Покроковий посібник зі створення річного плану: Asana Playbook

Чи готова ваша команда планувати діяльність на рік вперед?

Здатність організації чітко сформулювати й виміряти те, що має бути досягнуто, важливіша, ніж будь-коли, але у багатьох команд все ще виникають проблеми з пошуком узгодженості.

Згідно зі Звітом про цілі Asana, лише 16% працівників знань стверджують, що їхня компанія ефективна у встановленні та донесенні цілей компанії, і лише 26% працівників кажуть, що вони чітко розуміють, як їхня особиста робота сприяє досягненню цих цілей компанії.

Коли люди відчувають себе відірваними від основних цілей, співробітникам важче бути мотивованими і виконувати свою найважливішу (і найкращу) роботу. Ось чому річне планування — і пов’язування цього плану з повсякденною роботою кожного співробітника — є важливим для успіху організації чи команди.

Замість того, щоб робити хорошу роботу, керівникам важливо переконатися, що всі члени їхньої команди ефективно виконують правильну роботу.

Отже, які важливі кроки необхідно зробити, щоб уможливити планування?

Крок 1: Створіть план для свого планування

Одним з найбільших і найважливіших питань будь-якого річного циклу планування є: з чого почати? Створюючи «план для плану», група має поставити собі чотири ключових питання:

1. Які основні рішення необхідно прийняти?
2. Хто братиме участь у процесі річного планування?
3. Хто буде приймати ці рішення?
4. У якому порядку потрібно приймати ці рішення?

Планування плану ще не закінчене. Перш ніж зануритися в прийняття конкретних рішень, вам потрібно з’ясувати ще один крок: визначити стратегію для всієї компанії та з якими ресурсами вам доведеться працювати. Яка велика мета (або цілі), для якої всі збираються працювати? У добре складеному річному плані цілі та завдання кожного в кінцевому підсумку внесуть свій внесок у стратегію компанії конкретним, задокументованим способом.

Далі фінанси та рекрутинг приєднуються до загальної дискусії та команд. Вони розглядають моделі зростання в компанії та допомагають визначити:

• Скільки грошей є в наявності
• Чисельність персоналу, необхідна для досягнення цих цілей
• Бюджет, необхідний для досягнення цих цілей
• Скільки грошей доступно для кожної команди та організації

Оскільки вони керують грошовими потоками, фінанси та HR підкажуть вам, які ресурси доступні вашим командам для досягнення своїх цілей.

Крок 2: Створіть розумні цілі як організація і як команда

Організації, які постійно впроваджують методологію цілепокладання, мають краще виконання проектів та ініціатив. Маючи чіткі цілі, ви можете ефективно перетворити чудові ідеї на кращий бізнес. Існує багато різних методологій для створення та написання цілей, таких як цілі SMART, KPI та OKR. Швидше за все, ваша організація має методологію, яку вона полюбляє використовувати. Після того, як ви визначите, яку методологію використовувати для написання цілей, наступним кроком буде з’ясувати, що це за цілі.

Ось три запитання, які допоможуть вам і вашій команді зробити це:

1. Які ваші пріоритети як команди?
2. Які три великі ініціативи ваша команда зосередить на цьому фінансовому році?
3. На чому ви НЕ збираєтеся зосередитися як команда?

Після того, як весь відділ отримає відповіді на вищезазначені запитання (а також кожна команда відділу), важливо, щоб усі повідомили, що це за пріоритети, великі ініціативи та що не є пріоритетом.

Крок 3: Керуйте та відстежуйте прогрес

Цілі мають бути першорядними та легкодоступними для кожного, щоб вони могли їх виконувати та знати, чому їхня робота важлива. Якщо ваш річний план і відповідні цілі містяться в PowerPoint, який рідко перевіряють, люди легко забудуть про них, коли опиняться в процесі роботи.

Завдяки платформі керування роботою, плани, стратегії та цілі йдуть разом із робочим процесом, який необхідно виконувати для досягнення цих цілей. Коли цілі пов’язані з роботою:

• Організації можуть досягти узгодженості та ясності за допомогою єдиного плану
• Пріоритети компанії є головними, поки команди виконують роботу
• Команди можуть розставити пріоритети та зосередитися на роботі, яка підтримує загальну стратегію та дає вимірні результати
• Команди більш задіяні, тому що їхня робота вкорінена з метою, і вони знають, як їхня робота впливає на загальну картину

Після того, як цілі вашої компанії та команди будуть внесені у платформу керування роботою, ваші команди можуть розпочати виконання річного плану, розбивши цілі на проекти чи ініціативи. Відстежуючи все на платформі керування роботою, ви можете спланувати більшість своїх завдань і етапів до того, як робота відбудеться, позбувшись “роботи навколо роботи”, ще до початковому етапі. Тепер ваша команда може зосередитися на виконанні, а не на створенні літака під час польоту.

Крок 4: Відмічайте завдання протягом вcього року

Дотримуючись методичного процесу, розбиваючи великі шматки на шматки менше та поміщаючи цілі в платформу керування роботою, ви можете полегшити процес і створити точний річний план.

Асана допомагає командам організувати свою роботу, від невеликих проектів до стратегічних ініціатив. Глобальні клієнти, такі як Amazon, Japan Airlines, Sky і Under Armour, покладаються на Asana, щоб керувати всім, від цілей компанії до цифрової трансформації до запуску продуктів і маркетингових кампаній.

Cloudfresh є офіційним партнером Asana Solution Partner і є це унікальним експертним центром для продуктів Asana, Google Cloud та Zendesk. Для цих продуктів ми можемо надати такі послуги:

• Налаштування;
• Розробка;
• Інтеграція;
• Навчання;
• Ліцензія;
• Підтримка.

Наші фахівці допоможуть вам оптимізувати вашу ІТ-інфраструктуру, розробити інтеграцію для кращої сумісності систем, а також допоможуть створити абсолютно нові структури та процеси для ваших команд, а наш центр підтримки надасть вам найкращий клієнтський досвід!

Зв'яжіться з Сloudfresh