadí druhá doména. Vše funguje bez problémů pod jedním účtem GWS, cožnabízí nákladově efektivní přístup ke správě více domén současně.

Po splnění základních požadavků se společnost 42Flows.Tech rozhodla vylepšit své zkušenosti s GWS pro zlepšení funkčnosti. Ve spolupráci s Cloudfresh upgradovali z verze Business Starter na verzi Standard.

Tento upgrade otevřel týmům různé možnosti. Nyní má 42Flows.Tech pokročilé možnosti schůzek, které mohou hostit až 150 účastníků, potlačení hluku, možnosti nahrávání videa, možnost jmenovat spoluhostitele a přepisy schůzek – celou řadu funkcí, které umožňují bezproblémovou spolupráci. Společnost také zvýšila  kapacitu úložiště a to z 30 GB na 2 TB na uživatele. Tento upgrade také vylepšil funkce Disku a umožnil týmům používat sdílené disky, přizpůsobitelné šablony, robustní nástroje pro audit a reportinga další účinné funkce.

Výsledek: Spoluprace s Cloudfresh připravilo cestu pro různá účinná řešení, která umožnila 42Flows.Tech efektivně řešit jejich výzvy.

Konsolidace uživatelů a dat do jedné domény umožnila vytvořit efektivnější a účinněj systém. Přechod na hlavní doménu a integrace alias domén rozšířily uživatelské funkce a zjednodušily celkovou uživatelskou zkušenost. Všichni zaměstnanci společnosti nyní pracují z jednoho účtu Google Workspace. Tím se nejen optimalizovala práce, ale také se odstranily zbytečné náklady, které dříve vznikaly.

Vylepšení edic GWS navíc rozšířila možnosti společnosti a nabídla týmům:

1. Vylepšené možnosti schůzek
2. Rozšířené úložiště
3. Multifunkční pracovní prostor
4. Nákladově efektivní využití

Tato cesta překonávání výzev a implementace řešení vyústila v ucelenější sadu funkcí pro spolupráci, které změnily způsob interakce týmů a umožnily společnosti 42Flows.Tech bezproblémově fungovat a efektivně spolupracovat.

Role Cloudfresh: Specialisté Cloudfresh na migrační procesy usnadnili konsolidaci uživatelů do jedné domény a zajistili bezproblémový přenos kritických dat. Provedli komplexní testovací migraci a poté ychle zahájili migraci v plném rozsahu pro všechny uživatele.

Tým Cloudfresh zajistil sloučení e-mailů, kalendářů, kontaktů a disků do jediného celku, což společnosti 42Flows.Tech ušetřilo zbytečné a zároveň umožnilo provozovat více domén pod jediným účtem Google Workspace nákladově nejefektivnějším způsobem.

Navíc usnadnili upgrade na edici Business Standard a odemkli pro týmy 42Flows.Tech pokročilé funkce GWS. Partnerství mezi společnostmi pokračuje. Kdykoli 42Flows. Tech vznese požadavky, Fresh Clouds se je snaží přímo splnit.