Jako přední architektonická firma Archimatika transformuje pracovní postupy s Asanou

Výzvy

Před implementací Asany se společnost potýkala s řadou problémů v procesech projektového řízení:

• Nedostatek jednotného systému – práce probíhala pomocí různých nástrojů (Excel, MS Project), což vedlo k chaosu a zdvojování úkolů.
• Obtížnost sledování stavu úkolů – informace často uchovával pouze manažer nebo vedoucí skupiny, což ztěžovalo kontrolu.
• Nedostatek transparentnosti, pokud jde o plnění úkolů a pracovní vytížení týmu – inženýři pracovali na několika objektech najednou a bez jednotného systému řízení bylo obtížné vyhnout se překrývání úkolů.

Tyto výzvy bránily týmu efektivně řídit procesy a vedly k plýtvání časem.

Rozhodnutí

K překonání těchto potíží se tým Archimatika obrátil na Cloudfresh, oficiálnímu partnerovi Asana, za konzultace a implementaci systému.

Jak probíhal přechod na Asanu:

1.  Analýza současných procesů – je určeno, které procesy je třeba přenést do Asany (hlavním zaměřením bylo projektování a back office).
2.  Vytváření klíčových týmů – zdůraznil první týmy, které testovaly Asana.
3.  Příprava šablon a procesů – byla vytvořena struktura projektů a určeni odpovědní pracovníci.
4.  Týmový trénink – na podporu uživatelů je organizován systém mentoringu.
5.  Zahájení pilotních projektů – testováno na reálných procesech.
6.  Sběr a adaptace zpětné vazby – byly provedeny úpravy pro lepší pracovní postupy zobrazení.

Výsledky

✅ Jediný systém řízení projektů – Všechny úkoly jsou strukturované, je zde jasná kontrola termínů a odpovědných osob.

✅ Transparentnost pracovních procesů – Každý účastník může vidět své úkoly, jejich stav a termíny na kartě Moje úkoly.

✅ Optimalizace vytížení týmů – Manažeři vidí celkový obraz práce, umí alokovat zdroje včas.

✅ Zlepšení efektivity řízení – S pomocí xronologie (časová osa) tým sleduje závislosti mezi úkoly a včas reaguje na změny.

Díky přizpůsobení šablon reálným procesům a flexibilnímu přístupu k úpravám se Asana stala nedílnou součástí práce společnosti.

Role Cloudfresh

Cloudfresh pomohl Archimatika implementovat řešení Asana poskytnutím:

• Podpora v procesu adaptace a konfigurace Asany podle specifik obchodních procesů.
• Řešení technických problémů pro zajištění hladkého přechodu na nové řešení.
• Speciální slevy na předplatné, které společnosti Archimatika umožnily ušetřit peníze na implementaci Asana, čímž se proces stal pro společnost nákladově efektivnější.

Díky Asaně je tým Archimatika na cestě k vytvoření efektivního systému projektového řízení, který zajistí transparentnost, kontrolu a flexibilitu v práci týmů. A podpora od Cloudfresh pomáhá proces implementace maximálně zefektivnit.