Asana vs Trello: обираємо інструмент для керування проектами

Коли справа доходить до командної роботи над великими проектами, ви починаєте обирати відповідний інструмент, щоб покрити всі ваші запити. І добре, якщо ви визначитеся хоча б із двома альтернативами. Але якщо ви читаєте цю статтю, значить ви вже приблизно знаєте, які функції вам потрібні і вам залишилося тільки вибрати один з інструментів. 

У цій статті ми хочемо порівняти дві найбільш розповюджені програми для проект-менеджемнту –  Асанa і Trello. Зараз ми розповімо про всі плюси та мінуси цих двох платформ і розберемося, яка з них зручніша і яка краще впорається зі своїм завданням.

Короткий огляд Asana

Asana це інструмент для роботи з проектами, завдання яких не вміщуються у простому блокноті. З цією платформою для управління проектами ви зможете делегувати, розділяти, призначати та виконувати ваші завдання. З першого погляду може здатися, що Asana – це досить складний інструмент для роботи з проектами, але варто в ній трохи розібратися і ви вже не зможете розпочинати без неї свій робочий день.

Для Asana головна одиниця роботи – це завдання. Ви можете створювати завдання, підзадачі, об’єднувати їх в одну групу або стовпець, встановлювати дедлайни для завдань та призначати відповідального. Ви також можете самостійно створювати борди та вкладки, на яких будуть окремі групи завдань. Це зручно для всієї компанії, тому що ви можете створювати необмежену кількість вкладок, залежно від потреб ваших команд. У цьому інструменті управління легко можуть уміщуватись маркетинг, відділ дизайну, відділ реклами, а також зможе створювати завдання відділ продажів. Іншими словами, це екосистема, де все взаємопов’язано — завдання можуть створюватися та признчатися на декілька людей відразу, а також є можливість додавати будь-кого з членів команди.

Коли справа стосується управління завданнями у великих компаніях, де багато співробітників та відділів — Asana поза конкуренцією. Цей інструмент насправді чудово справляється зі своїм обов’язком управління завданнями. Такий висновок також можна зробити, просто ознайомившись з її функціоналом.

Платформа для управління задачами пропонує такі інструменти, як:

• Таймлайн — щоб наочно бачити, скільки часу залишається для виконання завдання, і навіть які інші таски можуть заважати її виконанню;
• Universal Reporting — цей інструмент буде корисним для керівників проектів. З його допомогою можна легко побачити загальну картину процесу;
• Дашборди – найважливіше місце в програмі. Тут відбувається вся основна “магія”, тому що саме тут живуть ваші завдання. У дашбордах ви можете створювати, редагувати, оновлювати та загалом стежити за прогресом проекту.

Asana особливо люблять маркетологи, тому що їхня робота полягає у великій кількості дрібних і не схожих один на одного завдань. Саме цей інструмент управління допоможе максимально спростити та оптимізувати робочий процес.

Короткий огляд Trello

Щоб зрозуміти, як працює Trello (якщо ви ніколи його не використовували) уявіть собі електронний варіант Kanban Board. Це і справді так, Trello працює саме за таким принципом. Нещодавно інструмент придбала компанія, що володіє Jira, і багато користувачів часто порівнювали ці дві платформи. Але, як і Asana, Jira надає ширший функціонал. Що ж тоді є платформою для управління Trello?

Trello це проста у використанні платформа, яка більше орієнтована на управління цілими проектами. Про це свідчать лише три основні одиниці управління – дошка, карта із завданням та стовпці. Встановлюючи завдання, ви створюєте картку, в якій будуть проходити всі обговорення завдання. Цю картку ви можете переміщати в стовпцях, залежно від того, на якому етапі ваше завдання. Стовпи можна об’єднувати в дошки, які можна назвати в залежності від проекту. Усе просто.

У цій платформі для менеджменту вже буде складніше побачити всю картинку дедлайнів, зате можна легко дізнатися, хто за що відповідальний. Хоча Trello використовують як компанії, так і приватні особи, але цей інструмент не дуже підходить для роботи у великій компанії. Коли ваш персонал стає все більше, управління Trello і відстеження завдань стає все важчим, так що в кінцевому підсумку, вам все одно доведеться перейти на іншу, більш функціональну платформу.

Інші функції

Щоб дізнатися, яка платформа все-таки зручніша, давайте проведемо загальне порівняння.

Trello це інструмент, який зроблений за принципом програмного забезпечення Kanban, тому ви зможете спостерігати за прогресом зі сторони в повному обсязі. Ви також можете контролювати окремі завдання, ознайомитися з процесом роботи, але якщо у вас збільшиться кількість працівників у компанії, користуватися цим інструментом для управління вам вже буде некомфортно.

Asana на відміну від Trello має більш широкий функціонал та зручніше управління для великого колективу. З платформою Asana ви зможете відстежувати прогрес на часовій шкалі, переключатися між вкладками різних відділів та зводити всю аналітику у звіти. Також ця платформа надає широкий функціонал у вигляді тегів, коментарів та інтеграцій.

Якщо порівнювати дві платформи на цей час, то перемагає, звичайно ж, Asana, тому що її функціонал набагато різноманітніший. Також з Asana ви можете проводити більш масштабні робочі процеси, ніж у Trello.

В той же час Asana, навідміну від Trello, потребує більш ретельного вибору потрібного вам тарифу. Тому зараз давайте розглянемо детальніше як влаштована цінова політика цих двох платформ.

Цінова політика Asana

Цінова політика Asana ділиться на чотири плани: Basic, Premium, Business та Enterprise. Кожен із планів має свій набір функцій і кожен доступний у демоверсії.

Перший план є безкоштовним та має обмежені функції. Таким чином, ви зможете створити кабінет для 15 учасників, але при цьому у вам будуть доступні лише деякі функції.

План Premium коштує 10$ за одного учасника за умови річної оплати. План Business коштує 25$ за одного учасника за умови річної оплати. Вартість плану Enterprise, що найбільше підходить великим компаніям, необхідно обговорювати з менеджерами. Варто також зауважити, що при оплаті помісячно, ціна за кожного учасника буде набагато вищою.

Цінова політика Trello

Ціни Trello набагато зрозуміліші. Перший план також безкоштовний, пропонує користувачам підключати до програми необмежену кількість користувачів, але функціонал залишиться обмеженим.

Наступний план називається Business Class і коштує 10$ за користувача за місяць, якщо платити відразу за рік. Останній план – Enterprise коштує 17 $ за користувача. Так, цінова політика у Trello нижча, але не варто забувати, що і функціонал у платформи більш обмежений, порівнюючи з Asana.

Колаборації

Давайте розглянемо кількість людей, яких можна залучити у кожну із платформ для управління проектами.

Asana дещо обмежує можливість залучення великої кількості учасників. У безкоштовній пробній версії, ви можете запросити до своєї команди не більше 15 осіб. При цьому обсяг зберігання даних також обмежується. У розширеному плані Asana можна використовувати не більше 100 МБ на файлі, незалежно від тарифного плану.

Trello у цьому пункті трохи випереджає Asana та пропонує 250 МБ на файлі і дозволяє залучати необмежену кількість учасників на безкоштовному плані.

Залежність між завданнями

Також варто розглянути наявність такої важливої функції, як залежність між завданнями. Це свого роду блокери, які можна встановлювати для того чи іншого завдання. Працює це так: якщо у вас є якесь завдання, яке перешкоджає виконанню інших, ви не зможете почати нові завдання, поки не виконаєте завдання-“блокери”. Така функція легко демонструє пріоритетність, яка допоможе правильно розподіляти час. 

Asana надає таку функцію в налаштуваннях до кожного завдання. Це трохи спрощує робочий процес, особливо коли всі ваші завдання залежать одне від одного. Така функція доступна лише у платному плані.

Trello, навпаки, такої функції не надає, за що в цьому розділі отримує мінус.

Користувальницький дизайн

Як ми вже сказали раніше, Trello зроблено за принципом дошки з липучками, тому говорити про простоту використання тут буде зайвим. Якщо вам знадобиться пояснити команді, як працює цей інструмент, швидше за все, вам знадобилося б лише 10 хвилин. Це справді проста у використанні платформа, яка дає можливість швидко перейти до роботи.

Asana має відмінності в управлінні. Програма має панель управління в лівій частині екрану, де швидко можна знайти потрібний інструмент або завдання. Відповідно,  на поясненная принципів роботи платформи новому члену команди потрібно трохи більше часу.

Як висновок, якщо порівнювати дві програми, вердикт буде неоднозначним: Trello підійде тим, хто хоче швидко почати працювати з маленькою командою, а Asana більше підійде для великих компаній із залученням багатьох ресурсів.

Інтеграція

У питанні інтеграції обидві платформи виграють. І Asana та Trello надає інтеграцію з більш ніж 100 інструментами. Серед них  Slack, InVision, Dropbox, Salesforce, Hubspot та інструменти Google. Налаштовувати інтеграції легко і просто на обох платформах. 

Висновки: Asana чи Trello?

Кожна платформа має свої переваги і мінуси, тому варто спиратися на потреби ваших команд і масштаб вашого бізнесу. Наприклад, якщо у вас маленька команда технічних розробників із нескладними завданнями та проектами, тоді вам підійде Trello. Також цей інструмент вам підійде, якщо у вас немає часу на навчання нового персоналу.

Asana краще підійде для великих команд з різнобічними завданнями. Це відмінний інструмент для маркетингу чи бізнесу націленого на продаж. З Asana ви можете побачити повну картину того, що відбувається з процесами компанії без особливих зусиль, а також легко оптимізувати свій робочий час і довести до ладу всі ваші проекти. Ви також можете уникнути помилково забутих дедлайнів. Всі завдання будуть виконуватися вчасно завдяки функції таймлайну платформи та швидкій можливості тегнути колег. Якщо у вас залишилися сумніви щодо тарифного плану Asana, ви завжди можете звернутися за підтримкою у компанію Cloudfresh — єдиний центр експертизи Google Cloud, Zendesk, GitLab і Asana. За цими продуктам ми можемо надати вам:

• Налаштування;
• Розробку;
• Iнтеграцію;
• Навчання;
• Ліцензію;
• Підтримку.

Фахівці нашої компанії допоможуть оптимізувати вашу IT інфраструктуру, розробити інтеграції для кращої взаємодії систем, а також допоможуть створити повністю нові структури і процеси для команд, в той час, як наш центр підтримки забезпечить вам кращий клієнтський досвід! 

Зв'яжіться з Сloudfresh