2024: Рік, коли техніки управління проєктами зустрічають ШІ

Відома в сфері досліджень і консалтингу компанія Gartner ще в 2019 році випустила прес-реліз, стверджуючи, що лише 20% обов’язків, часто пов’язаних із управлінням проєктами, дійдуть до 2030 року. Ви можете запитати, яка причина цієї невтішної перспективи? Аналітики Gartner вважали, що через десять років штучний інтелект (ШІ) стане достатньо розвиненим, щоби взяти на себе звичайну роботу менеджерів проєктів, а саме: збір даних, відстеження прогресу та складання звітів.

Якщо ви почуваєтеся безсилими, ми вас розуміємо. Але не варто — у тому ж прес-релізі дослідники стверджують, що ШІ надасть фахівцям сфери управління проєктами стимул для розвитку їхніх навичок планування та управління, а не позбавить їх роботи. Цей підхід є ключовим під час дослідження змін, які вже відбуваються в стратегіях проєктного менеджменту. У цій статті ми розповімо, як можна застосувати руйнівну природу технології штучного інтелекту до перевірених часом методів управління проєктами.

Огляд методів управління проєктами

KPMG, один із постачальників консультаційних послуг із «великої четвірки», виявив, що серед організацій, які займаються розробкою програмного забезпечення, 67% частково або повністю віддають перевагу методикам Agile, тоді як лише 9% обирають частковий/чистий Waterfall. Опитавши діджитал-лідерів, які використовували Agile, KPMG з’ясував, що 78% і 46% використовували Scrum і Kanban відповідно. Отже, давайте зануримося в кожну з найпопулярніших технік управління проєктами та подивимося, як ШІ може їх трансформувати.

Scrum

Як ви вже знаєте, Scrum-проєкт зазвичай розбивається на короткі цикли, які називаються спринтами і тривають від двох до чотирьох тижнів. Команда працює над пріоритетним списком задач в кожному спринті та бере участь у щоденних зустрічах, щоб обговорити прогрес і виявити будь-які перешкоди.

Штучний інтелект може допомогти вам у цьому, рекомендуючи оптимальну тривалість спринтів на основі швидкості команди (виконана робота за спринт) та попередніх показників. Він також може аналізувати минулі перешкоди та пропонувати запобіжні засоби на майбутнє.

Kanban

Оскільки Kanban представляє завдання у вигляді карток, які рухаються по колонках дошки в міру їхнього виконання, він надає вам, менеджеру проєкту, спосіб точного відстеження того, чим займається кожен із членів вашої команди, для оптимізації потоків завдань.

Але що якби замість ручного відстеження ви могли делегувати це ШІ? Він би аналізував дошки Kanban в режимі реального часу, визначаючи завдання, що накопичуються на певних етапах, і спонукав вас дослідити потенційні обмеження ресурсів або переглянути залежності, щоб усе працювало безперебійно.

Waterfall

Із Waterfall ситуація трохи складніша, оскільки вам необхідний розподіл на окремі фази, такі як збір вимог, проєктування, розробка, тестування та розгортання. Тим часом, ви не можете перейти до наступної фази, доки не буде завершена попередня.

Хоча Waterfall не сприймає ітеративний характер, який є сильною стороною штучного інтелекту, ШІ може автоматизувати рутинні завдання на кожному етапі. Наприклад, після того як ви відправите вимоги до інструменту управління проєктами, ви можете отримати діаграму Ганта з усіма фазами, залежностями та початковими термінами.

Чи цих трьох технік достатньо?

Ні. Існує набагато більше методів управління проєктами, які рідко потрапляють до звітів, але тим не менш їх часто використовують фахівці в різних галузях.

Метод критичного шляху (CPM)

Метод критичного шляху визначає, наскільки швидко можна завершити проєкт, рухаючись найдовшим ланцюгом завдань. Затримки будь-якого з них безпосередньо впливають на загальні терміни та кінцеву дату. Традиційно менеджери проєктів звертаються до інструментів побудови мережевих діаграм для необхідних розрахунків.

Однак за допомогою ШІ ви можете враховувати хід виконання проєкту в режимі реального часу, щоб динамічно змінювати критичний шлях і залишатися напоготові, а ваш проєкт рухався згідно з розкладом.

Методика оцінювання й аналізу проєктів (PERT)

PERT схожа на CPM, але зосереджена на управлінні невизначеністю. Вона базується на ймовірностях (оптимістична, найімовірніша та песимістична тривалості), щоб враховувати потенційні варіації часу виконання завдань.

У таких техніках управління проєктами ШІ може аналізувати історичні дані, можливості ресурсів та загальноприйняті галузеві показники, щоб генерувати більш реалістичні оцінки.

Структура розбивки робіт (WBS)

Маючи ієрархічну структуру, WBS розбиває проєкт на поступово менші та більш керовані пакети робіт. Уявіть це як дорожню карту, яка показує кожен крок, необхідний для досягнення кінцевої цілі вашого проєкту. Зазвичай фахівці сфери управління проєктами проводять мозкові штурми та визначають усі необхідні пакети робіт для завершення проєкту, а потім розбивають їх на менші завдання. Таким чином, вони створюють розгалужену структуру, яка показує, як кожен елемент співвідноситься із загальною метою.

За допомогою ШІ ви можете гарантувати, що всі необхідні підзадачі будуть зафіксовані та правильно описані, що знизить ризик помилок через недоцільні методи планування проєктів.

Заощадливий менеджмент

Lean-менеджмент — це не просто одна з окремих методик управління проєктами, а радше філософія, що наголошує на постійному вдосконаленні та усуненні марнотратства.

Проте ШІ може стати потужним інструментом у цих рамках. Він може аналізувати величезні обсяги даних, щоб визначити коріння всіх марнотратств, таких як переробки, простої або невикористані ресурси, дозволяючи вам зосередити зусилля на поліпшенні напрямків із найбільшим впливом.

Asana ШІ

Якщо ви зацікавилися, чи вже існують рішення, сумісні з ШІ, у нас є дуже гарні новини.

Asana є доступною в 192 країнах і налічує понад 90 000 платних організацій, а також мільйони таких, що користуються нею безкоштовно. Це — провідне програмне забезпечення для управління проєктами (обов’язково ознайомтеся з нашим загальним посібником щодо того, як ефективно використовувати Asana). З огляду на ринкові позиції, цілком логічно, що Asana вирішила вийти на арену штучного інтелекту. Наявність окремих ШІ-функцій та ліміти на їхнє використання базуються на тарифних планах; нижче ви можете знайти короткий огляд кожної.

Користувачі планів Starter (150 дій щомісяця), Advanced (1500 дій щомісяця), Enterprise (необмежена кількість дій щомісяця) та Enterprise+ (необмежена кількість дій щомісяця) можуть скористатися наступними можливостями:

• Розумні підсумки покликані покласти край нескінченному перегляду розмов і коментарів. Вони витягують ключові дії та моменти, надаючи вам швидке та чітке розуміння стосовно того, що потребує вашої уваги.
• Розумний редактор допомагає вам створювати чіткі, лаконічні та змістовні повідомлення. Цей ШІ-помічник гарантує, що ваш текст складено у потрібному тоні та що він не спричинить непорозумінь. Більше не потрібно турбуватися про одруки або нечіткі інструкції — зосередьтеся на ефективній передачі свого повідомлення.
• Завдяки Розумним полям крос-функціональна співпраця стала ще легшою. Створюйте власні поля, що відповідають вашому проєкту, автоматично та зберігайте все в організованому та легкодоступному для пошуку вигляді. Більше не потрібно ламати голову над створенням потрібних полів для різних членів команди — ШІ від Asana подбає про це.
• Розумний стан аналізує ваш проєкт і генерує автоматичні оновлення, які виявляють сліпі зони, невирішені проблеми та потенційні перешкоди.
• Розумні відповіді використовують технологію обробки природної мови (NLP) для відповіді на ваші запитання щодо завдань і проєктів у режимі реального часу. Визначайте блокери та наступні кроки й ухвалюйте обґрунтовані рішення — всередині Asana.
• Розумні добірки дозволяють заощадити час на відстеженні активності проєкту, надаючи поверхневий огляд усіх останніх оновлень і ключових подій, що не займе багато часу незалежно від вашої завантаженості.
• Розумні правила дозволяють створювати автоматизовані робочі процеси за допомогою підказок природною мовою, якщо ви втомилися від ручного вводу даних і повторюваних дій. Розкажіть Asana, що ви хочете автоматизувати, і дозвольте ШІ взяти на себе важку роботу.

Що стосується рівнів Premium, Business і Legacy Enterprise, єдиними доступними функціями для цих користувачів програмного забезпечення Asana є:

• Розумні підсумки.

• Розумний редактор.

• Розумні поля.

Важливо зазначити, що всі згадані компоненти працюють завдяки стороннім партнерам Asana, а саме Anthropic і OpenAI. Також варто зазначити, що Asana вживає низку заходів для захисту даних клієнтів. По-перше, партнери не використовують інформацію, яку ви надаєте, для навчання моделей. По-друге, вони зобов’язані негайно видаляти ваші дані після завершення запиту.

Цікаво, що Asana запустила спеціальну сторінку послуг ШІ на своєму веб-сайті, анонсуючи такі нові функції, як Розумні цілі та Розумна звітність, і називаючи 5 червня цього року днем, коли вона надає нове визначення управлінню роботою. Впорається компанія з очікуваннями чи ні, одне можна сказати напевно: технології ШІ надовго входять у цю сферу, і все більше постачальників крокуватимуть услід за Asana.

Про нас

Cloudfresh — це Asana Solutions Partner.

Ми хочемо, щоби ви зосередилися на найважливішому — досягненні результатів. Блискавичне реагування по різних каналах зв’язку гарантує, що ви ніколи не залишитеся наодинці з проблемою.

Оскільки ми допомагали компаніям у сфері ігор, виробництва, роздрібної торгівлі, електронної комерції, доставки їжі, охорони здоров’я, фінансів, страхування та банківської справи досягти пікової продуктивності, ми розуміємо унікальні виклики вашої галузі та готові запропонувати відповідні рішення.

Важливо, що Cloudfresh є не тільки реселлером Asana, але й розкриває весь потенціал технік управління проєктами. Наші сертифіковані експерти надають персоналізовані послуги, такі як навчання, дизайн- та ознайомчі сесії тощо. Ми допоможемо вам максимізувати економію та підвищити ефективність, гарантуючи при цьому надання послуг на найвищому рівні.

У Cloudfresh ми також віримо у створення спільноти співробітників, керованих знаннями. Як консультант із впровадження Asana, ми пропонуємо комплексний пакет послуг, включаючи аудит, квартальні огляди бізнесу, регулярні перевірки та індивідуальні програми навчання.

І останнє, але від того не менш важливе: ми із захопленням допомагаємо підприємствам усіх розмірів використовувати силу штучного інтелекту в управлінні продуктами та проєктами. Ми супроводжуватимемо вас на кожному кроці — від вибору ідеального ШІ-рішення до його запуску та оцінювання.

Якщо ви хочете отримати Proof-of-Concept, аби побачити, що саме Asana означатиме для вашої організації, зв’яжіться з нами за допомогою форми нижче.