Завдання, які надають видимість: Інтеграція Asana з Outlook Calendar

Відстеження завдань і зустрічей у різних місцях може бути виснажливим. Але завдяки колаборації Asana з Outlook Calendar цей хаос можна зупинити. Якщо ви вже користуєтеся програмним забезпеченням Asana для управління проєктами та Outlook у якості календаря, інтеграція Asana з Outlook Calendar може значно спростити ваше життя (і життя вашої команди). Мета цієї інтеграції — об’єднати управління завданнями та планування без необхідності перемикатися між застосунками, щоби залишатися в курсі дедлайнів і зустрічей.

Більше не потрібно постійно переходити від одного інструмента до іншого задля управління завданнями та подіями. Ви можете створювати записи календаря прямо із завдань Asana, гарантуючи, що ваші проєкти йдуть за графіком, а команда знає про важливі зустрічі та терміни. Це об’єднує управління завданнями та планування в одному місці, спрощуючи комунікацію та дозволяючи командам більше зосередитися на важливій роботі, а не на адміністративних задачах.

Чому інтеграція Outlook і Asana є корисною

Швидко створюйте і пов’язуйте події календаря

Одна з найкращих функцій інтеграції Asana з Outlook Calendar — це можливість налаштовувати події календаря безпосередньо з платформи для управління завданнями. Якщо у вас є завдання, яке потребує дзвінка, просто створіть подію в Asana, і вона автоматично з’явиться у вашому Календарі Outlook. Наприклад, проєктний менеджер може організувати статусну зустріч прямо всередині завдання Asana, пов’язаного з етапом проєкту; ця зустріч відобразиться в Outlook, і всі відповідні члени команди будуть у курсі подій.

Автоматичне синхронізування Asana та Outlook

Будь-яка зміна у завданні в Asana — наприклад, коригування кінцевого строку або зміна деталей — автоматично оновить відповідну подію у Календарі Outlook, щоб усі залишалися в курсі. Наприклад, якщо дедлайн для завдання переноситься на більш пізню дату, ця зміна миттєво відобразиться в Outlook, усуваючи необхідність перевіряти кілька джерел.

Автоматизуйте регулярні зустрічі

Регулярні зустрічі значно економлять час, якщо вони автоматизовані. Команди, які періодично проводять рев’ю, можуть налаштувати їх один раз в Asana, і вони автоматично відображатимуться в Outlook. Наприклад, після завершення спринту в Asana можна автоматично запланувати ретроспективну зустріч. Це скоротить потребу у ручному плануванні і допоможе вам не пропускати важливих зустрічей.

Налаштуйте користувацькі правила для робочих процесів

Інтеграція Asana з Outlook Calendar особливо корисна для створення індивідуальних робочих процесів. Ви можете створити правила, які автоматично налаштовують зустрічі або нагадування на основі етапу завдання. Наприклад, якщо завдання досягає важливого майлстоуну, Asana автоматично запланує зустріч в Outlook із залученими людьми. Це дозволить зберегти синхронізацію всіх процесів і гарантувати, що важливі дедлайни буде дотримано.

Запрошуйте членів команди і додавайте файли

Потрібна допомога від кількох колег чи є файли, якими потрібно поділитися перед зустріччю? Запросіть членів команди безпосередньо через Asana і додайте будь-які вкладення (наприклад, таблиці або звіти) до запрошення в Календарі Outlook. Це особливо зручно, наприклад, для планування зустрічі з приводу бюджету — ви можете додати всі необхідні розрахунки, щоб учасники прийшли підготовленими. Це робить зустрічі ефективнішими та тримає всіх на одній хвилі.

Отримуйте оновлення в реальному часі

Після того, як ви зв’яжете завдання з подіями календаря, важлива інформація, як-от назва події, час і організатор, автоматично відображатиметься у завданнях Asana. Це дозволить команді бачити, що заплановано, без необхідності постійно перевіряти календар. І якщо наближається ключовий дедлайн, він буде видимий як в Asana, так і в Outlook, гарантуючи, що ніхто нічого не пропустить.

Як налаштувати інтеграцію Asana та Outlook

Налаштувати інтеграцію Asana з Outlook Calendar просто, і ви швидко зможете її здійснити:

1. Налаштуйте автентифікацію та дозволи: Щоби з’єднати ці сервіси, вам потрібно автентифікувати свій обліковий запис Microsoft 365. Після цього ви зможете обрати календарі для синхронізації з Asana. Переконайтеся, що налаштовані належні дозволи, аби лише авторизовані члени команди мали доступ до синхронізованих даних. Це убезпечить вашу проєктну інформацію, що є конфіденційною.
2. Підключіть Календар Outlook до Asana: Розпочніть із завдання або проєкту в Asana, де ви хочете створити подію календаря. Ви побачите опцію «Додати подію Outlook Calendar». Звідси створіть нову подію або зв’яжіть наявну з Outlook. Лише за кілька кліків ваші завдання та події календаря будуть пов’язані.
3. Налаштуйте автоматизацію та синхронізацію: Щоби налаштувати користувацькі робочі процеси в Asana, перейдіть до відповідного розділу. Ви можете створити правила, як-от автоматичне планування зустрічі в Outlook, коли статус завдання позначається як «У процесі» або ж спливає час на його виконання. Автоматизація є досить гнучкою і може бути налаштована відповідно до потреб вашої команди — чи то для разових зустрічей, чи то для регулярних подій.

Хто отримає користь від інтеграції Asana та Outlook?

Інтеграція може бути корисною для різних відділів:

Кращий та розумніший підхід до роботи

Інтеграція Asana з Outlook Calendar — це більше, ніж просто синхронізація завдань і зустрічей; це переосмислення робочих процесів. Незалежно від того, керуєте ви маленькою командою чи великим проєктом, ця інтеграція дозволяє зосередитися на тому, що справді важливо: виконанні завдань вчасно і якісно.

Як партнер Asana і Microsoft, ми переконані, що саме наші консультанти з Asana в Cloudfresh можуть найкраще здійснити цю інтеграцію для вас. Якщо вважаєте так само або ж вам потрібне дещо більш складне, ніж проста інтеграція, — можливо, індивідуальне рішення, комплексний аудит із навчанням на основі результатів або навіть впровадження та оцінка ШІ-ініціатив — звертайтеся!