Principy prevence ztráty dat (DLP) ve službě Google Workspace

Ztráta dat je dnes pro společnosti velkým problémem, zejména pro ty, které používají cloudové nástroje pro spolupráci, jako je Google Workspace (dříve G Suite). S miliony uživatelů po celém světě, kteří každý den vytvářejí, upravují a sdílejí soubory na Google Drive, existuje riziko vystavení nebo úniku citlivých dat, jako jsou osobní informace, hesla a obchodní tajemství.

Implementace účinných opatření ochrany proti ztrátě dat (DLP) je klíčová pro ochranu důležitých dat vaší organizace uložených v cloudu. Google Workspace nabízí vestavěné nástroje DLP, které mohou pomoci snížit rizika ztráty a úniku dat, pokud jsou správně nakonfigurovány a využívány.

Podrobně se zaměříme na osvědčené postupy zabezpečení DLP v Google Workspace – co to je, proč je to důležité a jak nasadit účinnou strategii přizpůsobenou potřebám vaší organizace.

Ukážeme vám, že ochrana vašich dat nemusí být složitá. Podniknutím malých a jednoduchých kroků můžete vybudovat silnou obranu proti ztrátě dat a udržet informace vaší společnosti v bezpečí.

Co je ochrana proti ztrátě dat (DLP) v Google Workspace?

Jednoduše řečeno, ochrana proti ztrátě dat je sada nástrojů a politik, které pomáhají chránit citlivá data vaší organizace před nevhodným přístupem, distribucí nebo únikem. Umožňuje administrátorům kontrolovat sdílení a přístup k datům v aplikacích jako Gmail, Drive a Chat. Správná delegace v Google Workspace může také hrát klíčovou roli při správě přístupu k citlivým informacím.

Hlavním cílem Google Workspace DLP je detekovat a zabránit neoprávněnému přenosu nebo zveřejnění uživatelských informací. Může se jednat o věci jako:

• Osobní data (jména, e-maily, telefonní čísla atd.).
• Finanční informace (čísla kreditních karet, bankovní účty).
• Důvěrné obchodní údaje (obchodní tajemství, duševní vlastnictví).

DLP v Google Workspace skenuje obsah souborů, e-mailů, chatů a dalších, aby identifikoval jakákoli citlivá data na základě přizpůsobitelných politik a pravidel nastavených vaším administrátorem. Pokud je detekován potenciální únik dat, může zablokovat akci, smazat citlivé informace nebo poskytnout uživateli varování o přístupu.

Kromě proaktivní prevence úniků dat poskytuje DLP také zprávy a analýzy pro pochopení úrovně rizika a chování uživatelů v průběhu času ve vztahu ke sdílení citlivých dat. Tyto poznatky vám umožňují školit zaměstnance a zlepšovat politiky.

Navzdory své síle pokrývá vestavěná ochrana DLP od Googlu pouze prostředí Google Workspace. Pro komplexní ochranu můžete potřebovat DLP řešení, která pokrývají cloudové účty i data na místě.

Typy řešení DLP

Existují tři hlavní typy řešení ochrany proti ztrátě dat (DLP) pro Google Workspace:

• Síťová,
• Koncová,
• A založená na cloudu.

Každý z těchto nástrojů poskytuje různé možnosti ochrany dat v Google Workspace, aby vyhovoval jedinečným potřebám a požadavkům podniků. Podívejme se na ně blíže:

Společnosti často nasazují kombinaci všech tří typů pro silnější ochranu dat. Nejlepší přístup závisí na tom, kde jsou citlivá data uložena a jak se pohybují v rámci organizace.

Síťová DLP chrání datové cesty, koncová DLP blokuje aktivity na zařízeních a cloudová DLP chrání data na cloudových platformách a v úložištích. Společně poskytují překrývající se vrstvy monitorování a kontroly, aby zabránily incidentům ztráty dat ve vaší organizaci.

Jak funguje systém Google Workspace DLP

Ochrana proti ztrátě dat je vícestupňový proces, který zahrnuje:

1. Nastavení pravidel: Administrátoři definují pravidla a politiky DLP z konzoly pro správu. Pravidla jsou nakonfigurována tak, aby detekovala a reagovala na potenciální porušení nebo incidenty DLP. Mohou být tak jednoduchá, jako je zabránění sdílení určitých typů souborů externě, nebo tak složitá, jako je použití regulárních výrazů k identifikaci vzorců citlivých informací.
2. Skenování DLP: DLP skenuje různé typy souborů, včetně dokumentů, obrázků a komprimovaných souborů. Skenuje obsah v aplikacích, jako jsou Sheets, Docs, Slides a Forms (pro nahrávání souborů). Například DLP Google Drive skenuje pracovní prostor, včetně e-mailů, dokumentů a dalších souborů, na jakýkoli obsah, který odpovídá definovaným pravidlům. Používá techniky rozpoznávání vzorů a strojového učení k identifikaci citlivých informací, které odpovídají předdefinovaným pravidlům.
3. Akce: Když je detekováno potenciální porušení, Google Workspace DLP jedná na základě pravidel nastavených administrátorem. To může zahrnovat:
   Blokování — zabránění sdílení nebo odesílání důvěrných informací mimo společnost.
   Varování — upozornění uživatele, že se pokouší sdílet citlivé informace, a dává mu možnost pokračovat nebo upravit obsah.
   Karanténu — přesunutí obsahu na zabezpečené místo pro přezkoumání administrátory.
4. Upozornění a reportování: Administrátoři dostávají upozornění na jakékoli porušení politiky DLP. Tato upozornění obvykle obsahují informace o uživateli, dotčeném obsahu a přijaté akci. Google Workspace poskytuje panel správy incidentů DLP pro přezkoumání a správu incidentů.

DLP také nabízí další funkce, jako je klasifikace obsahu, která vám pomáhá kategorizovat data podle jejich citlivosti, a maskování dat.

Osvědčené postupy DLP pro Google Workspace

Aby se předešlo ztrátě dat, měly by firmy dodržovat osvědčené postupy pro ochranu dat v Google Workspace, zejména v rámci veřejného cloudu:

Strategie zálohování cloudu

Zabezpečení vašich dat v Google Workspace začíná krokem zabezpečení vašich informací, což je praxe, která je často podceňována. Zde je důvod, proč je to důležité:

• Zálohování slouží jako ochrana proti ztrátě dat, což představuje více než polovinu všech incidentů ztráty dat.
• Chrání také před poškozením vašich dat od jednotlivců, jako jsou bývalí zaměstnanci nebo škodliví hackeři.

Časté zálohování dat je doporučováno. Aby byla zajištěna dobrá ochrana dat Google Workspace, je nezbytné mít zálohovací mechanismus. Zvažte následující kritéria:

• Automatizace: Využijte nástroje, které automatizují zálohovací proces, aby se snížila potřeba ručního zásahu, a překonají základní schopnosti synchronizace Google Workspace.
• Šifrování: Zatímco Google Workspace šifruje data v klidu a během přenosu, další šifrovací opatření prostřednictvím nástrojů třetích stran mohou dále zabezpečit vaše zálohy, splňující vyšší bezpečnostní standardy nebo specifické požadavky na soulad.

Robustní zálohovací systém vzbuzuje důvěru při ukládání vašich dat v cloudu tím, že poskytuje přizpůsobená ochranná opatření.

Zavedení přísných kontrol přístupu a sledování sdílení citlivých dat

Když používáte Google Drive, Google Docs nebo Google Sheets, kontrola přístupu a možnosti úpravy oprávnění k vašim souborům je klíčová. Zde je návod, jak to efektivně spravovat:

1. Využívejte složky k organizaci souborů a definujte nastavení oprávnění na úrovni složek.
2. Pro zachování bezpečnosti dokumentů umožněte přístup pouze “konkrétním jednotlivcům” místo “komukoli s odkazem.”
3. Pravidelně kontrolujte a upravujte oprávnění k přístupu.
4. Poučte svůj tým o osvědčených postupech při sdílení souborů.
5. Využívejte bezpečnostní centrum Google Workspace pro sledování aktivit sdílení souborů.

Pamatujte, že omezení počtu lidí s přístupem k informacím snižuje šanci na úniky nebo neoprávněný vstup.

Zapnutí dvoufázového přihlášení

Dvoufázové přihlášení (také známé jako dvoufaktorová autentizace nebo MFA) poskytuje další vrstvu ochrany. Zde je důvod, proč je důležité a jak ho nastavit:

1. Zahrnuje něco, co znáte (heslo) a něco, co vlastníte (obvykle váš telefon).
2. I když někdo uhodne vaše heslo, nebude se moci přihlásit bez druhého faktoru.
3. Pro jeho zapnutí přejděte do nastavení svého Google účtu a vyhledejte “2-step verification”.
4. Můžete použít fyzické bezpečnostní klíče, textové zprávy nebo aplikaci Google Authenticator.
5. Udělejte to povinné pro všechny uživatele vašeho Google Workspace.

Použití vícefaktorové autentizace ztěžuje hackerům přístup k vašim účtům.

Ochrana proti ransomware

Pro ochranu proti ransomware budete potřebovat řešení, která mohou jednat rychle a bez lidského zásahu. Zde je, co byste měli hledat:

• Sledování úprav souborů a akcí uživatelů v reálném čase.
• Schopnost detekovat podezřelé šifrovací vzory.
• Automatické zablokování podezřelých IP adres nebo uživatelských účtů.
• Okamžitá upozornění pro váš bezpečnostní tým.
• Integrace s vašimi aktuálními bezpečnostními nástroji.

S těmito funkcemi můžete zastavit mnoho ransomware útoků před tím, než způsobí vážné škody.

Automatická oprava šifrovaných souborů

Pro rychlé zotavení z ransomware útoku zajistěte, aby vaše nastavení Google Workspace DLP zahrnovalo:

1. Automatickou identifikaci souborů, které byly šifrovány ransomwarem.
2. Mít připravenou nedávnou zálohu všech vašich souborů.
3. Rychlé obnovení nakažených souborů do stavu před útokem.
4. Provádět to bez nutnosti manuálního zásahu pro každý soubor.
5. Poskytnutí podrobné zprávy o tom, co bylo ovlivněno a co bylo obnoveno.

Tento automatizovaný přístup šetří čas a snižuje potenciální škody z útoku.

Monitorování aktivity účtu

Pro ochranu vašeho pracovního prostoru byste měli používat automatizovaný nástroj, který sleduje, co dělají vaši zaměstnanci a dodavatelé. Tímto způsobem můžete rychle zjistit jakékoli změny v nastaveních sdílení, sledovat, kdo stahuje citlivá data, a sledovat, kdo přistupuje k programům třetích stran ve vašem pracovním prostoru. Používáním tohoto nástroje můžete zastavit potenciální bezpečnostní problémy dříve, než se stanou velkými problémy, a zajistit, že vaše citlivé informace zůstanou v bezpečí.

Pamatujte, že dobrá ochrana dat v Google Workspace je neustálý proces. Pravidelně přezkoumávejte a aktualizujte svá pravidla a postupy DLP.

Pokročilá ochrana dat pomocí služby Cloudfresh

Ztráta dat je pro firmy, které používají Google Workspace a další cloudové služby k ukládání a výměně důležitých informací, velkým rizikem. Nezavedení účinných zásad ochrany před ztrátou dat v prostředí Google Workspace může mít vážné důsledky, včetně dodržování předpisů, narušení dat, ztráty duševního vlastnictví a dalších problémů.

Chcete-li vylepšit svou strategii DLP pro Google Workspace a ochránit citlivá data, zvažte spolupráci se společností Cloudfresh, která je Google Cloud Premier Partner. Náš tým odborníků nabízí komplexní služby Google Workspace, včetně balíčku Advanced Data Protection, který je navržen tak, aby posílil zabezpečení dat vaší organizace.

Nečekejte, až bude pozdě. Obraťte se na společnost Cloudfresh ještě dnes a zjistěte více o našich službách a o tom, jak můžeme pomoci zabezpečit kritické informace vaší organizace v prostředí Google Workspace.