П’ять кейсів Asana з Європи та Центральної Азії, що надихають: Створено Cloudfresh

У цьому блозі ми хотіли б висвітлити шлях п’яти видатних компаній з Європи та Центральної Азії, які досягли реальних, довготривалих змін завдяки впровадженню Asana.

Кожна історія проливає світло на конкретні перешкоди, які вони зустріли, продумані підходи, які вони застосували, та результати, які вони побачили з того часу. Якщо ви вивчаєте нові способи управління роботою або ж шукаєте свіжий погляд на командну співпрацю, ці кейси Asana запропонують практичні ідеї та натхнення, що допоможуть вам досягти поставлених цілей.

• Assembly Global, потужний маркетинговий центр
• FCB Artgroup, впливова креативна та рекламна агенція
• Laba Group, міжнародний лідер ЕдТех з різноманітним портфоліо брендів онлайн-освіти
• PashaPay, ФінТех, що полегшує цифрові платежі як для індивідуальних споживачів, так і для організацій
• ROUVY, фітнес-візіонер з глобальним застосунком для віртуальних велосипедних прогулянок

Незважаючи на різницю в масштабах і секторах, кожна компанія звернулася до Asana. Але вони ніколи не були на самоті.

Стисло

• Проблеми минулого: Перш ніж відкрити для себе Asana, всі п’ять компаній — Assembly Global (раніше Brand New Galaxy), FCB Artgroup, Laba Group, PashaPay і ROUVY (порядок суто алфавітний; ми цінуємо всіх клієнтів однаково!) — зіштовхнулися з серйозними труднощами в управлінні своєю роботою. Хоча кожна мала унікальні обставини, було кілька спільних моментів.
• Пошук єдиного джерела істини: Шлях кожної компанії до впровадження Асани виглядав дещо по-різному, але всі вони прийшли до одного й того ж висновку: розумніший і надійніший спосіб управління роботою був просто необхідний. Незалежно від того, чи була це потреба в структурі, швидкості або кращій комунікації, Asana запропонувала фундамент, на який вони могли спиратися.
• Від розмов до спілкування: Однією з найбільших змін, яку побачили ці компанії після впровадження Asana, було те, як їхні команди спілкувалися та працювали разом. Ішлося не лише про зменшення кількості зустрічей чи заміну програм для обміну повідомленнями, а й про створення простішого та швидшого спільного способу цілеспрямованої роботи.
• Інструмент, який легко полюбити: Основною причиною успіху Asana для цих компаній є її простий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Тільки-но команди вперше відкривають її, вони розуміють, наскільки легко розпочати роботу — без крутих кривих навчання чи складних налаштувань.
• Інтеграція заради доброчесності: Перехід на Асану приніс новий рівень чіткості у відстеженні проєктів та управлінні робочим навантаженням для всіх п’яти компаній. Замість того, щоб покладатися на фрагментовані системи або нескінченні потоки електронної пошти, Asana надала їм централізований простір, де вони могли точно бачити, що відбувається в їхніх командах і проєктах.
• Незважаючи на те, що цифри з усіх наведених нижче кейсів Asana різні за своєю природою, вони дають чітке уявлення як про виклики, які ці компанії зустріли, так і про покращення, які вони побачили після впровадження платформи. Надмірне проєктне навантаження, величезна команда та широка партнерська мережа компанії Assembly Global підкреслюють складність завдань, із якими їм допомогла впоратися Asana. Для FCB Artgroup підвищення продуктивності є прямим результатом Asana. Високий рівень використання в Laba Group і кількість автоматизованих підзадач показують, наскільки вона стала частиною їхньої повсякденної роботи. Правило PashaPay «якщо цього немає в Asana…» підкреслює, наскільки центральною стала платформа в робочому процесі їхньої маркетингової команди, а швидка інтеграція ROUVY з Jira демонструє здатність Асани легко співіснувати з іншим програмним забезпеченням для управління проєктами.

1. Assembly Global: Від перевантаження до контрольованості

Assembly Global мали справу з робочим навантаженням, що розповсюджувалося на велику кількість країн, офісів і клієнтів. Різні команди використовували різні інструменти, а комунікація відбувалася через електронну пошту, Teams та неформальні чати. Як наслідок, стало важче залишатися узгодженими та відстежувати прогрес.

Як були вирішені проблеми?

Компанія застосувала системний підхід і протестувала різні платформи, перш ніж зупинитися на Asana. Маючи сотні активних проєктів і працівників, розподілених по різних ринках, їм потрібен був інструмент, який міг би впоратися як із масштабом, так і зі складністю їхньої роботи. Asana відповідала цим вимогам і допомогла забезпечити узгодженість у плануванні та реалізації проєктів.

Із огляду на це, Assembly Global використовували Асану, щоб об’єднати сотні співробітників із різних офісів і часових поясів. Замість того, щоб безупинно перемикатися між безліччю інструментів і каналів зв’язку, команди тепер могли тримати все — розмови, файли, дедлайни — в одному місці. Це полегшило синхронізацію, незалежно від того, чи хтось знаходився в іншому кінці коридору або на іншому континенті.

Ба більше, компанія була вражена тим, наскільки гладко пройшов перехід завдяки простому інтерфейсу Asana. Із мінімальним навчанням команда змогла швидко адаптуватися, щоб залишатися організованою і зосередженою на тому, що має найбільше значення. Assembly Global також оцінили прозорість Асани, використовуючи її централізований вигляд для кращого відстежування проєктів. Можливість бачити все в одному місці допомогла лідерам зрозуміти не лише статус роботи, але й те, наскільки командам вистачає ресурсів для нових задумів — важливий інструмент для планування та розподілу ресурсів.

Який результат?

До впровадження Asana компанія Assembly Global керувала понад 300 проєктами щомісяця — це просто для того, щоб уявити масштаб їхньої діяльності. Із командою з 600 осіб і великою мережею з сотень ритейлерів, яку необхідно було координувати, потреба в уніфікованій системі була очевидною.

Складність у керуванні такою кількістю рухомих частин ставала непосильною, і саме тут втрутилася Asana, дозволивши компанії з більшою легкістю впоратися з високим робочим навантаженням.

2. FCB Artgroup: Від реагування до проактивності

FCB Artgroup зустрілися з відсутністю структури, коли справа дійшла до управління проєктами та розподілу обов’язків. Планування робочих навантажень також було складним завданням, оскільки гібридна команда використовувала застарілі електронні таблиці. Відсутність автоматизації та оновлень у режимі реального часу сповільнювала роботу, і менеджери часто не мали повної картини.

Як були вирішені проблеми?

Компанія впровадила Асану, щоб зробити свої процеси більш універсальними. Інновація полягала не стільки в зміні інструментів, скільки в зміні підходу команди до роботи в рамках передбачуваних термінів і повної видимості щоденних, щотижневих і щомісячних графіків завдань. Результат: менше несподіванок і більше впевненості у виконанні.

Але FCB Artgroup хотіли не просто покращити співпрацю — вони хотіли співпрацювати розумніше. Використовуючи Асану для організації розмов, списків завдань і зворотного зв’язку з клієнтами, вони врешті-решт зменшили рівень шуму. Всі учасники процесу — внутрішні команди та зовнішні партнери — мали чітке уявлення про стан справ.

Компанія зазначила, що дизайн Asana спростив планування та управління завданнями. Чистий, функціональний інтерфейс дав їм чітке уявлення про їхню роботу, що призвело до скорочення часу, витраченого на навігацію інструментом, і кращих результатів для клієнтів.

Наостанок, FCB Artgroup побачили негайні поліпшення в управлінні ресурсами. За допомогою Asana вони могли легко переглядати і коригувати робоче навантаження команди на основі актуальної інформації про поточні проєкти. Такий рівень прозорості дозволив їм більш ефективно управляти розподілом завдань і бути переконаними, що сильні сторони кожного застосовуються в повній мірі.

Який результат?

FCB Artgroup відчули помітний стрибок у продуктивності — приблизно на третину — завдяки систематизації, яку Asana привнесла в їхній робочий процес. І хоча на початку вони використовували лише 20–30% від повного потенціалу платформи, це все одно мало значний вплив.

3. Laba Group: Зростання без болю

Laba Group значною мірою покладалися на ручні процеси, не маючи центральної системи для призначення та відстеження завдань. Це призводило до ізольованості команд і втрати часу на повторювану роботу. Зі зростанням компанії зростала й потреба в чіткішій координації та спільному просторі, де кожен міг би бачити, що потрібно зробити.

Як були вирішені проблеми?

Laba були одними з перших, хто перейшов на Asana багато років тому, коли стало зрозуміло, що електронна пошта й таблиці (які, до речі, еволюціонували в інтеграцію з Power BI) більше не відповідають вимогам часу. Відтоді вона стала невід’ємною частиною їхньої повсякденної діяльності — достатньо простою, щоб швидко залучити команди до роботи, але достатньо гнучкою, щоб рости разом з ними.

Аби піти далі, компанія використала функції автоматизації Asana, щоб скоротити кількість повторюваних ручних завдань, звільнивши час для більш змістовної співпраці. Такі функції, як Workload view, допомогли менеджерам визначати, хто працює надто інтенсивно, а хто має можливість взяти на себе більше, підтримуючи баланс у команді.

Laba Group також виявили, що інші функції Asana, такі як портфоліо, полегшили відстеження як окремих завдань, так і ширших проєктів. Завдяки цим інструментам члени команди могли швидко визначити, на якому етапі перебувають справи не лише в межах їхньої власної роботи, а й по всій компанії.

За словами Laba, інтуїтивно зрозумілий дизайн Asana допоміг їхній команді швидко опанувати платформу та почати користуватися нею. Зручний інтерфейс означав, що нові співробітники могли ввійти в курс справи без жодних перепон, що дозволяло всій команді перебувати на правильному шляху від самого початку.

Який результат?

Понад 700 співробітників Laba Group використовують Asana щодня, що свідчить про те, наскільки невід’ємною частиною їхньої роботи є ця платформа. Для креативної команди автоматизація Asana значно економить час: шаблони автоматично генерують 10–15 підзадач при створенні нової задачі, що робить процес набагато ефективнішим.

За останні шість років Asana відіграла ключову роль у підтримці вражаючих досягнень Laba Group, включно із запуском понад 1 000 інноваційних курсів та навчанням понад 154 000 студентів у всьому світі.

4. PashaPay: Крапка інструментальному безладу

PashaPay використовували Jira, але вона не зовсім відповідала швидкозмінним потребам маркетингової команди. Їй потрібна була більша гнучкість для дотримання дедлайнів, оновлення завдань і відстеження всього, що відбувається.

Комунікація була розрізненою, обговорення велися в різних застосунках для обміну повідомленнями, а файли зберігалися в різних місцях, через що важлива інформація легко губилася.

Як були вирішені проблеми?

PashaPay прийшли до Asana завдяки сарафанному радіо — члени команди спробували її деінде та побачили потенціал. Це швидко прижилося. Сьогодні — це стандарт для їхньої маркетингової команди, який використовується для відстеження всього: від запуску кампаній до редагування в останню хвилину. Це допомогло їм зменшити перевантаження інструментами та зберегти динаміку навіть у швидкоплинних проєктах. Компанія використала Asana, щоб об’єднати свою внутрішню команду та зовнішніх підрядників в єдиному робочому просторі. Завдяки меншій кількості інструментів для перемикання та меншій кількості повідомлень, які потрібно відстежувати, менше інформації губилося в плутанині. Це дало команді більше часу для виконання фактичної роботи — і менше часу на з’ясування того, як все ж таки працювати разом.

PashaPay також зробили ставку на автоматизацію, щоб залишатися гнучкими. Завдяки завданням, відсортованим за пріоритетністю, та статусам, що оновлюються в режимі реального часу, команда уникала ручних перевірок і підтримувала проєкти в русі, не пропускаючи жодного аспекту. Коли все було на видноті, люди витрачали менше часу на деталі і більше часу на виконання. Крім того, PashaPay виграли від чітких призначень завдань в Асані, що усунуло будь-які здогадки. Члени команди могли миттєво бачити, які завдання з’являються, хто ними займається і які дедлайни швидко наближаються. Ця ясність дозволила їм краще розставляти пріоритети.

Який результат?

Маркетингова команда PashaPay взяла на озброєння просте, але дієве правило: «Якщо задача не існує в Asana, вона не існує взагалі», що підкреслює 100-відсоткову інтеграцію Асани в їхню повсякденну працю.

5. ROUVY: Де сходяться шляхи Asana та Jira

ROUVY виявили, що з розширенням компанії зростала і складність її проєктів. Деякі команди вже перейшли на Asana, але не всі використовували її однаково. Вони також використовували Jira, що означало додаткову плутанину. Аби все працювало без збоїв, їм потрібен був послідовний підхід у всіх відділах — особливо для проєктів, які охоплювали кілька команд.

Як були вирішені проблеми?

ROUVY не починали з чистого аркуша — деякі команди вже експериментували з Asana, тоді як інші покладалися на Jira. Замість того, щоб робити раптовий перехід, вони впроваджували його поступово, даючи командам час на адаптацію. Мета полягала в тому, щоб створити спільні звички та ритм роботи для всіх відділів, особливо на проєктах, які вимагали тісної співпраці.

Компанія кастомізувала Asana за допомогою тегів, форм і шаблонів, пристосованих до роботи різних відділів. Така гнучкість означала менше часу, витраченого на винайдення велосипеда, і більше часу на просування проєктів уперед — таких як маркетингові кампанії, CRM-онбординг, дорожні карти продуктів і їхні релізи.

Іще одним висновком, що справді надихає, стало те, що впровадження Asana допомогло зруйнувати стіни між такими відділами, як маркетинговий, продуктовий, кадровий і фінансовий. Коли всі працюють в одному середовищі, легше відстежувати спільні цілі, координувати графіки та залишатися узгодженими щодо пріоритетів — незалежно від того, наскільки різними є щоденні задачі.

Asana також дала командам ROUVY чітке відчуття власності. Оскільки всі точно знали, хто за що відповідає (і звітує), проєкти виконувалися з меншою кількістю помилок.

Який результат?

Що стосується ROUVY, то їм знадобилося всього три місяці, щоб повністю впровадити Asana і безперешкодно інтегрувати її з Jira. Налаштування дозволило кожному інструменту робити те, що він уміє найкраще — Jira залишилася основною для розробки, в той час як Asana взяла на себе більш широке управління проєктами, що призвело до чіткого розподілу обов’язків і набагато меншої кількості прогалин.

Кейси Asana: Хто ми

Cloudfresh є глобальним Asana Platinum Solutions Partner.

Assembly Global отримали багато користі від нашого досвіду. Ми пропонували практичні рекомендації, технічну підтримку та індивідуальне навчання на кожному етапі впровадження. Команда Assembly Global високо оцінила пунктуальність і доступність Cloudfresh, які завжди були готові прийти на допомогу, коли це було необхідно. Високоякісне навчання, яке ми провели, дійсно допомогло команді отримати максимальну віддачу від Asana.

FCB Artgroup тісно співпрацювали з Cloudfresh — як офіційний партнер Asana, ми ознайомили їх з усіма функціями та надали пробний доступ до повної версії платформи. Це практичне випробування стало ключовим фактором в ухваленні рішення про покупку. На етапі впровадження ми запропонували повну підтримку, щоб переконатися, що налаштування пройшло гладко та ефективно, і що команда мала всю необхідну інформацію та рішення. Співпраця триває, а Cloudfresh інформують FCB Artgroup про нові функції та пропонують постійну підтримку від нашої продуктової команди.

Партнерство Laba Group з Cloudfresh відіграло важливу роль у вдосконаленні їхніх робочих процесів. Ми порекомендували найбільш економічно вигідні ліцензії Asana, які відповідали всім потребам. Спочатку Laba Group розпочали роботу з кількома місцями Enterprise, але в міру того, як їхня діяльність зростала, Cloudfresh спрямували компанію до більш релевантного плану Advanced, щоб вони могли ефективно масштабувати свій доступ без перевитрат. Сьогодні постійна підтримка Cloudfresh гарантує, що Asana залишається як практичним, так і стратегічним активом для команди.

Для PashaPay Cloudfresh зробили значний внесок у плавний перехід з Jira на Asana. Наші команди працювали пліч-о-пліч, щоб налаштувати Asana відповідно до унікальних бізнес-процесів, ретельно проаналізувавши існуючі воркфлоу та створивши структурований підхід до управління проєктами. Велику роль у цьому відіграло практичне навчання, яке допомогло команді PashaPay швидко опанувати функції Асани та впровадити їх у свою повсякденну роботу. У результаті команда маркетологів PashaPay не тільки вивчила всі можливості платформи, але й значно спростила управління пріоритетами.

Для ROUVY Cloudfresh розробили рішення, пристосоване до їхніх унікальних процесів та цілей. Співпраця розпочалася зі вступної зустрічі, за якою сталося чотири інтерактивних воркшопи (60 хв. кожен). Особливе натхнення приніс власний Asana-сетап Cloudfresh, який мотивував ROUVY до повного занурення.

Питання в тому, чи готові ви побачити, що Cloudfresh можуть зробити для вашої компанії, і скласти список найвпливовіших кейсів Asana в майбутньому? Заповніть коротку форму нижче, і давайте почнемо розмову!