Як Asana допомогла Onfido підготуватися до майбутнього гіперросту?

Про клієнта: Onfido – міжнародна технологічна організація з 450 співробітниками по всьому світу, яка допомагає компаніям підтверджувати особистість людей за допомогою документа, що засвідчує особу, на основі фотографії, селфі та алгоритмів штучного інтелекту.

Челендж: Операційна команда Onfido хотіла покращити робочі процеси, щоб витрачати менше часу на непотрібну роботу. Швидке зростання компанії показало керівництву, що, аби продовжити розширюватися і досягати своїх цілей, Onfido потрібна багатофункціональна система для управління робочими процесами.

Однією з головних організаційних проблем були електронні таблиці та система електронних пошт. Для крос-функціональних структур вони не підходили, тому що інформація була фрагментарною, а звітності не вистачало. Понад те, під час роботи у електронних таблицях компанії забезпечення безпеки конфіденційних даних було на неналежному рівні.

Намагаючись переосмислити всі процеси в організації, Onfido вирішили, що необхідні інструменти повинні:

1. Швидко масштабуватися та адаптуватися до різних функцій в організації
2. Бути простими у використанні та інтуїтивно зрозумілим, щоб люди могли зосередитися на важливій роботі.
3. Легко інтегруватися зі своїм технологічним стеком (включаючи Slack та Google Suite)
4. Оновлюватись у режимі реального часу, роблячи спільну роботу безперешкодною

Команда менеджменту вклала кошти в платформу для управління роботою, і Asana ідеально підійшла для їхньої мети.

Рішення: Відділи Onfido використовують Asana для побудови графіків проектів, організації зустрічей, створення спільного порядку денного та підтримки всіх працівників на одній хвилі.

Крім того, Asana також може адаптуватися до потреб різних команд Onfido:

• Команда управління персоналом використовує Asana для відстеження всіх процесів, від співбесід прийому на роботу до повторного занурення співробітників після їх вихідних або відпусток. Вони також підвищили ефективність аудиту, працюючи із високо захищеною платформою.
• Команда, що займається операціями з доходу, покращила свій робочий процес з клієнтами, автоматично додаючи відгуки клієнтів на свої Asana дошки. Це допомагає співробітникам набагато швидше реагувати на всі потреби клієнтів, використовуючи інструменти автоматизації, які пропонує Asana.
• Команда, що займається технічними операціями, відстежує свою комерційну екосистему через Asana. Процеси, пов’язані з додаванням нового продукту в систему компанії, швидко виконуються з Asana за допомогою підзадач і тегів, які можна оновлювати згідно до темпів розвитку роботи.
• Команда дизайнерів бренду використовує інтеграцію Typeform із Asana для призначення проектів дизайнерам. Ці зміни допомогли їм підвищити ефективність своєї роботи та покращити результати навіть за високого навантаження.

Результати: Інтеграція із Asana трансформувала Onfido. Можливість відстежувати всі процеси та часові ресурси через одну платформу зробила роботу компанії більш ефективною. Інструменти Asana також дозволяють співробітникам Infido витрачати менше часу на організаційні та індивідуальні завдання та присвячувати більше часу більш важливим бізнес-процесам.

Завдяки платформі з управління робочими процесами Asana, Onfido:

1. Створили централізовану крос-функціональну систему управління роботою
2. Дали змогу своїм відділам працювати та масштабуватися швидше, з більш значними результатами
3. Скоротили час, який витрачається на адаптацію нових співробітників, з 2 до 1,5 години.
4. Інтегрували Net Promoter Score (NPS) в Asana для покращення відстеження відгуків клієнтів, виявлення причин проблем з клієнтами та швидшого вживання необхідних заходів.

Крім того, завдяки тому, що Asana виступає масштабованим рішення для компанії, Onfido вже готова до майбутнього стрімкого зростання в кожному відділі.