Планування зустрічей в Google Календарі: Що змінилося

При плануванні за допомогою Google Календаря, як часто ви турбувались про те, що час може бути не дуже зручним для вашого гостя? І скільки повідомлень ви надсилаєте, щоб переконатися, що часовий інтервал та тривалість зустрічі підходять всім учасникам? Ми підозрюємо, що вашою відповіддю буде якесь велике число. Якщо так, то у нас для вас чудові новини.

Google Workspace (далі, GWS) зробила доступною функцію планування зустрічей для більшості своїх тарифних планів. З цього моменту, вам більше не потрібно намагатися дізнатися про доступність людини і ви зможете заощадити години робочого місяця, витрачені на не потрібне спілкування. Таким чином, ви можете забути про Calendly, Acuity Scheduling або Bookafy, якщо ви є користувачем GWS. Все, що вам потрібно, це вбудований Календар Google без додаткових обов’язкових витрат.

У цьому блозі, ми хотіли б детально розповісти про планування зустрічей, з’ясувати, які користувачі мають цю функцію, як налаштувати її в Google Календарі, які важливі переваги ви отримаєте і коли використовувати колишню функціональність інтервалів.

Планування зустрічей в Google Календарі

З червня 2021 року, онлайн-планування зустрічей в Google Календарі було доступне тільки для окремих користувачів GWS. Це чудова можливість поділитися своєю доступністю через професійну сторінку бронювання, яка, що найважливіше, доступна для ваших клієнтів, партнерів та зовнішніх зацікавлених сторін лише за адресою електронної пошти. Незалежно від того, чи мають вони обліковий запис Google чи ні, вони можуть вибрати зручний слот залежно від бажаного часу та робочого навантаження.

Починаючи з березня 2023 року, ця функція стала частиною деяких ліцензій GWS, таких як Business та Enterprise (за винятком Business Starter), EDU та некомерційних клієнтів.

Як налаштувати ваш розклад зустрічей?

Активація розкладу зустрічей – це простий та інтуїтивно зрозумілий процес. Погляньмо, як це можна зробити.

По-перше, перейдіть у свій Календар Google, виберіть будь-який часовий інтервал або натисніть кнопку “Плюс” (Plus). Тут вам потрібно вибрати “Розклад зустрічей” (Appointment scheduling) і дати йому ім’я.

Потім виконайте такі кроки:

1. Виберіть, як довго ви хочете, щоб ваша зустріч тривала. Пам’ятайте, що мінімальна кількість складає 15 хвилин.

2. Налаштуйте свій робочий час або тимчасовий інтервал, під час якого ви можете брати участь у зустрічах протягом дня.

3. Виберіть доступність графіка роботи. Тут ви маєте вирішити, за який час до зустрічі хтось може забронювати її з вами і за скільки днів до неї хтось може забронювати ваш час.

4. Натисніть кнопку “Далі” (Next).

5. Виберіть місце для зустрічей у розділі “Місце та спосіб проведення зустрічей”. Якщо ви виберете Google Meet, посилання на віртуальну зустріч буде створено автоматично. Але ви також можете вибрати інтеграцію з Zoom або офлайн-зустріч.

6. Як останній крок, ви можете персоналізувати свій Календар: додати обов’язкове поле і опис або налаштувати повідомлення.

7. Нарешті натисніть кнопку “Зберегти” (Save), і це все.

Одним з інших важливих кроків на початку роботи з розкладом зустрічей буде додавання цієї функції до вашого електронного підпису. Для цього вам слід зробити наступне:

1. Створивши сторінку бронювання, натисніть кнопку “Поділитись” (Share) та скопіюйте посилання.

2. Заходимо в Gmail -> Налаштування -> Всі налаштування -> Скролимо вниз і знаходимо пункт підпису.

3. Напишіть текст, наприклад, “Забронюйте зустріч зі мною”  (Book a meeting with me) та вставте посилання, яке ми скопіювали раніше.

4. Не забудьте натиснути кнопку збереження.

Voilà, тепер ви власник професійної сторінки бронювання, і кожен, навіть поза вашої компанії, може призначити зустріч з вами відповідно до ваших вступних.

Які істотні переваги цієї функції?

Будучи простим у налаштуванні та зручним у використанні, планування зустрічей за допомогою Google Календаря має ще кілька переваг. Давайте подивимося, що ви можете ще отримати з цією функцією.

1. Все, що вам потрібно, щоб організувати зустріч – це діюча адреса електронної пошти

Порівняно з попереднім способом планування зустрічей за допомогою Google Календаря — інтервалів, тепер будь-яка людина за межами компанії може призначити зустріч з вами без облікового запису Google, що зручніше для клієнтів або партнерів, які не є користувачами Google Workspace.

2. Автоматична синхронізація з Google Календарем для запобігання дублювання зустрічей

Ви, як і раніше, можете призначати зустрічі з колегами у Google Календарі. Зміни зі сторінки бронювання будуть динамічно відображатися у вашому календарі, і ви не матимете зустрічі, що перекривають одна одну.

3. Підтвердження бронювання та електронні листи

Як тільки хтось забронює з вами зустріч, ви отримаєте повідомлення електронною поштою. Більше того, людина, яка домовляється з вами про зустріч, також отримає нагадування електронною поштою перед зустріччю.

4. Швидша організація зустрічей та менше часу на домовленості

Зустрічі можна призначати одним клацанням миші та отримувати до них доступ безпосередньо з електронних листів. Ви заощаджуєте час і позбавляєтеся марного спілкування перед зустріччю з вашими партнерами, і, заощаджуючи час, можете більше зосередитися на стратегічній та іншій експертній роботі, ніж на плануванні.

5. Доступність протягом дня, що налаштовується

Як власник сторінки бронювання ви створюєте правила взаємодії людей з вашим часом. Планування зустрічей надає користувачам параметри, що налаштовуються:

• Ви можете встановити мінімальний час, на який можна записатися на зустріч.
• Ви можете обмежити максимальну кількість зустрічей на день.
• Ви можете налаштувати вікно зустрічей.
• Можна налаштувати час між зустрічами.
• Ви можете збирати інформацію про людей, які призначили зустріч через спеціальну форму бронювання.

Коли використовувати інтервали в Календарі Google?

А що робити з колишньою функцією інтервалів для зустрічей? Забути про неї? Зовсім ні. Іноді планування зустрічі безпосередньо через Google Календар із використанням слотів залишається зручнішим, ніж через професійну сторінку бронювання. У яких саме випадках?

1. Якщо ви хочете організувати зустріч і знаєте, хто ваші гості, ви можете створити подію в Календарі Google і одночасно запросити всіх учасників. У той час як під час планування зустрічей, ви можете лише вручну додавати додаткових гостей на збори лише тоді, коли хтось надав вам права організатора зустрічі.
2. Ви не можете призначати зустрічі у додатковому календарі, календарі команди або колег, яким ви керуєте за допомогою планування зустрічей; тут вам також слід використовувати інтервали для зустрічей.
3. За допомогою планування зустрічей неможливо зарезервувати конкретний конференц-зал; Ви можете додати конференц-зал лише до вже заброньованої зустрічі. Призначати зустріч за допомогою інтервалів у цьому випадку також зручніше.

Як бачимо, Google Календар — це простий у використанні інтуїтивно зрозумілий інструмент для найбільш продуктивного проведення зустрічей для користувачів GWS, який регулярно надає нові функції. Однак ці функції не взаємовинятковими, і ви можете продовжувати використовувати кожну з них в залежності від випадку.

Як Google Cloud Premier Partner, ми допоможемо вам підібрати найбільш підходящий план, проведемо навчання ваших адміністраторів, розширимо впровадження сервісів Google Workspace, імплементуємо рішення у ваші бізнес-операції та надамо вам розширену підтримку на кожному етапі вашої хмарної трансформації.

Якщо ви хочете дізнатися більше про нові функції, можливість їх отримання, і про те, як з ними працювати, звертайтеся до нашої команди експертів Google Workspace та Microsoft Офіс 365.

Підвищіть продуктивність робочих процесів за допомогою розширених функцій Google Workspace і скористайтеся свіжими оновленнями, щоб забезпечити безперебійну спільну роботу!

Зв'яжіться з Сloudfresh