Jak Swizy snížili výdaje na nástroje o 20 % pomocí služby Google Workspace

💬 Když se rostoucí týmy potýkaly s problémy při synchronizaci, Swizy našel cestu vpřed. Ve spolupráci s námi přenesli vše do jednoho jednoduchého, propojeného prostoru.

S podporou Cloudfresh tým přešel na Google Workspace a učinil z něj součást každodenní práce v každém týmu.

Výzva: Pomalá spolupráce a omezená škálovatelnost>

Jak se společnost Swizy rozšiřovala po celé Francii, od Lognes a Hœnheimu až po regionální centra. Jejich týmy potřebovaly propojenější způsob práce. Jejich stávající nástroje byly sice funkční, ale nepodporovaly úroveň koordinace a přehlednosti, o kterou usilovali. 

Sdílení dokumentů nebylo centralizované. Komunikace mezi kancelářemi vyžadovala další kroky. Nástupní procesy se lišily. A správa přístupů a dat na různých platformách byla stále časově náročnější. 

Aby společnost udržela krok se svým růstem, rozhodla se vytvořit jednotný, bezpečný digitální pracovní prostor, který by podporoval spolupráci, ať už by byly její týmy kdekoli.

Řešení: Bezpečný a optimalizovaný digitální pracovní prostor

Společnost Swizy se obrátila na Google Workspace a Cloudfresh jí pomohl provést tento skok bez jediného chybějícího kroku. Kompletní přechod z jejich předchozích nástrojů proběhl rychle a bez jakéhokoli narušení.

Nastavení vytvořené pro týmy

Od prvních rozhovorů zaujala společnost Cloudfresh praktický přístup, kdy se ponořila do struktury klienta, jeho rolí a každodenních pracovních postupů.

Nabídli jsme na míru šité poradenství, abychom sladili Google Workspace s tím, jak jejich týmy skutečně fungují, a zajistili, že nastavení bude podporovat hladkou spolupráci, bezpečný přístup a budoucí růst.

Výsledkem bylo, že Cloudfresh poskytla základ, který se snadno spravuje, je flexibilní napříč odděleními a připravený na škálování podle toho, jak se společnost vyvíjí.

Jednotná platforma, známé nástroje

Společně s odborníky na pracovní prostředí Cloudfresh společnost Swizy zavedla služby Gmail, Drive, Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Meet a Chat do každodenního používání ve všech pobočkách. Náš partner tak získal následující výhody:

• Všichni měli přístup ke stejným nástrojům a stejným informacím
• Týmy mohly spolupracovat na dokumentech v reálném čase na dálku
• Schůzky bylo možné snadno naplánovat a vést, ať už v kanceláři nebo na druhém konci země
• Soubory byly uloženy a sdíleny na Disku s jasným vlastnictvím, přístupem a kontrolou verzí

To vše bylo podpořeno pečlivým procesem migrace účtů, který zajistil, že nedojde k narušení každodenního provozu klienta a že bude zajištěno čisté předání starých systémů. Výsledkem byl jednotný, bezpečný ekosystém s menším počtem aplikací, menším šumem a větší konzistencí.

Snadnější a rychlejší nástup

Cloudfresh pomohl společnosti Swizy zlepšit onboarding zavedením sdílených šablon pro společné dokumenty a pracovní postupy, čímž zajistil konzistenci napříč týmy a lokalitami. Noví zaměstnanci již neztrácejí čas zjišťováním procesů nebo vytvářením zdrojů od nuly.

Zavedením zjednodušené správy přístupů týmy IT a HR snížily prodlevy při udělování oprávnění, takže noví zaměstnanci získali okamžitý přístup k nástrojům a datům, které potřebují.

Předkonfigurované pracovní prostory přizpůsobené konkrétním rolím pomohly zaměstnancům dostat se do práce, minimalizovat prostoje a zrychlit produktivitu od prvního dne.

Jednoduché a bezpečné ovládání správce

S Cloudfresh po boku získal tým administrátorů společnosti Swizy přehled a klid díky:

• Jednotný řídicí panel pro správu účtů a oprávnění
• Jednoduché prosazování osvědčených postupů v rámci celé organizace (například dvoufázové ověřování, kontrola sdílení dat a bezpečná správa přístupu)
• Snadnější aktualizace skupinových přístupů podle toho, jak se týmy vyvíjejí

Výsledky, kterých společnost Swizy dosáhla díky podpoře Google Workspace a Cloudfresh

Přechodem na Google Workspace poskytla společnost každému týmu nástroje, které mu umožnily zrychlit práci, zůstat v souladu a snížit množství práce. Zde je popis změn:

Jak Gemini podporuje každodenní práci

Týmy společnosti Swizy začaly zkoumat Gemini, vestavěného asistenta s umělou inteligencí Google Workspace, krátce po spuštění a rychle zjistily, že je užitečný pro jednoduché každodenní úkoly.

Gmail

Místo toho, aby členové týmu začínali e-maily od začátku, používají nyní Gemini v Gmailu k vytváření rychlých, vyladěných návrhů, což je užitečné zejména pro interní aktualizace nebo komunikaci s klienty, jejichž psaní dříve trvalo déle.

Dokumenty

V aplikaci Dokumenty pomáhá Gemini přehledně zpracovávat poznámky ze schůzek a interní dokumentaci, díky čemuž se všichni snáze dostanou ke klíčovým bodům, aniž by museli znovu pročítat dlouhá vlákna.

Tabulky

V aplikaci Tabulky podporuje vedoucí týmy ve firmě tím, že shrnuje zpětnou vazbu, připravuje týdenní reporty a organizuje nezpracovaná data, čímž šetří čas a omezuje zpětnou komunikaci.

Tyto drobné změny se v součtu projevily jako znatelný rozdíl: méně manuální práce, rychlejší obraty a méně blokád v každodenním toku.

Spolupráce se společností Cloudfresh

Cloudfresh začala hloubkovou analýzou toho, jak týmy společnosti Swizy pracují a co potřebují každý den. Migrace účtu byla pečlivě naplánována, aby nedošlo k narušení každodenní práce, a vše se přesouvalo rovnoměrným tempem. Ani poté, co bylo vše zprovozněno, podpora nepřestala. Kdykoli se objevily dotazy nebo bylo potřeba provést drobné změny, tým věděl, že se má na koho obrátit.

Co bude dál

Náš klient bedlivě sleduje nové funkce služby Google Workspace a my ve společnosti Cloudfresh mu pomáháme být informován o nejnovějším vývoji. Zajímají je zejména ty, které dále podporují hybridní spolupráci a omezují manuální práci. Jejich cíl je jednoduchý: zůstat štíhlí, zůstat ve spojení a nadále usnadňovat práci svým týmům.

A jak se tyto potřeby vyvíjejí, profesionální služby Google Workspace od společnosti Cloudfresh budou přímo u nich a budou jejich vývoj odborně a pečlivě podporovat.

Jak vám Cloudfresh pomáhá získat více z prostředí Google Workspace

Cloudfresh spolupracuje s týmy na tom, aby se z prostředí Google Workspace stalo nastavení, které skutečně vyhovuje jejich způsobu práce. Pomáháme vám utvářet pracovní prostor, který šetří čas, zvyšuje přehled a škáluje se spolu s vaším podnikem, od strategie a zavádění až po automatizaci a průběžnou podporu.

Jako globální partner Google Cloud Premier Partner podporujeme společnosti při slaďování pracovního prostoru Google Workspace se skutečnými obchodními cíli — ne jen s nástroji, ale se smysluplnými pracovními postupy.

Ať už teprve začínáte, nebo jste připraveni vyladit své nastavení, pomůžeme vám získat co největší hodnotu z každé funkce.

Pokud přemýšlíte o tom, že by mohl nastat čas na jednodušší a propojenější způsob práce, jsme tu, abychom vám ho společně pomohli uskutečnit.