Управління процесом онбордингу в Asana

Ви вже знаєте Asana, як потужну платформу управління проєктами, яка надає вашій команді цінні інструменти для побудови ефективних робочих процесів навколо цілей вашої компанії. Однак, можливості Asana виходять за ці рамки та можуть охоплювати багато організаційних процесів, які необхідно підтримувати, контролювати та відстежувати.

В цьому блозі, ми хочемо детальніше розглянути те, як Asana може допомогти вам висвітлити процес онбордингу, щоб отримати максимальну віддачу від перших вражень новачків у вашій компанії. Наймаючи велику кількість нових співробітників у різні команди, ми вважаємо, що адаптація працівників – це більше, ніж звичайний період навчання. Однією з важливих цінностей цього процесу є створення та поширення корпоративної культури, що дає новим людям достатньо часу, щоб познайомитися зі своїми майбутніми колегами, функціями та обов’язками. І, звичайно ж, отримання максимальної віддачі від онбордингу, щоб налаштувати кожного нового члена команди на успіх.

З чого розпочати?

Ми рекомендуємо почати з декількох корисних інформаційних дашбордів. Ви можете використовувати одну внутрішню дошку до початку роботи нових працівників та нові дошки, коли починається їхній робочий процес.

• Внутрішня дошка дозволить вам відстежувати кандидатів, які прийняли вашу пропозицію, та аналізувати ваш прогрес у рутинній, але потрібній організаційній роботі. На цій дошці, ви можете охопити такі процеси, як підписання пропозиції, завершення налаштування з використанням облікових даних, надання всіх необхідних прав доступу та інші завдання, які ви повинні виконати до закінчення онбордингу.
• Командні дошки нових співробітників охоплюють усе, що потрібно новачку на першому етапі процесу адаптації. Ця дошка багато в чому залежить від конкретної посади та функцій. Кожен менеджер чи член команди може створити шаблон онбордингу з конкретними завданнями цієї ролі.

У той час, як внутрішня дошка направлятиме і відстежуватиме хід процесу онбордингу для відповідального за це співробітника, друга дошка може бути базою знань для нового співробітника. Ця дошка вигідна для компанії, яка працює у гібридному режимі чи віддаленому форматі, де не завжди поряд є потрібні люди, щоб відповісти на якісь питання.

Як створити власний шаблон онбордингу?

Створити свою дошку в Asana легко та зручно. Для цього необхідно виконати шість наступних кроків:

1. Створіть проєкт для використання як шаблону, щоб ви могли дублювати цей шаблон для нового співробітника щоразу, коли вам потрібно розпочати онбординг. Наприклад, ви можете назвати цей проект “[Позиція] Onboarding Template”.
2. Організуйте свій проєкт, додавши розділи, які зроблять процес адаптації більш плавним, наприклад, такі як «День 1», «День 2», «День 3» тощо. Це допоможе вам розділити завдання по днях та відстежувати прогрес кожного дня. .
3. Потім до кожного розділу можна додавати завдання відповідно до вашого плану адаптації, і, виконуючи їх, новий співробітник може, крок за кроком, переходити до нових необхідних етапів. Ви можете використовувати точні інструкції в описах завдань для працівника про те, що потрібно зробити, вказати завдання, наставника та термін виконання, прикріпити всі необхідні файли та використовувати @згадування для посилань на інші завдання або проєкти.
4. Після того, як ви закінчите свій шаблон проєкту, ви можете зберегти його та скопіювати для нового онбордингу у будь-який час. Ви можете постійно покращувати свій шаблон, щоб поліпшувати свій процес онбордінгу, аналізуючи відгуки новачків щодо їх адаптації.
5. Запросіть усіх членів команди, які потрібні у процесі онбордингу.
6. Таким чином вони зможуть побачити реальний прогрес нового співробітника, а новачок отримає можливість ставити питання прямо в завданнях.

Що додати до користувацьких полів та розділів?

В Asana, ви можете використовувати поля і розділи, що налаштовуються, для додавання додаткових даних до завдань у ваших проєктах. Це дозволяє людям мати чітке уявлення про роботу, що відбувається в їхній організації, і допомагає класифікувати онбординг завдання за пріоритетом або типом. Ви можете створювати розкривні, числові або текстові поля для збору певної інформації значення полів. Ви також можете підкреслити важливі завдання, використовуючи список пріоритетів, що розкривається. Таким чином, ваш новий працівник знатиме, що робити в першу чергу.

Щоб додати користувацькі розділи в свій проєкт, слід натиснути на три точки зліва від проєкту, а потім на опцію «Додати розділ» (Add section option).

Щоб додати користувацькі поля до проєкту, клацніть у правому верхньому кутку на синє посилання проєкту «Додати користувацькі поля» (Add Custom Fields). Відтепер, ви можете керувати своїми полями відповідно до даних, які вам потрібні для відстеження.

Ми можемо порадити вам використовувати наступні кастомізовані поля для заповнення під час онбордингу у вашій компанії:

• Наставник: ви можете додати наставника до нового співробітника, щоб забезпечити йому підтримку під час його адаптації
• Термін виконання: проясніть, що потрібно зробити і до якого терміну.
• Тривалість: виділіть запропоновану тривалість, щоб план вашого дня був точнішим та зручнішим для нового співробітника.
• Статус: вкажіть стадію виконання завдання.

Деякі з наступних розділів також можуть бути корисні для вашої команди:

• День 1, День 2, День 3: допомагає вам відстежувати процес адаптації щодня.
• Додаткова миля (Extra mile): деякі додаткові матеріали виходять за рамки процесу адаптації, наприклад, різні курси та сертифікати.
• Ресурси: основа знань нових співробітників, яка допоможе їм розібратися у політиці підприємства, робочих процесах, правилах тощо.
• Інструменти: підкреслює необхідні інструменти для певної ролі, навіщо співробітник повинен їх використовувати, як і де отримати доступ і т.д.
• Нотатки: Цей розділ можна додати на дошку, щоб нагадати співробітнику, що це його власна дошка, і щоб йому було зручно писати тут все, що йому потрібно.

Існує багато способів використання Asana для управління проектами, але ми хочемо розповісти вам про найважливіші моменти використання програми та на що варто звернути увагу.

Як ми бачимо, Asana може охоплювати не тільки звичні для нас внутрішні робочі процеси компанії та різних команд, але й допомогти вам підтримувати якісну організацію вашого онбордингу та зробити подорож ваших нових співробітників більш наповненою, простою та зручною.

Ви можете зв’язатися з нашими експертами Asana, якщо хочете дізнатися більше про функції Asana або отримати допомогу в імплементації, розширену підтримку або навчання ваших команд. Ви також можете дізнатися більше інформації про наші професійні сервіси, яку ми підготували відповідно до частих запитів наших клієнтів за посиланням.

Перетворіть процеси своєї компанії та вийдіть на новий рівень організації проектів разом з Asana!

Зв'яжіться з Сloudfresh