13 Корисних Порад щодо Використання Asana

Asana – незамінний інструмент для управління у великих компаніях. З ним ви можете легко оптимізувати завдання та тим самим підвищити продуктивність та продуктивність роботи ваших команд. Якщо ви активний користувач цієї платформи, ви, напевно, вже знаєте наскільки це зручний інструмент. Але навіть найпросунутіші користувачі Asana не знають всіх функцій, які надає платформа.

Зараз ми розповімо вам про найкорисніші та потрібні функції Asana, про які ви могли не знати або на які просто не звертали уваги.

Відкрийте список To Do на дошці My Task

Не знаєте, з чого розпочати свій день? Тоді просто відкрийте вкладку My Task. Відмінна функція для тих, хто не тримає в голові всі свої завдання. У розділі My Task користувач може побачити всі свої актуальні завдання на найближчий час. Також, він може виділити їх за пріоритетністю та за датою готовності. Цю інформацію можна побачити в Календарі у вигляді хронометражу.

Головна перевага цього розділу в тому, що тут зібрані абсолютно всі ваші завдання – незалежно від того, чи це ваш борд в Asana, чи це зовсім інший проект. Ви відразу зможете натиснути на завдання та побачити актуальні апдейти.

Використовуйте @сповіщення співробітників або завдань

Головна мета Asana – це спростити ваш робочий процес, а також щоб ви не відволікалися з зайвих питань. Саме тому платформа надає функцію згадок через @. При цьому це не обов’язково повинні бути користувачі Asana. Таким чином, можна прикріпити файл або документ до завдання. Зробити це можна просто, написавши оновлення в коментарях до завдання.

Призначайте завдання кільком проектам

Невелика, непомітна, але дуже важлива функція. В Asana можна призначати завдання не тільки одного проекту, а кількох. Це дуже важлива функція, яку постійні користувачі часто нехтують, а дарма. Наприклад, якщо ви працюєте над різними проектами, які торкаються одного завдання, ви можете зробити так, щоб картка із завданням з’явилася на обох ваших бордах. Тоді не потрібно буде перемикатися між вкладками, бордами і шукати цей таск. Він автоматично відображатиметься на вашій панелі.

Використовуйте колірний код

Вченими доведено, що візуально ми запам’ятовуємо більше та легше. Тому Asana пропонує можливість позначати завдання, борди, а також пріоритетність кольорів. Наприклад, ви можете позначати кольорами пріоритетність, де червоний буде високою пріоритетністю, а жовтий – середньою. Також ви можете керувати кольорами продуктів або тематик, до яких належить завдання.

Ви також можете позначати кольорами цілі проекти або борди, встановлювати для них іконки та змінювати колір функціоналу. Asana не намагається стати програмою, де все заклеєно кольоровими завданнями, як на борді на липучках. Але це не означає, що ви не зможете використовувати колірні оформлення під час використання платформи.

Візуалізуйте свій розклад

Повертаючись до питання про найкраще запам’ятовування, також варто сказати, що Asana пропонує функцію візуалізації розкладу. Побачити це можна у вкладці Таймлайн, де всі ваші завдання будуть відображені на часовій шкалі. Так ви не пропустите жодного дедлайну. Також це допоможе вам раціональніше планувати свою завантаженість, тому що ви зможете бачити які завдання у вас заплановані на найближчі дати. Також у цій вкладці відображаються завдання всіх учасників, які працюють із вами у борді.

Відображайте час виконання завдання

Asana також надає унікальну функцію, яка дозволяє встановлювати початок роботи над завданням. Наприклад, якщо ви плануєте розпочати роботу над завданням не в день призначення, а через якийсь час, тоді ви легко можете встановити дату початку. Так ви зможете показати своїм колегам як справи з вашим робочим навантаженням, а також більш раціонально розподіляти свій час.

Створюйте інтеграції з іншими інструментами

Ще одна важлива функція, про яку також багато хто забуває. Asana пропонує широкий спектр інструментів та платформ, які можна інтегрувати у платформу. Ви можете вибирати серед більш ніж 100 інструментів, таких як інструменти Google, Slack, DropBox та багато інших. Це дозволяє швидше обмінюватися інформацією та отримувати фідбек від колег у прискореному режимі.

Використовуйте борди для планування

Використовуйте стовпи в бордах, щоб наочно стежити за робочим процесом та життям завдання. Ви можете встановити назви для кожного стовпця і в міру роботи над завданням переміщувати їх. Наприклад, якщо перший стовпець буде називатися To Do, тоді наступний можна назвати In Progress. Так ви зможете керувати процесом роботи над завданням та самостійно переміщувати його згідно з прогресом.

Підвищте ефективність робочого процесу за допомогою комбінацій клавіш Asana

Використання комбінацій клавіш може значно пришвидшити ваш робочий процес і скоротити час, витрачений на несуттєві завдання. Asana пропонує різноманітні комбінації клавіш. Ці комбінації дозволяють співробітникам легко перемикатися між різними видами одним клацанням миші, заощаджуючи значний час. Нижче наведено деякі з найважливіших комбінацій клавіш:

Tab + Q – додати завдання
Tab + N – додати розділ
Tab + S – додати підзавдання
Tab + D – додати термін виконання
Tab + Z – перейти до «Моїх завдань»
Tab + I – перейти до папки “Вхідні”
Tab + M – призначити завдання мені

Додавайте підзавдання до завдань

Щоб зручно слідкувати за кількома завданнями, корисно розбивати окремі завдання на підзадачі. Asana надає функціональність для створення підзавдань, гарантуючи, що список завдань залишається впорядкованим. Детальний перегляд кожного завдання дозволяє побачити всі пов’язані з ним підзадачі. Крім того, ця функція дозволяє призначати конкретних відповідальних осіб для кожного підзавдання. У результаті учасники команди знають про призначені їм завдання без необхідності переглядати головні завдання.

Оптимізуйте повторювані процеси за допомогою шаблонів проектів

Коли ви маєте справу з проектами, які регулярно повторюються, або коли починаєте нові проекти, які дуже схожі на попередні, використання шаблонів проектів може заощадити значну кількість часу.

Ці шаблони завдань в Asana охоплюють усі основні структури та процеси з минулих проектів. Вони вже були ретельно протестовані та можуть використовуватися повторно, усуваючи необхідність починати з нуля та скорочують час, витрачений на налаштування нового проекту. У вас є можливість використовувати шаблони з власних раніше створених проектів або вибрати з широкого спектру шаблонів, доступних у Asana.

Перетворюйте електронні листи на завдання в Asana

Синхронізуючи Asana з популярними платформами електронної пошти, такими як Gmail, ви можете без проблем створювати завдання Asana з електронної пошти. Ця функція є безцінною під час обробки запитів клієнтів або допомоги колегам у проектах. Одним клацанням миші ви можете створити нове завдання в Asana з електронного листа, заощаджуючи значний час і гарантуючи, що важливі запити не будуть втрачені серед щоденної маси електронних листів. Крім того, синхронізація з Gmail дозволяє зручно пересилати електронні листи. Використовуючи налаштування адреси email@mail.asana.com, електронні листи можна пересилати безпосередньо на вашу поштову скриньку Asana, усуваючи необхідність відкривати іншу програму та забезпечуючи миттєвий доступ до Asana.

Позначайте завдання як виконані

В Asana ви можете легко позначати окремі завдання або підзавдання як виконані одним клацанням миші. Це служить двом важливим цілям. По-перше, це дозволяє співробітникам відстежувати, які завдання вони успішно виконали, надаючи їм чіткий огляд їхніх досягнень. По-друге, це покращує загальне відображення завдань, що залишилися, видаляючи виконані. Крім того, використовуючи підзавдання, ви можете індивідуально позначати менші кроки як виконані, забезпечуючи, щоб усі члени команди мали точний і актуальний огляд прогресу проекту та переглядали виконані завдання в Asana. Як додаткову перевагу Asana приховує виконані завдання та надає візуальний зворотний зв’язок, коли завдання відмічені, що може служити джерелом мотивації для членів команди.

Існує багато способів використання Asana для персонального використання, але ми хочемо розповісти вам про найважливіші моменти використання програми та на що варто звернути увагу.

Хочете дізнатись більше?

Asana – багатогранна платформа для постановки завдань, яка надає ще багато цікавих та корисних функцій. Тому ви завжди можете звернутися за консультацією до фахівців Asana від Cloudfresh, які із задоволенням розкажуть вам про всі приховані можливості платформи з управління завданнями! Команда Cloudfresh — єдиний центр експертизи Asana, Google Cloud, і Zendesk. За цими продуктам ми можемо надати вам:

• Налаштування;
• Розробку;
• Iнтеграцію;
• Навчання;
• Ліцензію;
• Підтримку.

Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід!