Як Ardis Group покращили проєктне управління разом з Asana Business

Виклики

Компанія Ardis Group складається з понад 200 людей, які поділені на департаменти та кросфункціональні команди, що залучені у різні за структурою проєкти. Така кількість працівників потребує побудови ефективної взаємодії між різними відділами, а також всередині команд. Це стало першочерговим завданням для проєктного департаменту компанії.

Для Ardis Group було важливим:

1. Структурувати ведення проєктної документації.
2. Автоматизувати процеси ведення проєктів.
3. Створити єдиний спільний “хаб” для збереження всієї важливої інформації.
4. Спростити командну взаємодію.
5. Зменшити канали комунікації.
6. Пришвидшити роботу команд.

Рішення

У пошуках платформи для управління проєктами, яка б закрила більшість запитів команди, Ardis Group познайомилися з Cloudfresh, залучивши до роботи проєктний департамент компанії.

Спеціалісти з Cloudfresh проконсультували команду щодо можливостей платформи Asana. Найбільш релевантним виявився Business тариф, один із найфункціональніших серед наявних планів.

Перехід Ardis Group на роботу в Asana відбувався поступово. Розпочали з незначної кількості ліцензій для тестування та практичного ознайомлення з функціоналом, залучивши окремі команди та їх керівників. Згодом, кількість ліцензій зросла через додаткові запити працівників для роботи в Asana над своїми локальними проєктами.

Зараз керівники кожної команди створюють власні проєкти в Asana та підключають до них своїх співробітників, а вся робота відбувається в одному зручному для всіх місці. Для компанії перехід більшої кількості працівників на роботу з Asana став наступним кроком побудови ефективної проєктної взаємодії, де кожна команда активно використовує інноваційне рішення в контексті власних бізнес-процесів.

Важливість функціоналу Asana для Ardis Group

Обираючи тарифний план Business, проєктний департамент Ardis Group спирався на бажані функціональні особливості, а саме — Хронологію (Timelines), Портфелі (Portfolio), Панелі моніторингу (Dashboards), Цілі (Goals) та інтеграції Asana з іншими системами. Команда зазначає, що саме цей тарифний план є найвдалішим для побудови довгострокових проєктів.

Основними перевагами стала наявність таких інструментів

Хронологія — шкала допомагає команді Ardis Group складати плани проєкту, враховуючи реалістичні терміни, виявляти часові конфлікти та вносити необхідні корективи упродовж роботи. Все це робиться на основі потужної діаграми Ґанта, яка оновлюється в режимі реального часу. Це рішення допомагає бачити планування як в рамках одного проєкту, так і в декількох в межах Портфелей.

Портфелі — об’єднують всі проєкти команди в одному місці з простим доступом в реальному часі. Компанія використовує інструмент для групування проєктів, вирішення яких допоможе досягти запланованих цілей або для групування проєктів за схожим типом діяльності.

Для команди маркетингу функціонал Asana є незамінним в межах роботи з випуском нових продуктів, успішність роботи над якими відстежується в одному місці. Використовуючи цей інструмент, набагато простіше стежити за дедлайнами та виходом продуктів на ринок. Окрім команд компанії, функціонал Портфелей також став дієвим рішенням для менеджменту, завдяки легкому доступу до ключових проєктів та можливістю стежити за всіма необхідними процесами.

Панелі моніторингу — департаменти компанії розпочали користуватися спеціальним інструментом, який дозволив створювати кастомні дашборди, за допомогою яких можна збирати аналітику з декількох проєктів та відслідковувати її в межах одного звіту. Панелі моніторингу дозволяють отримати загальне уявлення про те, як іде робота, миттєво визначити потенційні проблеми у роботі колективу та усунути їх до того, як вони почнуть впливати на реалізацію проєкту.

Результати

Яку ж роль зіграла Asana для Ardis Group?

1. Інтеграція Asana позитивно вплинула на роботу команд, покращила продуктивність, синхронізацію та взаємодію.
2. Після імплементації Asana в роботу компанії, проєктний департамент отримав позитивний фідбек щодо роботи співробітників з цією платформою. Головним плюсом для команди стало просте та інтуїтивне розуміння платформи. Зараз 80 % працівників офісу та основні підрозділи компанії залучені в Asana та активно використовують її щодня. Інші 20% працівників підключаються до необхідних процесів у межах конкретного проєкту.
3. За допомогою Asana, більшість процесів Ardis Group вдалося автоматизувати, а завдяки чисельним інтеграціям зі сторонніми системами команда витрачає менше часу на комунікацію через інші канали та пошук інформації в декількох джерелах.
4. Командам вдалося синхронізувати всі проєкти в одному робочому просторі за допомогою простого конекту через API.
5. Проєктний департамент продовжує проводити базові навчання для нових співробітників компанії й надавати матеріали від Asana та Cloudfresh, що дуже важливо, особливо для співробітників, які є менш досвідченими в роботі з цим або іншим ПЗ.

Плани компанії по роботі з Asana

Наступною метою для Ardis Group є адаптація функціоналу Цілей в межах оновлення всіх стратегічних цілей компанії. Що допоможе побудувати прозору ієрархію цілей та задач та дозволить співробітникам розуміти над чим глобально працює компанія і який внесок роблять саме вони.Також Ardis Group планує створити окрему навчальну програму по Asana в межах Microsoft, щоб дозволить полегшити адаптацію до роботи в системі та поступово розвивати їхні професійні навички роботи з ПЗ.

Роль Cloudfresh: 

Від початку співпраці, експерти з Asana з Cloudfresh, провели для компанії Ardis Group консультації та ознайомили їх з повним функціоналом платформи. Команда обрала найбільш релевантний для себе тарифний план, а фахівці Cloudfresh допомогли імплементувати Asana в робочі процеси, підключивши необхідні API й налаштувавши кастомний функціонал для ефективної побудови подальших робочих процесів.

Команда Cloudfresh оперативно вирішує будь-які запити компанії щодо функціональностей Asana та завжди залишається на зв’язку.