Cloud Блог – Як використовувати Asana ефективно: поради для управління проектами

Як використовувати Asana ефективно: поради для управління проектами

Сьогодні Asana займає провідні позиції серед програм для управління проектами. Якщо ви працюєте у великому колективі або керуєте компанією, то ви, напевно, знаєте, як складно тримати всі процеси під контролем і працювати над багатозадачними проектами. Asana вирішує безліч проблем, включаючи проблему роботи навколо роботи, та робить процес управління проектами більш простим та злагодженим.

Як і люба подібна платформа, Asana має низку особливих функцій, які прискорять вашу роботу. Можливо, якщо ви вже використовуєте Asana, ви можете знати про ці функції, але з якихось причин не користувалися ними. Або ж ви плануєте почати використовувати інструмент для менеджменту, і хочете дізнатися більше про його використання. 

Отже, шість важливих функцій Asana, про які має знати кожен

 

Створіть команду

Перший крок, з якого ми радимо почати для якісної роботи, це відразу ж створити команди. Їх може бути кілька. Ви можете приєднуватись відразу до кількох команд у вашій організації. Кількість учасників у команді залежить від тарифу Asana.

Можливість створювати команди відразу ж веде до організації колективу та призначення завдань. Приєднуючись до групи, ви можете спостерігати за прогресом завдань, закріплених за командою. У кожній команді ви також можете створювати менші команди. Наприклад, розділ SMM можна додати до розділу маркетингу тощо.

Використовуйте всі переваги створення проектів

Після того, як ви зібрали свої команди, поки братися за справу створювати проекти. Проекти – це важлива одиниця роботи в Asana, хоч і не остання. Платформа пропонує три способи створення проектів. Але давайте по порядку.

Для початку, натисніть кнопку створення проектів. Їх є дві, обидві виконують однакову функцію.

 

Далі Asana запропонує вам вибрати три шляхи розвитку подій: ви можете вибрати абсолютно порожній лист і будувати свій проект з нуля, можете скористатися шаблоном, який пропонує Asana або ви можете просто вивантажити таблицю Excel. Якщо враховувати, що зараз багато компаній відстежують свій робочий процес саме там, то це дуже корисна функція.

Якщо ви вибрали шаблон, тоді просто залишиться заповнити порожні поля. У чистому аркуші ви самі вибираєте те, як будуть показувати завдання у цьому проекті. Пізніше ви зможете переглядати проекти на календарі та на різних бордах.

 

Створюйте завдання та вибудовуйте їх у календарі

Наступний важливий крок при роботі в Asana – це створювання завдань. У кожному проекті може бути необмежена кількість завдань. При створенні кожного нового завдання ви можете вказувати відповідального, дати початку та закінчення роботи. Ви також можете вказувати пріоритет завдання або встановлювати блокери. Під блокерами ми маємо на увазі завдання, не виконавши які не можна перейти до виконання інших. Це дуже корисна функція при встановленні пріоритетів завдань.

В описі завдань ви також зможете додавати останні оновлення та прикріплювати файли. Пам’ятайте, що ви повинні встановлювати завдання таким чином, щоб картка із завданням спромоглася відповісти на запитання “хто і що робить?”. Ще одна перевага Asana – це можливість закріпляти одне й те саме завдання в кілька проектів.

А як щодо підзадач? Це також можна легко зробити за допомогою інструмента для управління проектами Asana. У будь-якій задачі можна створювати кілька підзадач, до кожної з яких можна писати додаткові описи та коментарі.

 

Kanban огляд

Якщо ви збираєтеся користуватися Asana або вже користуєтеся, обов’язково скористайтесь Kanban. Це проста та інтуїтивно зрозуміла панель управління, на якій розташовані всі завдання. Така функція особливо зручна для тих, хто тільки починає користуватися платформою, тому що всі необхідні кнопки та картки знаходяться на одному екрані.

Ще одна порада для оперативного використання Asana: для того, щоб скоротити натискання мишкою, використовуйте комбінації клавіш для швидкого управління завданнями на платформі.

 

Використовуйте колірний код

Ви звикли більше звертати увагу на візуальний ряд? Тоді Asana пропонує спеціально для вас оформлення кольору. Встановлюйте іконки та додайте до завдань колірне оформлення. Тоді ви зможете орієнтуватися на платформі не лише за назвами задач та проектів, але й за колірним кодом.

 

Керуйте проектами легко!

Вести команду до результату не просто, але це може бути легко разом із платформою для управління проектами. Такі програми, як Asana можуть здорово полегшити вам роботу. Ми розуміємо, що іноді може бути складно звикнути до нового рішення, особливо якщо раніше ви користувалися іншою платформою. Спеціалісти Cloudfresh можуть допомогти вам пристосуватися до роботи на новому майданчику та перенести ваші дані до Asana.

Команда Cloudfresh – єдиний центр експертизи Google Cloud, Zendesk і Asana. За цими продуктам ми можемо надати вам:

  • Налаштування;
  • Розробку;
  • Iнтеграцію;
  • Навчання;
  • Ліцензію;
  • Підтримку.

Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід! 

 

Інші публікації