Кейс клієнта: Promodo

Як Promodo ефективно мігрували на Google Workspace разом з Cloudfresh за 2 тижні

Про клієнта: Promodo — найбільша агенція диджитал-маркетингу в Україні, заснована у 2004 році. В штаті працює понад 400 фахівців у п’яти офісах в Україні, США та Великій Британії. Три роки поспіль Promodo визнають агенцією №1 з перформанс-маркетингу за версією рейтингу IAB Ukraine. Також агенція входить до п’ятірки найкращих компаній за усіма іншими категоріями рейтингу.

Дата старту проєкту: 16 серпня 2023

Дата закінчення проєкту: 4 вересня 2023 всі співробітники Promodo почали користуватись сервісами Google на корпоративному рівні

Челендж: Promodo використовували сервіси Microsoft з часу заснування компанії. Компанію задовольняли параметри конфіденційності та безпеки внутрішньої інформації. Але незручності часто виникали під час співпраці з клієнтами, оскільки значна частина звикла працювати з інструментами Google. Відкривати документи Sharepoint, Docx, або Excel їм було не комфортно, так само як і підключатися на дзвінки через Teams.

Тоді команда Promodo зрозуміла, що це заважає ефективній і швидкій роботі. А тому, прийняли рішення перейти на Google Workspace — більш зручну екосистему високо інтегрованих застосунків для співробітників, і для клієнтів.

За багато років використання іншого провайдера, на пошті та на корпоративних OneDrive назбиралися тисячі важливих історичних файлів і переписок. Значна кількість бізнес-процесів була підлаштована саме під екосистему Microsoft. Тому виклик стояв в тому, щоб зберегти важливу для компанії інформацію та безпроблемно для співробітників мігрувати необхідні дані на Google Workspace. І для цього, Promodo вирішили звернутися до експертів з міграції — команди Cloudfresh.

Рішення: Технічні спеціалісти Cloudfresh, маючи великий досвід з міграції на Google Workspace з різних джерел, приступили до планування цього процесу разом з командою Promodo.

Спочатку, Cloudfresh отримали необхідний обсяг даних, доступи та дозволи для аналізу обсягу роботи та налаштування необхідних інструментів. Після цього, експерти  Cloudfresh спланували та погодили подальшу діяльність і запустили процес міграції. Одним із запитів від Promodo, було виконання цієї міграції швидко, аби співробітники компанії не відчули цього на своїх робочих процесах.

Для того, щоб мігрувати всі файли, пошту, диск, календарі, контакти та інші дані за короткий період, спеціалісти Cloudfresh автоматично створили всіх користувачів із спеціальними атрибутами, що суттєво вплинуло на швидкість процесу. Це вдалося зробити за допомогою синхронізації Active Directory (служба каталогів, розроблена Microsoft для доменних мереж Windows, яка є аналогом Cloud Identity від GWS) і LDAP (спеціальний протокол для синхронізації, який допомагає користувачам знаходити дані про організації, осіб тощо).

Технічна команда Cloudfresh також використала для процесу міграції власне середовище, яке являло собою 10 віртуальних машин Google Cloud. Завдяки цьому, процес міграції вдалося прискорити з 270 днів до 2 тижнів. За цей невеликий період, було успішно перенесено Диск, Sharepoint, облікові записи та пошти для 416 користувачів.

Під час міграції, Cloudfresh провели навчання для адміністраторів Promodo щодо того, як керувати організацією в Google Workspace відповідно до обраного компанією тарифного плану — Enterprise Standard. Це допомогло забезпечити максимальне використання можливостей керування Google Workspace адміністраторами Promodo.

Перед завершенням міграції, технічні експерти також провели тренінги щодо використання сервісу для кінцевих користувачів, щоб забезпечити ефективне опанування командою Promodo всіх функціональностей Google Workspace.

Результати: Ефективна міграція на рішення Google Workspace повністю закрила потреби Promodo в комфортній роботі й головні завдання компанії 一 користуватись сервісами Google на корпоративному рівні та забезпечити централізоване керування обліковими записами.

Крім зручної навігації та синхронізованої роботи між інструментами Google Workspace, Promodo отримали можливість оптимізувати внутрішні та бізнес-процеси компанії. Зважаючи на те, що робота Promodo критично залежить від онлайн-комунікації, відсутність обмежень в Google Meet, швидке створення зустрічей в Google Календарі, можливість записувати корпоративні зустрічі, а також ділитися ними в межах компанії 一 одна з найголовніших переваг для команд.

Користування сервісами Google на корпоративному рівні, гарантує компанії та клієнтам безпеку даних, швидку роботу з файлами та зручну синхронізацію на різних пристроях. Це допомагає командам бути більш ефективними і не витрачати час на перемикання між акаунтами.

Promodo успішно освоюють Google Workspace, співробітники із задоволенням працюють у зрозумілій для них екосистемі, яка забезпечує компанію:

• Універсальними рішеннями: Безперебійне співіснування та надійна інтеграція додатків покращують робочий процес Promodo та командну співпрацю.

• Продуктивною комунікацією: Використання Gmail, Meet, Диск, Календар, Документів та Таблиць надало Promodo можливість усунути непотрібну комунікацію, швидко організовувати зустрічі та безпроблемно знаходити потрібні файли, що покращило робочі процеси команд.

• Простотою керування: Адміністратори Promodo можуть легко керувати всіма своїми операціями та користувачами через консоль адміністратора з належним рівнем безпеки.

• Безпекою корпоративного рівня: Користуючись одним з найбільш просунутих планів Google Workspace, Promodo отримали додаткові функції захисту, адміністрування й забезпечення відповідності вимогам, зокрема Сейф, DLP та інші, а також захищену корпоративну пошту з шифрування S/MIME та конфіденційний режим Gmail.

Роль Cloudfresh: Команда Cloudfresh не лише допомогла Promodo підібрати оптимальний тарифний план, але й забезпечила експертний супровід міграції на Google Workspace, завжди була на звʼязку, допомагала розв’язувати будь-які питання з підтримкою Google.

Окремим корисним етапом для Promodo, стало навчання від спеціалістів Cloudfresh, яке пройшли 200+ співробітників. Cloudfresh продовжують надавати технічну підтримку та консультації щодо технічних компонентів Workspace для максимально комфортного налаштування сервісів. Одними з найпопулярніших запитів, була робота кількох користувачів з одним обліковим записом, календарі та їх розподіл, робота з безпекою файлів та їх резервне копіювання.

Співпраця команд продовжується, за виникнення запитів, При появі будь-яких запитів фахівці Cloudfresh готові їх повністю покрити, щоб максимально розкрити потенціал Google Workspace для команди Promodo.