5 důvodů, proč byste měli vyzkoušet Tabulky Google ve vaší firmě

Import, export, e-mail. Opakujte to znovu. Pokud jde o analýzu dat, můžete se diskrétně ocitnout v rutině. Ale bez ohledu na to, jak moc jste zvyklí na obvyklé funkce, vynikající tabulkové dovednosti vás uspokojí pouze tehdy, pokud pracujete s několika verzemi nebo zastaralými datovými sadami. 

V průměru zaměstnanci organizací tráví až osm hodin týdně, a to je celý pracovní den, na vyhledávání a konsolidaci informací. Co tedy dělat, když společnosti tráví svůj čas používáním statistik dat namísto jejich sledování? 

Služba Google Workspace (např. G Suite) vyvinula cloudové nástroje, jako jsou například Tabulky Google, které usnadňují a urychlují organizaci a analýzu informací na jednom místě. Představujeme vám pět důvodů, proč byste měli ve své firmě vyzkoušet Tabulky Google: 

1. Vaše data jsou vždy aktuální. 

Práce v cloudovém nástroji předpokládá, že vaše data budou snadno aktualizována, protože informace se při psaní automaticky uloží. Více členů týmu může spolupracovat v reálném čase z telefonu, tabletu nebo počítače (online i offline) a vytvořit jednu databázi pravdivých dat pro projekty, jako jsou čtvrtletní rozpočty. 

Potřebujete personalizaci? Žádný problém. Budete moci zobrazit stejná data jako vaši kolegové, aniž byste narušili jejich vzhled, třídit informace v určitém pořadí nebo skrýt e-maily, které nepotřebujete. Pokud se obáváte, že vaše data shromažďují jiní, můžete je chránit nastavením vlastního nastavení sdílení. Také se nemusíte starat o správu verzí. Změny můžete zobrazit nebo se vrátit k předchozím verzím v nabídce Soubor> historii verzí nebo kliknutím na “Všechny změny uložené na disku” v horní části e-mailu. 

2. K urychlení analýzy můžete použít umělou inteligenci společnosti Google. 

Datoví guru, kteří chtějí, aby analýza byla ještě profesionálnější, budou moci synchronizovat tabulky s nástrojem BigQuery a analyzovat tak informace o velkých objemech dat. 

3. Svá data můžete uchovávat v bezpečí. 

Společnost Google vyvinula ve službě Google Workspace (např. G Suite) bezpečnostní funkce, které vám pomohou spravovat nejtajnější informace o firmě. Dopisy nejsou výjimkou. 

Kliknutím na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu e-mailu určíte nastavení přístupu pro jednotlivé členy týmu, takže můžete určit, kdo může prohlížet, upravovat nebo komentovat vaše dokumenty. Další ovládací prvky IRM (Správa přístupových práv k informacím) usnadňují zakázání možností stahování, kopírování nebo tisku tabulek a také nastavují datum vypršení platnosti, pokud potřebujete pozastavit přístup k citlivým informacím.  Uživatelé mají také právo omezit sdílení souborů v rámci doménové organizace nebo prostředí Google Workspace, které jsou na seznamu povolených (ex. G Suite). 

4. Můžete pokračovat v práci tak, jak jste zvyklí. 

Potřebujete nástroje, které nepřeruší pracovní postupy (zejména pokud tyto procesy používáte vždy). Proto se spoléháme na funkčnost a schopnosti týmové práce. 

Začněme s funkcemi. Můžete použít stovky funkcí, se kterými jste dříve pracovali, například SVYHLEDAT, SUMIFS a IPMT. Google Workspace (např. G Suite) také vytvořil jedinečné funkce pro Tabulky, které vám pomohou strukturovat informace novými způsoby, a to: FILTER, způsob, jak rychle uspořádat tabulku podle zadaných informací, QUERY – extrahování určitých výsledků z centrální datové sady nebo GOOGLEFINANCE  získáte zdrojová data přímo z aplikace Google Finance. Případně můžete vytvořit kontingenční tabulky pro analýzu dat (nebo nechat tabulky, aby to udělaly za vás). 

A co organizace?  Pro podmíněné formátování použijte barevné buňky, vytvořte rozevírací seznamy s ověřováním dat nebo zmrazte záhlaví v horní části tabulky, aby byla vaše práce zajímavější. Jakmile jsou data uspořádána, můžete je vizualizovat v kruhových, spojnicových grafech a histagramech. 

Úpravy na cestách. Tabulky jsou k dispozici online a offline, stejně jako v prohlížečích pro stolní počítače a aplikacích pro Android a iOS. To znamená, že váš tým by neměl přestat pracovat během služebních cest nebo když je Wi-Fi vypnuté. 

5. Procesy můžete automatizovat. 

Když jsou informace na jednom místě, je pro uživatele mnohem snazší automatizovat procesy. Předpokládejme, že potřebujete objednat spotřební materiál pro vaši kancelář. Místo posílání e-mailů tam a zpět za účelem koordinace nákupů můžete použít aplikace Google Workspace (např. G Suite). 

Představte si například, že jste správcem inventáře v maloobchodní společnosti a shromažďujete žádosti o dodávky pro své týmy pomocí Formulářů Google. Odpovědi z formulářů můžete importovat do tabulky, abyste měli přehled o svých potřebách. Pokud se vaše tabulky synchronizují s Gmailem v konkrétním scénáři, e-mail bude moci automaticky odesílat e-maily příslušným stranám o žádostech, aby mohly zobrazit a schválit všechny žádosti na jednom místě – v tabulce. Hurá! A už neexistují žádné zbytečné poštovní překážky. 

Existuje mnoho způsobů, jak automatizovat úlohy nebo urychlit pracovní postupy. A od této chvíle data skutečně řídí vaše obchodní rozhodnutí, ne naopak. 

Pokud používáte Tabulky Google nebo máte jakékoli dotazy týkající se nastavení služeb Google Workspace (např. G Suite) v České republice – pošlete nám žádost 

Cloudfresh je autorizovaným partnerem Google Workspace (např. G Suite), Chrome OS a Google for Education v České republice, představuje online služby Google – Gmail, Hangouts, Meet, Vault, Drive, Jamboard, Skupiny, Weby, Prezentace, Tabulky, Dokumenty pro obchodní a vzdělávací instituce, stejně jako poskytuje služby bezplatného zkušebního testování, implementace, konfigurace, migrace, školení a podpory služby v České republice  a V SNS. 

Pro firemní zákazníky, kteří chtějí ocenit výhody služby Google Workspace (např. G Suite), nabízíme zkušební 30denní testovací období. Odešlete svůj požadavek a my vám pomůžeme propojit vaši společnost nebo vzdělávací instituci se službou Google Workspace (např. G Suite) nebo Google Workspace (např. G Suite) pro vzdělávání. 

Spojte se se společností Сloudfresh