Případ klienta: Ardis Group

Jak Ardis Group zlepšila řízení projektů pomocí Asana Business

O klientovi:

Ardis Group je ukrajinská strukturovaná skupina firem působící na trhu více než 24 let. Zaměřuje se na dovoz a výrobu sýrů a poskytuje služby v oblasti sýrů. Díky této společnosti objevují Ukrajinci nové sýrové chutě a spojení.

Datum zahájení projektu: leden 2022

Datum dokončení projektu: únor 2022

Výzva:

Ardis Group tvoří více než 200 lidí, kteří se zapojují do oddělení a týmů s různými strukturálními objekty. Takové množství zaměstnanců vyžaduje efektivní interakci mezi všemi odděleními a týmem. Stalo se prioritou oddělení projektů této společnosti.

Pro Ardis Group jsou důležité následující body:

1. Strukturovat správu projektové dokumentace.
2. Automatizovat procesy řízení projektů.
3. Vytvořit jednotné společné “centrum” pro ukládání veškerých důležitých informací.
4. Zjednodušit interakci týmu.
5. Snížit komunikační kanály.
6. Zrychlit práci týmu.

Řešení:

Při hledání správné platformy pro řízení projektů, která by pokryla největší požadavky týmu, se Ardis Group setkala s firmou Сloudfresh a zapojila projektové oddělení společnosti.

Odborníci z Cloudfresh poradili týmu o možnostech platformy Asana. Nejrelevantnější se ukázal být plán Business, jeden z nejvíce funkčních mezi dostupnými edicemi.

Přechod Ardis Group na práci s Asanou probíhal postupně. Začali s několika licencemi pro testování a praktické seznámení s funkcionalitou, zapojili jednotlivé týmy a jejich manažery. Časem se počet licencí zvýšil kvůli dalším žádostem zaměstnanců, kteří chtěli pracovat v Asaně na svých vlastních objektech.

Nyní vedoucí každého týmu vytvářejí v Asaně vlastní projekty a připojují k nim své zaměstnance, a veškerá práce se dělá na jednom pohodlném místě pro všechny. Přechod více zaměstnanců společnosti k práci s Asanou se stal dalším krokem při budování efektivní interakce v projektech, kdy každý tým využívá pokročilé řešení ve svých obchodních procesech.

Význam funkcionality Asana pro Ardis Group:

Při výběru plánu Business se projektové oddělení Ardis Group spoléhalo na požadované funkční vlastnosti, jako jsou časové osy, portfolia, přístrojové panely, cíle a integrace Asany s jinými systémy. Tým poznamenává, že tato edice je nejúspěšnější při budování dlouhodobých projektů.

Hlavní výhody spočívaly v dostupnosti následujících nástrojů:

Časové osy – speciální měřítko, které pomáhá týmu Ardis Group vytvářet plány projektů s reálnými časovými plány, identifikovat časové konflikty a provádět úpravy v průběhu práce. Vše je prováděno na základě výkonného Ganttova diagramu, který se aktualizuje v reálném čase. Tento nástroj umožňuje týmu vidět plánování v rámci jednoho projektu i v rámci celého portfolia.

Portfolio spojuje všechny projekty týmu na jednom místě s jednoduchým přístupem v reálném čase. Společnost využívá nástroj pro seskupování projektů a jednou, když je projekt vyřešen, umožňuje dosáhnout naplánovaných cílů nebo seskupovat projekty podle společného typu činnosti.

Pro marketingový tým je funkcionalita Asany nezbytná v rámci práce s uvedením nových produktů na trh, jejichž úspěch je sledován na jednom místě. S portfoliem je snazší sledovat termíny a uvedení produktů na trh. Kromě týmů společnosti se funkce Portfolia stala také účinným řešením pro vedení, které nyní může snadno přistupovat k hlavním projektům a monitorovat všechny nezbytné procesy.

Přístrojové panely – oddělení společnosti začala využívat jedinečný nástroj pro vytváření vlastních přístrojových panelů, které mohly shromažďovat analytické údaje z několika projektů a prozkoumávat je v rámci jednoho zprávy. Přístrojové panely umožňují Ardis Group získat obecnou představu o tom, jak práce pokračuje, okamžitě identifikovat potenciální problémy v práci týmu a eliminovat je dříve, než začnou ovlivňovat realizaci projektu.

Výsledky:

Jakou roli sehrála Asana pro Ardis Group?

1. Integrace Asany pozitivně ovlivnila týmy, zlepšila produktivitu, synchronizaci a spolupráci.

2. Po implementaci Asany do práce společnosti obdrželo projektové oddělení pozitivní zpětnou vazbu ohledně práce zaměstnanců s touto platformou. Hlavní výhodou pro tým bylo jednoduché a intuitivní pochopení platformy. V současné době je zapojeno 80 % zaměstnanců kanceláře a hlavních divizí společnosti a denně ji aktivně využívají. Dalších 20 % zaměstnanců je připojeno k nezbytným procesům v rámci konkrétního projektu.

3. S pomocí Asany byla většina procesů Ardis Group automatizována a díky mnoha integracím s třetími stranami tým stráví méně času komunikací prostřednictvím jiných kanálů a hledáním informací z různých zdrojů.

4. Týmy se dokázaly synchronizovat všechny projekty v jednom pracovním prostoru pomocí jednoduchého propojení API.

5. Projektové oddělení nadále provádí základní školení pro nové zaměstnance společnosti a poskytuje materiály od Asany a Cloudfresh, což je velmi důležité, zejména pro zaměstnance s menší zkušeností s prací s touto nebo jiným softwarem.

Plány společnosti pro práci s Asanou:

Dalším cílem pro Ardis Group je přizpůsobit funkcionalitu Cílů v rámci aktualizace všech strategických cílů společnosti. To pomůže vytvořit transparentní hierarchii cílů a úkolů a umožní zaměstnancům porozumět tomu, na čem společnost globálně pracuje a jaký je jejich příspěvek. Ardis Group také plánuje vytvořit samostatný školicí program pro Asanu v rámci Microsoftu, aby usnadnila vstup do systému a postupně zlepšila osobní dovednosti v práci se softwarem.

Role Cloudfresh:

Od začátku spolupráce poskytovali odborníci na Asanu z Cloudfresh konzultace společnosti Ardis Group a seznámili je se všemi funkcionalitami platformy. Tým vybral nejrelevantnější plán a specialisté z Cloudfresh pomohli implementovat Asanu do pracovních postupů společnosti, propojit nezbytná API a konfigurovat vlastní funkcionality pro efektivní budování dalších pracovních postupů.

Tým Cloudfresh rychle vyřizuje veškeré dotazy společnosti týkající se funkcionality Asany a je vždy k dispozici.