Úkoly, které se o vás starají: Integrace Asana Outlook Calendar

Sledovat úkoly a schůzky na různých místech může být nepřehledné. Ale díky spojení Asana a Outlook Calendar je tento problém u konce. Pokud již používáte Software Asana pro zpracování vašich projektů a Outlook pro váš kalendář, integrace Asana Outlook Calendar mohla váš život (a život vašeho týmu) mnohem zjednodušit. Cílem je zde zkombinovat správu úkolů a plánování způsobem, který vylučuje poskakování mezi aplikacemi, jen abyste měli přehled o termínech a schůzkách. 

To znamená, že ke správě úkolů a událostí již nebudete muset přeskakovat mezi nástroji. Můžete vytvářet události kalendáře přímo z úkolů Asana, čímž zajistíte, že vaše projekty zůstanou na správné cestě a váš tým bude vždy informován o důležitých schůzkách nebo termínech. Stručně řečeno, přináší správu a plánování úkolů do jednoho prostředí a zjednodušuje komunikaci, takže se týmy mohou více soustředit na to, co potřebují, a méně na na administrativu. 

Proč je integrace Outlook Asana tak užitečná 

Rychlé vytvoření a propojení kalendářních událostí  

Jednou z nejlepších funkcí integrace Asana a Outlook Calendar je nastavení událostí kalendáře přímo z vaší platformy Asana. Pokud někdy dostanete úkol, který vyžaduje zavolat, stačí vytvořit událost v Asana a zobrazí se ve vašem kalendáři aplikace Outlook. Takže řekněme, projektový manažer může nastavit stavovou schůzku přímo z úkolu Asana spojeného s milníkem projektu; schůzka pak bude viditelná v Outlooku a všichni relevantní členové týmu budou mít vše pod kontrolou. 

Automatická synchronizace Asana pro Outlook a naopak 

Kdykoli provedete změny v úkolu v Asaně — jako je úprava termínu nebo aktualizace podrobností — příslušná událost kalendáře Outlooku se automaticky aktualizuje, aby byli všichni měli vždy aktuální informace. Představte si například, že se termín plnění úkolu posouvá nahoru. Událost v Outlooku může tuto změnu odrážet okamžitě, takže se nemusíte starat o dvojitou kontrolu více zdrojů. 

Automatizace pravidelných schůzek  

Automatizace pravidelných schůzek šetří čas. Týmy, které mají pravidelné schůzky nebo sprintové revize, je mohou nastavit v Asaněaa ty se automaticky objeví v Outlook. Pokud například tým ukončí sprint v Asana, může být retrospektivní schůzka naplánována automaticky. Tímto způsobem omezíte ruční plánování a nikdy nezmeškáte rutinní schůzku. 

Nastavení vlastních pravidel pro pracovní postupy 

Integrace Asana a Outlook Calendar skutečně vyniká, pokud jde o vlastní pracovní postupy. Můžete vytvořit pravidla, která automaticky nastavují schůzky nebo připomenutí podle toho, kde se úkol nachází. Pokud tedy úkol dosáhne důležitého milníku, Asana automaticky naplánuje schůzku v Outlooku se správnými zapojenými lidmi. Je to skvělý způsob, jak udržet vše v souladu a zajistit, aby důležité termíny neproklouzly. 

Pozvání členů týmu a připojení souborů  

Potřebujete informace od několika kolegů nebo máte nějaké soubory ke sdílení na schůzku? Pozvěte členy týmu přímo přes Asana a přidejte jakékoli přílohy (jako tabulky nebo sestavy) do pozvánky kalendáře Outlook. To je velmi užitečné, když například plánujete schůzku kvůli rozpočtovému úkolu — můžete tam připojit příslušné soubory, aby byli všichni připraveni. Díky tomu jsou schůzky efektivnější a všichni jsou na stejné stránce. 

Získejte aktualizace v reálném čase pro přehlednost 

Jakmile propojíte úkoly s událostmi kalendáře, důležité věci — jako je název události, čas a organizátor — se automaticky přenesou do úkolu Asana. Díky tomu může tým snadno vidět, co se chystá, aniž by musel pokaždé kontrolovat kalendář. A pokud je za rohem klíčový termín, objeví se jak v Asana, tak v Outlooku, aby nikdo nic nezmeškal. 

Jak nastavit integraci Asana a Outlook Calendar  

Nastavení integrace Asana a Outlook Calendar je jednoduché a rychlé: 

1. Nakonfigurujte ověřování a oprávnění: Chcete-li navázat připojení, budete muset ověřit svůj účet Microsoft 365. Jakmile to uděláte, můžete si vybrat, které kalendáře chcete synchronizovat s Asanou. Budete se chtít ujistit, že máte správná oprávnění, aby k synchronizovaným datům měli přístup pouze oprávnění členové týmu. To zajišťuje, že informace o vašem projektu zůstanou v bezpečí. 
2. Připojte kalendář Outlook k Asana: Začněte tím, že přejdete na úkol nebo projekt Asana, kde chcete vytvořit událost kalendáře. Zobrazí se možnost „Přidat událost kalendáře aplikace Outlook“. Odtud vytvořte novou událost nebo propojte existující z Outlook. Pouhými několika kliknutími budete mít vše připraveno a vaše úkoly a události v kalendáři budou propojeny. 
3. Nastavte automatizaci a synchronizaci: Chcete-li nastavit vlastní pracovní postupy v Asana, přejděte do sekce „Pravidla“. Můžete vytvořit pravidla, jako je automatické plánování schůzky v Outlooku, když je úkol označen jako „Probíhá“ nebo když se blíží termín. Automatizace je velmi flexibilní a lze ji upravit tak, aby vyhovovala vašemu týmu, ať už jde o jednorázové schůzky nebo pravidelné akce.

Komu může integrace Asana a Outlook pomoci?  

Tato integrace se může ukázat jako zásadní pro různá oddělení: 

Na závěr: Lepší a chytřejší způsob práce 

Integrace kalendáře Asana je mnohem víc než jen synchronizace úkolů a schůzek; je to přehodnocení toho, jak vaše práce plyne. Ať už máte na starosti malý tým nebo dohlížíte na velký projekt, tato integrace vám umožní soustředit se na jedinou věc, na které záleží: dělat práci správně a včas. 

Jako Asana Solutions Partner a jako partner společnosti Microsoft, nedokážeme si představit nikoho, kdo by lépe řídil implementaci než Asana konzultanti v Cloudfresh. Pokud se váš názor shoduje s naším a potřebujete také něco sofistikovanějšího než jednoduchou integraci — řekněme řešení na míru, plnohodnotný audit s následným školením založeným na zjištěních nebo dokonce měřitelné přijetí AI — ozvěte se!