Тайм-трекінг в Asana: Що вам необхідно знати

Asana швидко стає однією з найкращих платформ управління роботою для все більшої кількості користувачів по всьому світу. Різноманітний функціонал, простота та зрозумілий інтерфейс вже багато років допомагають командам вибудовувати ефективні робочі процеси.

Багато організацій, які планують використовувати Asana, часто цікавилися функцією тайм-трекінгу, тоді як більшість користувачів Asana чекали на це доповнення. Зараз саме час привітати їх обох, бо нещодавно Asana випустила функцію тайм-трекінгу для версій Business та Enterprise.

Давайте поринемо в ці оновлення, дізнаємося, чому всім потрібна система тайм-трекінгу, і відкриємо для себе інші можливості керування часом в Asana, якщо ви не користувач Business або Enterprise лізенцій.

Навіщо взагалі потрібен тайм-трекінг?

Тайм-трекінг надає компаніям кілька переваг незалежно від розміру, кількості співробітників та проєктів. Використовуючи тайм-трекінг, ви можете:

1. Отримати найкращі звіти та аналітику, розуміючи, скільки часу працівники витрачають на виконання своїх завдань.
2. Підвищити рівень продуктивності, успішно плануючи час.
3. Підвищити деталізацію вашого бюджету, переконавшись, що ви сплачуєте за точний обсяг виконаної роботи.
4. Дозволити працівникам бути більш точними та відповідальними у своїх термінах.
5. Підвищити індивідуальну відповідальність у робочих процесах.

Таким чином, функція відстеження часу є незамінною для ефективності вашого бізнесу, а також відіграє важливу роль у здатності ваших співробітників продуктивно справлятися з робочим навантаженням.

Нове оновлення: тайм-трекінг в Asana

У листопаді 2022 року Asana надала користувачам довгоочікуване оновлення. Тепер ви можете оцінити необхідний час для виконання ваших завдань та побачити реальний час, витрачений на них. Ця функція дозволяє вам керувати ходом ваших проєктів, ефективно планувати продуктивність вашої команди, перевіряти прострочені завдання та прогнозувати бюджет, загалом.

Відстежувати час у Asana можна двома способами: вручну або автоматично, використовуючи спеціальні журнали для підрахунку часу, витраченого на кожне завдання.

Активація тайм-трекінгу у ваших проєктах

Щоб активувати функції тайм-трекінгу, вам потрібно:

1. Перейти до головного виду ваших завдань
2. Натиснути «Налаштувати» (1) у верхньому правому кутку.
3. Вибрати “Тайм-трекінг” (2) зі списку.

Реальний та прогнозований час

Щоб краще зрозуміти загальну тривалість завдання та порівняти її з прогнозованим часом при плануванні прогресу вашої команди, ви можете налаштувати поля реального часу (Actual time) та прогнозованого часу (Estimated time) для свого проєкту, активувавши тайм-трекінг, як ми пояснювали вище.

Для прогнозованого часу (1) вам необхідно вказати ваші прогнози і все. А як розрахувати реальний час?

По-перше, ви чи член вашої команди можете зробити це вручну. Ви маєте ввести реальний час після виконання завдання у полі – Actual time (2).

По-друге, можна уникнути ручної роботи і Asana буде все відстежувати автоматично. Для цього вам потрібно активувати журнал часу (3), і він автоматично запише всі випадки, коли член вашої команди працював над цим завданням і скільки часу. Потім ви побачите фактичні загальні результати Повний час (Total time) (4), який також автоматично розраховується з усіх журналів часу.

Звітність з тайм-трекінгу

Ви можете використовувати цю нову функцію для створення звітів та аналізу даних відстеження часу за допомогою інформаційних панелей Asana. Ви повинні просто вказати “Прогнозований час” (Estimated time) як один з ваших полів на інформаційних панелях.

Наприклад, як ми бачимо на дашборді, який показує приблизний час виконання завдань проєкту кожного виконавця. Для складання такої діаграми необхідно:

1. Вибрати проєкт, який ви хочете проаналізувати, у полі “Конкретні проекти” (Specific projects).
2. Вибрати поле “Виконавець” (Assignee) на осі X.
3. Виберати поле “Прогнозований час” (Estimated time) на осі Y.

Найкращі інтеграції для відстеження часу з Asana

Як уже згадувалося, нові функції тайм-трекінгу Asana тепер доступні тільки для ліцензій Business і Enterprise. Тим не менш, ми розповімо вам про багато інтеграцій для відстеження часу, які добре працюють з Asana. Вони легко розширять функціональні можливості Asana, відповівши на всі потреби користувачів.

Тому, використовуючи план Asana Basic або Premium, ви можете скористатися перевагами різних інтеграцій відстеження часу. Давайте розглянемо детальніше найкращі інтеграції Asana для тайм-менеджменту.

Everhour + Asana

Everhour — один із найпопулярніших інструментів тайм-трекінгу, що дозволяє створювати звіти про завантаженість та має функцію автоматичної синхронізації активних проєктів. Evenhour безпосередньо інтегрується з Asana і надає інформацію про те, скільки часу користувач витрачає на проєкт чи завдання. Ця інтеграція з Asana дозволяє відстежувати прогрес, оцінювати робоче навантаження, легко встановлювати бюджети і отримувати звіти, що налаштовуються.

Ось деякі з пріоритетних переваг інтеграції Enerhour та Asana:

1. Ніякої ручної роботи не потрібно: після того, як ви зареєструєтеся в Evenhour, платформа автоматично синхронізує всі ваші проєкти, тому ви зможете відразу почати відстежувати свій час.
2. Найкраща звітність: Enerhour уважно ставиться до кожного нового проєкту, який ви додаєте до Asana, тому він автоматично розміщуватиметься у звітах. Крім того, як тільки ви зміните назву вашого поточного проєкту, платформа побачить це і замінить її на нову у ваших звітах.
3. Після того, як ви інтегруєте Asana та Everhour, у вашому інтерфейсі Asana з’явиться функція тайм-трекінгу, що дозволить вам керувати часом максимально точно.
4. І ще чудові новини про звіти: щоб звіти в Everhour були максимально зрозумілими, ви можете використовувати теги, поля, що налаштовуються, і розділи з Asana при формуванні своїх дашбордів.

Tick + Asana

Tick  — це платформа для відстеження часу, яка дає вам можливість відстежувати бюджет в реальному часі. Програма дозволяє вам призначати проєкти вашій команді, щоб скористатися функціями відстеження часу та бюджету Tick. Ви можете легко імпортувати прєекти Asana у Tick, автоматично додавати завдання та підзавдання та відстежувати час, необхідний для виконання завдань.

Давайте розглянемо деякі переваги такої інтеграції:

1. Легко імпортуйте свої проєкти з Asana до Tick.
2. Додайте завдання та підзавдання Asana у Tick автоматично.
3. Користуйтеся найсвіжішою інформацією: щоночі Tick перевірятиме, чи є у нього всі завдання в Asana для найбільш точного та актуального аналізу часу.

TMetric + Asana

TMetric також є потужним додатком для відстеження, яке може допомогти вам відстежувати час, що витрачається на завдання та проєкти в Asana, встановлювати бюджети для Asana і вимірювати, скільки грошей ви заробляєте на кожному проєкті або завданні.

Які головні плюси цієї програми?

1. Ви можете перейти на свій проєкт в Asana за прямим посиланням або використовувати теги Asana для тайм-трекінгу.
2. TMetric покриває майже всі запити щодо відстеження часу, які ви можете побажати при роботі з Asana.
3. Він інтуїтивно зрозумілий: жодного додаткового навчання не потрібно.
4. Ви можете відстежувати свій час зручним для користувача способом з будь-якого місця – з ноутбука чи мобільного телефону.

Timely + Asana

Timely  —  це інтеграція програми Asana для відстеження часу, яка усуває ручну роботу та автоматизує тайм-трекінг в Asana.

Основні переваги інтеграції Timely та Asana:

1. З Timely ви можете побачити всі виконані завдання для проєктів Asana , як тільки ви вкажете час.
2. Усі виконані завдання автоматично відображаються на тимчасовій шкалі Timely Memory, навіть якщо ви позначите одразу десять із них як виконані.

Як ми бачимо, тайм-трекінг залишається важливою частиною ефективності роботи як для віддаленої, так офісної роботи. Найновіші функції управління часом Asana та добре відомі інтеграції з іншими додатками для обліку робочого часу допоможуть вам зробити ваші робочі процеси максимально продуктивними та дозволять вам створювати автоматизовані та зрозумілі звіти. Таким чином, ви можете присвятити більшу частину свого робочого часу стратегічній роботі.

Asana – чудовий інструмент для управління проєктами. Завдяки постійним оновленням та різним інтеграціям, Asana може запропонувати користувачам будь-якої підписки повний пакет функцій для побудови найефективніших робочих процесів. Ви можете дізнатися більше про функції Asana та отримати детальну інформацію про її переваги у фахівців Cloudfresh.

Як Asana Solutions партнер, ми є унікальним центром знань щодо можливостей Asana. Наша команда сертифікованих фахівців може проконсультувати вас щодо характеристик продукту, допомогти вибрати відповідну ліцензію відповідно до ваших запитів, запропонувати навчання для вашої команди, а також забезпечити максимальну турботу та розширену підтримку на кожному етапі вашої роботи з інструментом з управління роботою Asana.

Зв’яжіться з нами за посиланням нижче, щоб прямо зараз почати керувати своїми робочими процесами за допомогою розширених функцій Asana та доступних інтеграцій, включаючи функцію тайм-трекінгу!

Зв'яжіться з Сloudfresh