Кейс клієнта: FCB Artgroup Uzbekistan

Як управління творчим процесом у FCB Artgroup Uzbekistan за допомогою Asana стало драйвером ефективності команди

Про клієнта: FCB Artgroup Uzbekistan — єдина міжнародна креативна агенція в Узбекистані, частина міжнародної мережі рекламних агенцій FCB Global.

FCB Artgroup Uzbekistan спеціалізується на створенні та реалізації інтегрованих маркетингових комунікацій для різних клієнтів. Агентство пропонує широкий спектр послуг, включаючи стратегічне планування, творчу розробку, цифровий маркетинг, PR-комунікації та ін.

Як частина мережі FCB Global, FCB Artgroup Uzbekistan має доступ до ресурсів та досвіду глобальної компанії, що дозволяє їм надавати клієнтам передові рішення та застосовувати кращі практики в галузі реклами та маркетингу.

Дата старту проекту: вересень 2022

Дата закінчення проекту: співпраця триває

Челендж: Для агентства FCB Artgroup Uzbekistan було важливим підвищити ефективність роботи співробітників, розробляючи проекти в точно визначені часові рамки, дотримуючись дедлайнів по процесу. Відправною точкою була недосконала систематизація проектів, завдань та відповідальних виконавців. Команда агентства виявилася розділеною між різними проектами, і інформація про них була розподілена по різним каналам зв’язку, що ускладнювало ефективну взаємодію та координацію роботи. Без чіткого розуміння пріоритетів команда витрачала час і енергію на пошук необхідних даних і стикалася з проблемами у дотриманні термінів.

Також, ефективність команди знижувалася через складний процес планування графіка завантаженості співробітників, адже частина колег працює в офісі та віддалено. Зі збільшенням кількості проектів та змінами в команді, стало складно врахувати графік та обмеження кожного співробітника. Використовувалися старі інструменти планування, наприклад, офлайн таблиці, на що витрачалося дуже багато часу. До того ж, необхідно було врахувати різні часові зони співробітників і клієнтів, що ускладнювало процес планування. Команда агентства витрачала багато часу на спілкування, узгодження та ручне створення графіків, що зрештою позначалося на продуктивності та працездатності.

Не менш важливим фактором, який негативно впливав на ефективність команди, була відсутність автоматизації та можливості швидкої адаптації планів. Це суттєво уповільнювало робочий процес, призначення завдань співробітникам, контроль виконання та фіналізацію проекту для клієнта. Також, знижувалося оптимальне використання ресурсів, оскільки час витрачався не стільки на креативний процес, як на комунікацію.

У результаті було ухвалено рішення сфокусуватися на трьох основних проблемах для покращення робочого процесу:

1. Відсутність систематизації проектів, завдань та відповідальних виконавців
2. Складність планування графіка завантаженості співробітників в офісі та віддалено
3. Використання застарілих та негнучких офлайн інструментів планування

У той же час були визначені додаткові перешкоди, усунення яких покращило б продуктивність команди та компанії в цілому:

1. Неможливість бачити весь обсяг проекту для керівника
2. Нерівномірність розподілу завдань між співробітниками
3. Асинхронність роботи команди та невиконання проектів у строк
4. Відсутність повного графіка завдань на день/тиждень/місяць
5. Відсутність актуальних оповіщень щодо завдань та проектів

Рішення: Впровадження Asana дозволило команді FCB Artgroup Uzbekistan отримати цілісну картину про проект, його завдання, їх статус виконання та запуск. Створення проектів з різних напрямів суттєво покращило видимість завантаження команди, дозволяючи ефективніше розподіляти ресурси.

Використання продуктів Asana призвело до:

1. Прозорості в управлінні командами та завданнями
2. Підвищення продуктивності команд
3. Зменшення непотрібної комунікації між співробітниками
4. Скорочення часу виконання завдань, що сприяє досягненню відчутних бізнес-результатів.

Прозорий та гнучкий процес призначення завдань на співробітників за допомогою Asana став основою для більш ефективної роботи – тепер у співробітників є план із завдань з дедлайнами, що дозволяє відстежувати їх статус та виконання в режимі реального часу та не забувати про них. Кожен виконавець може більш свідомо планувати свою роботу та виконати завдання для клієнта вчасно.

Asana дозволяє бачити графік завантаженості співробітників як в офісі, так і при віддаленій роботі. Це допомагає оптимально розподіляти завдання та ресурси з огляду на індивідуальні можливості кожного співробітника.

Замість використання застарілих таблиць, Asana надає зручний та функціональний інтерфейс, який значно полегшує процес планування та управління завданнями. Керівники можуть бачити всі проекти та завдання по своєму відділу та регулювати завантаження співробітників.

Усі рівні менеджменту в компанії тепер мають можливість стежити за ходом виконання проектів, що раніше було недоступним. Asana дозволяє легко відслідковувати прогрес та реагувати на зміни вчасно, що суттєво сприяє досягненню поставлених бізнес-цілей та результатів у роботі.

Результати: Для FCB Artgroup Uzbekistan платформа з управління роботою Asana забезпечує централізований обмін інформацією, списками справ, хронологією та зворотним зв’язком між агентством та клієнтами. Всі учасники процесу в курсі поточного стану проекту і знають, хто працює над конкретним завданням і коли воно має бути завершено.

Завдяки Asana, продуктивність співробітників підвищилася приблизно на третину завдяки систематизації та прозорості. Співробітники відчувають свою причетність до позитивних змін, пов’язаних із цифровою трансформацією компанії.

Спочатку креативним людям може бути складно пристосуватися до системи із задачами та дедлайнами, але потім вони усвідомлюють переваги цього підходу. Вони починають цінувати можливість контролювати свої завдання та терміни та бути впевненими, що ніхто не порушить їх графік роботи.

Роль Cloudfresh: Команда Cloudfresh представила всі функції системи Asana і надала тріал доступ до всіх можливостей на тестовий період, що стало вирішальним фактором для придбання продукту.

При впровадженні рішення, вони здійснювали повну підтримку для швидкого запуску та правильного налаштування, надавали необхідну інформацію та рішення, які Asana може принести команді FCB Artgroup.

Співпраця продовжується і на даний момент, після повного впровадження Asana, команда Cloudfresh продовжує забезпечувати FCB Artgroup актуальною інформацією про нові функції, оновлення та забезпечує постійну підтримку з боку продуктової команди.